La sfida
Per alcune persone lavorare da casa è difficile; per gli altri, una grande opportunità. Poiché gli uffici di tutto il mondo sono stati chiusi, abbiamo letto molti consigli sul modo migliore di lavorare da casa, anche da parte dei nostri colleghi di Creative Commons e della DPLA, che rendono il lavoro a distanza l'impostazione predefinita.
Lavorare da remoto richiede pratiche diverse rispetto al lavoro di persona e abbiamo esplorato modi per aiutare i nostri colleghi a trovare approcci che funzionino per loro, tenendo presente che stiamo anche vivendo un periodo molto impegnativo. Così in Europeana, abbiamo condiviso suggerimenti e trucchi per lavorare da casa attraverso un canale Slack dedicato, e volevamo esplorare altri modi in cui potremmo riunirci come ufficio e condividere idee su come adattarci alla nostra nuova realtà lavorativa.
Il nostro approccio
Negli ultimi mesi un piccolo team della Fondazione Europeana ha esplorato i modi per perfezionare e adattare le nostre pratiche di lavoro in tutto l'ufficio e alcune delle sfide che sperimentiamo con loro. Il nostro team è un piccolo gruppo di colleghi desiderosi di esplorare diverse pratiche di lavoro e si sentono autorizzati a trovare il tempo per contribuire. Lavoriamo sui principi di OF/BY/FOR ALL, un movimento e un'organizzazione senza scopo di lucro che mira ad aiutare le istituzioni civiche e culturali di tutto il mondo a diventare di, da e per le loro diverse comunità. Ci sono molti modi per applicarlo, ma abbiamo iniziato a usarlo per esplorare modi per sostenere la nostra cultura organizzativa in evoluzione dalle nostre prospettive come partecipanti e sostenere un approccio collaborativo per sviluppare idee e affrontare i problemi.
Recentemente, abbiamo testato un nuovo formato di presentazione interna di 30 minuti di sessioni di spiegazione tenute prima delle nostre bevande mensili in ufficio. L'idea per la sessione era quella di dedicare del tempo nei nostri programmi in cui l'ufficio potesse riunirsi e ascoltare ciò su cui i nostri colleghi stavano lavorando. Considerando i recenti eventi, il nostro team ha deciso di eseguire una sessione di spiegazione che riunisce la guida formale del nostro team di gestione con suggerimenti e trucchi per lavorare da casa.
Pianificazione della sessione
Tenendo presente che quello che era iniziato come un formato per presentazioni di persona sarebbe ora diventato virtuale, abbiamo stabilito alcuni principi di progettazione:
Abbiamo iniziato evidenziando le linee guida che abbiamo ricevuto dal Senior Management Team, un utile promemoria a tutti i membri della nostra organizzazione che stanno lavorando per sostenersi a vicenda.
Abbiamo co-curato il mazzo di diapositive, con tutti che hanno tratto un po 'dalle nostre esperienze, articoli che abbiamo letto e suggerimenti condivisi dai nostri colleghi.
Lo terremmo più breve dei 30 minuti previsti, poiché tutti abbiamo imparato rapidamente che le riunioni virtuali back-to-back sono piuttosto drenanti.
Volevamo anche rendere il più semplice possibile per i colleghi partecipare alla sessione, quindi abbiamo corso due - uno il venerdì pomeriggio e uno il lunedì mattina successivo.
Quello che abbiamo condiviso
Consapevoli che ognuno sta vivendo un'esperienza diversa, abbiamo cercato nel nostro team consigli personali che potessimo condividere, riflettendo il tipo di conversazioni che siamo abituati ad avere nel nostro ufficio. Esplora la presentazione nel nostro articolo per Europeana Pro.
Il nostro apprendimento
Webinar, presentazioni online - come vuoi chiamarle - sono nuovi per molti di noi. Ma sappiamo che le nostre sessioni sono andate molto bene perché ci siamo preparati; Abbiamo programmato un run-through di 60 minuti in modo da poter concordare il contenuto, l'ordine e chi presenta cosa. Abbiamo sentito cosa direbbero gli altri, controllato la logistica di chi controlla le diapositive, che documenta le domande nella schermata della chat e, soprattutto, controllato che avremmo tenuto il tempo.
Siamo stati incoraggiati dal feedback positivo che abbiamo ricevuto dai nostri colleghi. Abbiamo condiviso lo slide deck in seguito e incoraggiato tutti a continuare a condividere ciò che imparano l'uno con l'altro attraverso il nostro canale Slack. E infine abbiamo pensato a come condividere questa esperienza con il nostro Network di partner e professionisti. Sappiamo che stiamo tutti cercando di trovare approcci diversi per connetterci l'uno con l'altro e speriamo che la condivisione di questa presentazione possa aiutare gli altri a fare lo stesso. Lavoreremo per affinare, sviluppare e far crescere le nostre idee sui modi di lavorare che sono DI, PER e PER il nostro personale e le nostre comunità e speriamo di condividere di più nel prossimo futuro!