Utmaningen
För vissa människor som arbetar hemifrån är svårt; För andra, en fantastisk möjlighet. Eftersom kontor runt om i världen har stängts har vi läst många råd om det bästa sättet att arbeta hemifrån, bland annat från våra kollegor på Creative Commons och DPLA, som gör distansarbete till standard.
Att arbeta på distans kräver andra metoder än att arbeta personligen och vi har undersökt sätt att hjälpa våra kollegor att hitta metoder som fungerar för dem, med tanke på att vi också lever genom en mycket utmanande period. Så på Europeana har vi delat tips och tricks för att arbeta hemifrån genom en dedikerad Slack-kanal, och vi ville utforska andra sätt att vi kunde komma ihop som ett kontor och dela idéer om hur man anpassar sig till vår nya arbetsverklighet.
Vår strategi
Under de senaste månaderna har ett litet team på Europeana Foundation utforskat sätt att förfina och anpassa våra kontorsövergripande arbetsmetoder och några av de utmaningar vi upplever med dem. Vårt team är en liten grupp kollegor som är angelägna om att utforska olika arbetsmetoder och känner sig bemyndigade att ta sig tid att bidra. Vi arbetar med principerna för OF/BY/FOR ALL, en rörelse och ideell organisation som syftar till att hjälpa medborgerliga och kulturella institutioner runt om i världen att bli av, av och för sina olika samhällen. Det finns många sätt att tillämpa detta, men vi har börjat med att använda det för att utforska sätt att stödja vår egen föränderliga organisationskultur från våra perspektiv som deltagare och kämpa för en samarbetsstrategi för att utveckla idéer och ta itu med problem.
Nyligen testade vi ett nytt internt presentationsformat med 30 minuters förklarande sessioner som hölls före våra månatliga kontorsdrycker. Tanken med sessionen var att avsätta tid i våra scheman där kontoret kunde komma samman och höra om vad våra kollegor har arbetat med. Med tanke på de senaste händelserna beslutade vårt team att köra en förklarande session som samlar formell vägledning från vår ledningsgrupp med kontorsbaserade tips och tricks om att arbeta hemifrån.
Planering av sessionen
Med tanke på att det som hade börjat som ett format för personliga presentationer nu skulle vara virtuellt, fastställde vi några designprinciper:
Vi började med att lyfta fram de riktlinjer vi fick från ledningsgruppen, en användbar påminnelse till alla i vår organisation som arbetar för att stödja varandra.
Vi samcurerade bildspelet, där alla ritade lite från våra egna erfarenheter, artiklar vi har läst och tips som delades av våra kollegor.
Vi skulle hålla det kortare än de planerade 30 minuterna, eftersom vi alla snabbt lärde oss att virtuella back-to-back-möten är ganska dränerande.
Vi ville också göra det så enkelt som möjligt för kollegor att delta i sessionen, så vi sprang två - en på fredag eftermiddag och en följande måndag morgon.
Vad vi delade
Med tanke på att alla har en annan upplevelse tittade vi inom vårt team för personliga rekommendationer som vi kunde dela - vilket återspeglar den typ av samtal vi är vana vid att ha på vårt kontor. Läs mer om presentationen i vår artikel om Europeana Pro.
Vårt lärande
Webbinarier, online-presentationer - vad du än vill kalla dem - är nya för många av oss. Men vi vet att våra sessioner gick riktigt smidigt eftersom vi förberedde; Vi planerade en 60 minuters genomgång så att vi kunde komma överens om innehåll, ordning och vem som presenterar vad. Vi hörde vad varandra skulle säga, kontrollerade logistiken för vem som kontrollerar bilderna, som dokumenterar frågorna i chattskärmen, och även viktigt kontrolleras att vi skulle hålla tiden.
Vi blev överväldigade av den positiva feedback vi fick från våra kollegor. Vi delade bildspelet efteråt och uppmuntrade alla att fortsätta dela vad de lär sig med varandra genom vår Slack-kanal. Och slutligen tänkte vi på hur vi kan dela denna erfarenhet med vårt nätverk av partners och yrkesverksamma. Vi vet att vi alla försöker hitta olika sätt att komma i kontakt med varandra, och vi hoppas att den här presentationen kan hjälpa andra att göra samma sak. Vi kommer att arbeta för att förfina, utveckla och utveckla våra idéer om arbetssätt som är OF, BY och FOR vår personal och våra samhällen, och hoppas kunna dela mer inom en snar framtid!