De uitdaging
Voor sommige mensen is thuiswerken moeilijk; Voor anderen een mooie kans. Aangezien kantoren over de hele wereld gesloten zijn, hebben we veel adviezen gelezen over de beste manier om thuis te werken, onder meer van onze collega’s bij Creative Commons en de DPLA, die werken op afstand de standaard maken.
Werken op afstand vereist andere praktijken dan persoonlijk werken en we hebben manieren onderzocht om onze collega's te helpen benaderingen te vinden die voor hen werken, rekening houdend met het feit dat we ook een zeer uitdagende periode doormaken. Dus bij Europeana hebben we tips en trucs gedeeld om vanuit huis te werken via een speciaal Slack-kanaal, en we wilden andere manieren verkennen waarop we als kantoor samen konden komen en ideeën konden delen over hoe we ons konden aanpassen aan onze nieuwe werkrealiteit.
Onze aanpak
De afgelopen maanden heeft een klein team van de Europeana Foundation onderzocht hoe we onze kantoorbrede werkwijzen en enkele van de uitdagingen waarmee we te maken hebben, kunnen verfijnen en aanpassen. Ons team is een kleine groep collega's die graag verschillende werkmethoden willen verkennen en zich bevoegd voelen om de tijd te nemen om bij te dragen. We werken aan de principes van OF/BY/FOR ALL, een beweging en non-profitorganisatie die tot doel heeft maatschappelijke en culturele instellingen over de hele wereld te helpen zich te ontwikkelen tot, door en voor hun diverse gemeenschappen. Er zijn veel manieren om dit toe te passen, maar we zijn begonnen met het te gebruiken om manieren te verkennen om onze eigen evoluerende organisatiecultuur vanuit onze perspectieven als deelnemers te ondersteunen en een gezamenlijke aanpak te verdedigen om ideeën te ontwikkelen en problemen aan te pakken.
Onlangs hebben we een nieuw intern presentatieformaat uitgeprobeerd van 30 minuten uitlegsessies voorafgaand aan onze maandelijkse kantoorborrels. Het idee voor de sessie was om tijd te besteden in onze schema's waar het kantoor samen kon komen en te horen waar onze collega's aan hebben gewerkt. Gezien de recente gebeurtenissen heeft ons team besloten om een uitlegsessie te houden waarin formele begeleiding van ons managementteam wordt samengebracht met tips en trucs op kantoor om vanuit huis te werken.
Planning van de sessie
Rekening houdend met het feit dat wat was begonnen als een formaat voor persoonlijke presentaties nu virtueel zou worden, hebben we een paar ontwerpprincipes uiteengezet:
We begonnen met het benadrukken van de richtlijnen die we ontvingen van het Senior Management Team, een nuttige herinnering aan iedereen in onze organisatie die werkt om elkaar te ondersteunen
We co-cureerden het diadeck, waarbij iedereen een beetje putte uit onze eigen ervaringen, artikelen die we hebben gelezen en tips die door onze collega's werden gedeeld.
We zouden het korter houden dan de geplande 30 minuten, omdat we allemaal snel hebben geleerd dat back-to-back virtuele vergaderingen behoorlijk uitputtend zijn.
We wilden het ook zo gemakkelijk mogelijk maken voor collega's om deel te nemen aan de sessie, dus we liepen er twee - een op vrijdagmiddag en een de volgende maandagochtend.
Wat we deelden
Omdat iedereen een andere ervaring heeft, hebben we binnen ons team gekeken naar persoonlijke aanbevelingen die we konden delen - als gevolg van het soort gesprekken dat we gewend zijn in ons kantoor. Bekijk de presentatie in ons artikel voor Europeana Pro.
Ons leren
Webinars, online presentaties - hoe je ze ook wilt noemen - zijn nieuw voor velen van ons. Maar we weten dat onze sessies echt soepel verliepen omdat we voorbereid waren; We hebben een doorlooptijd van 60 minuten gepland, zodat we het eens konden worden over inhoud, bestelling en wie wat presenteert. We hoorden wat elkaar zou zeggen, controleerden de logistiek van wie de dia's bestuurt, wie de vragen in het chatscherm documenteert en ook belangrijk controleerden we of we ons op tijd zouden houden.
We waren onder de indruk van de positieve feedback die we kregen van onze collega's. We deelden het diadeck daarna en moedigden iedereen aan om te blijven delen wat ze met elkaar leerden via ons Slack-kanaal. En tot slot hebben we nagedacht over hoe we deze ervaring kunnen delen met ons netwerk van partners en professionals. We weten dat we allemaal verschillende benaderingen proberen te vinden om met elkaar in contact te komen, en we hopen dat het delen van deze presentatie anderen kan helpen hetzelfde te doen. We zullen werken aan het verfijnen, ontwikkelen en uitbreiden van onze ideeën over werkwijzen die OF, BY en FOR zijn voor onze medewerkers en gemeenschappen, en hopen in de nabije toekomst meer te delen!