Η πρόκληση
Για μερικούς ανθρώπους που εργάζονται από το σπίτι είναι δύσκολο. Για τους άλλους, μια μεγάλη ευκαιρία. Καθώς τα γραφεία σε όλο τον κόσμο έχουν κλείσει, διαβάζουμε πολλές συμβουλές σχετικά με τον καλύτερο τρόπο εργασίας από το σπίτι, μεταξύ άλλων από τους συναδέλφους μας στο Creative Commons και στο DPLA, οι οποίοι καθιστούν την εξ αποστάσεως εργασία προεπιλεγμένη.
Η εξ αποστάσεως εργασία απαιτεί διαφορετικές πρακτικές από ό, τι η προσωπική εργασία και διερευνούμε τρόπους για να βοηθήσουμε τους συναδέλφους μας να βρουν προσεγγίσεις που λειτουργούν γι 'αυτούς, έχοντας κατά νου ότι ζούμε επίσης μια πολύ δύσκολη περίοδο. Έτσι, στην Europeana, μοιραζόμαστε συμβουλές και κόλπα για την εργασία από το σπίτι μέσω ενός ειδικού καναλιού Slack και θέλαμε να διερευνήσουμε άλλους τρόπους με τους οποίους θα μπορούσαμε να συναντηθούμε ως γραφείο και να μοιραστούμε ιδέες για το πώς να προσαρμοστούμε στη νέα πραγματικότητα εργασίας μας.
Η προσέγγισή μας
Τους τελευταίους μήνες μια μικρή ομάδα στο Europeana Foundation διερευνά τρόπους βελτίωσης και προσαρμογής των εργασιακών πρακτικών μας σε όλο το γραφείο και ορισμένων από τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουμε με αυτές. Η ομάδα μας είναι μια μικρή ομάδα συναδέλφων που επιθυμούν να διερευνήσουν διαφορετικές εργασιακές πρακτικές και αισθάνονται εξουσιοδοτημένοι να κάνουν το χρόνο να συνεισφέρουν. Εργαζόμαστε πάνω στις αρχές του OF/BY/FOR ALL, ενός κινήματος και μη κερδοσκοπικού οργανισμού που έχει ως στόχο να βοηθήσει τα πολιτιστικά και πολιτιστικά ιδρύματα σε όλο τον κόσμο να γίνουν, από και για τις διαφορετικές κοινότητές τους. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το εφαρμόσουμε αυτό, αλλά έχουμε αρχίσει να το χρησιμοποιούμε για να διερευνήσουμε τρόπους υποστήριξης της δικής μας εξελισσόμενης οργανωτικής κουλτούρας από τη δική μας οπτική γωνία ως συμμετέχοντες και να προωθήσουμε μια συνεργατική προσέγγιση για την ανάπτυξη ιδεών και την αντιμετώπιση ζητημάτων.
Πρόσφατα, δοκιμάσαμε μια νέα εσωτερική μορφή παρουσίασης 30 λεπτών εξηγήσεων που πραγματοποιήθηκαν πριν από τα μηνιαία ποτά του γραφείου μας. Η ιδέα για τη συνεδρίαση ήταν να αφιερώσουμε χρόνο στα χρονοδιαγράμματά μας, όπου το γραφείο θα μπορούσε να έρθει μαζί και να ακούσει για το τι εργάζονται οι συνάδελφοί μας. Λαμβάνοντας υπόψη τα πρόσφατα γεγονότα, η ομάδα μας αποφάσισε να τρέξει μια συνεδρία εξηγήσεων που συγκεντρώνει την επίσημη καθοδήγηση από την ομάδα διαχείρισης μας με συμβουλές και κόλπα που προέρχονται από το γραφείο για την εργασία από το σπίτι.
Προγραμματισμός της συνεδρίασης
Έχοντας κατά νου ότι αυτό που είχε ξεκινήσει ως μορφή για παρουσιάσεις με φυσική παρουσία επρόκειτο τώρα να είναι εικονικό, καθορίσαμε μερικές αρχές σχεδιασμού:
Ξεκινήσαμε τονίζοντας τις κατευθυντήριες γραμμές που λάβαμε από την Ομάδα Ανώτερων Διευθυντών, μια χρήσιμη υπενθύμιση σε όλους στην οργάνωσή μας που εργάζονται για να υποστηρίξουν ο ένας τον άλλον.
Συνεπιμεληθήκαμε το κατάστρωμα διαφανειών, με όλους να αντλούν λίγο από τις δικές μας εμπειρίες, τα άρθρα που διαβάζουμε και τις συμβουλές που μοιράζονται οι συνάδελφοί μας.
Θα τη διατηρούσαμε συντομότερη από τα προγραμματισμένα 30 λεπτά, καθώς όλοι μάθαμε γρήγορα ότι οι διαδοχικές εικονικές συνεδριάσεις είναι αρκετά εξαντλητικές.
Θέλαμε επίσης να διευκολύνουμε όσο το δυνατόν περισσότερο τους συναδέλφους μας να συμμετάσχουν στη συνεδρίαση, οπότε τρέξαμε δύο - ένα το απόγευμα της Παρασκευής και ένα το επόμενο πρωί της Δευτέρας.
Τι μοιραστήκαμε
Έχοντας επίγνωση ότι ο καθένας έχει μια διαφορετική εμπειρία, κοιτάξαμε μέσα στην ομάδα μας για προσωπικές συστάσεις που θα μπορούσαμε να μοιραστούμε - αντανακλώντας το είδος των συνομιλιών που έχουμε συνηθίσει να έχουμε στο γραφείο μας. Εξερευνήστε την παρουσίαση στο άρθρο μας για την Europeana Pro.
Η μάθησή μας
Webinars, διαδικτυακές παρουσιάσεις - όπως θέλετε να τις ονομάσετε - είναι κάτι καινούργιο για πολλούς από εμάς. Αλλά γνωρίζουμε ότι οι συνεδρίες μας πήγαν πραγματικά ομαλά επειδή προετοιμαστήκαμε. προγραμματίσαμε ένα 60λεπτο run-through ώστε να μπορέσουμε να συμφωνήσουμε για το περιεχόμενο, την παραγγελία και ποιος παρουσιάζει τι. Ακούσαμε τι θα έλεγε ο ένας στον άλλο, ελέγξαμε την εφοδιαστική του ποιος ελέγχει τις διαφάνειες, ποιος τεκμηριώνει τις ερωτήσεις στην οθόνη συνομιλίας και επίσης σημαντικά ελέγξαμε ότι θα κρατούσαμε χρόνο.
Εντυπωσιαστήκαμε από τα θετικά σχόλια που λάβαμε από τους συναδέλφους μας. Μοιραστήκαμε τη διαφάνεια στη συνέχεια και ενθαρρύναμε όλους να συνεχίσουν να μοιράζονται αυτά που μαθαίνουν μεταξύ τους μέσω του καναλιού Slack. Και τέλος σκεφτήκαμε πώς μπορούμε να μοιραστούμε αυτή την εμπειρία με το Δίκτυο συνεργατών και επαγγελματιών μας. Γνωρίζουμε ότι όλοι προσπαθούμε να βρούμε διαφορετικές προσεγγίσεις για τη σύνδεση μεταξύ μας και ελπίζουμε ότι η ανταλλαγή αυτής της παρουσίασης μπορεί να βοηθήσει και άλλους να κάνουν το ίδιο. Θα εργαστούμε για να βελτιώσουμε, να αναπτύξουμε και να αναπτύξουμε τις ιδέες μας σχετικά με τρόπους εργασίας που είναι OF, BY και FOR το προσωπικό και οι κοινότητές μας, και ελπίζουμε να μοιραστούμε περισσότερα στο εγγύς μέλλον!