Udfordringen
For nogle mennesker, der arbejder hjemmefra, er det svært; For andre er det en stor mulighed. Da kontorer rundt om i verden er blevet lukket, har vi læst mange råd om den bedste måde at arbejde hjemmefra, herunder fra vores kolleger hos Creative Commons og DPLA, som gør fjernarbejde til standard.
At arbejde på afstand kræver en anden praksis end at arbejde personligt, og vi har undersøgt, hvordan vi kan hjælpe vores kolleger med at finde tilgange, der fungerer for dem, i betragtning af at vi også lever i en meget udfordrende periode. Så hos Europeana har vi delt tips og tricks til at arbejde hjemmefra gennem en dedikeret Slack-kanal, og vi ønskede at udforske andre måder, hvorpå vi kunne mødes som et kontor og dele ideer til, hvordan vi kunne tilpasse os vores nye arbejdsvirkelighed.
Vores tilgang
I løbet af de sidste par måneder har et lille team i Europeana Foundation undersøgt, hvordan vi kan forfine og tilpasse vores arbejdspraksis for hele kontoret og nogle af de udfordringer, vi oplever med dem. Vores team er en lille gruppe af kolleger, der er ivrige efter at udforske forskellige arbejdsmetoder og føler sig bemyndiget til at tage sig tid til at bidrage. Vi arbejder på principperne om OF/BY/FOR ALL, en bevægelse og non-profit organisation, der har til formål at hjælpe medborgerlige og kulturelle institutioner rundt om i verden bliver af, af og for deres forskellige samfund. Der er mange måder at anvende dette på, men vi er begyndt at bruge det til at udforske måder at støtte vores egen udviklende organisationskultur ud fra vores perspektiver som deltagere og fremme en samarbejdsbaseret tilgang til at udvikle ideer og løse problemer.
For nylig afprøvede vi et nyt internt præsentationsformat med 30 minutters explainer-sessioner, der blev afholdt før vores månedlige kontordrikke. Ideen til sessionen var at dedikere tid i vores tidsplaner, hvor kontoret kunne komme sammen og høre om, hvad vores kolleger har arbejdet på. I betragtning af de seneste begivenheder besluttede vores team at køre en explainer session, der samler formel vejledning fra vores ledelsesteam med kontorbaserede tips og tricks om at arbejde hjemmefra.
Planlægning af mødet
I betragtning af, at det, der startede som et format til personlige præsentationer, nu skulle være virtuelt, opstillede vi et par designprincipper:
Vi startede med at fremhæve de retningslinjer, vi modtog fra Senior Management Team, en nyttig påmindelse til alle i vores organisation arbejder på at støtte hinanden
Vi co-kurateret slide dæk, med alle tegning lidt fra vores egne erfaringer, artikler, vi har læst, og tips deles af vores kolleger.
Vi ville holde det kortere end de planlagte 30 minutter, da vi alle hurtigt lærte, at virtuelle møder er temmelig drænende.
Vi ønskede også at gøre det så nemt som muligt for kolleger at deltage i sessionen, så vi kørte to - en fredag eftermiddag og en den følgende mandag morgen.
Hvad vi delte
Da vi er opmærksomme på, at alle har en anden oplevelse, kiggede vi i vores team efter personlige anbefalinger, vi kunne dele - hvilket afspejler den type samtaler, vi er vant til at have på vores kontor. Se præsentationen i vores artikel om Europeana Pro.
Vores læring
Webinarer, online præsentationer - uanset hvad du vil kalde dem - er nye for mange af os. Men vi ved, at vores sessioner gik virkelig glat, fordi vi forberedte; Vi planlagde en 60 minutters gennemgang, så vi kunne blive enige om indhold, rækkefølge og hvem der præsenterer hvad. Vi hørte, hvad hinanden ville sige, kontrollerede logistikken for, hvem der kontrollerer diasene, hvem der dokumenterer spørgsmålene på chatskærmen, og vigtigst af alt kontrollerede vi også, at vi ville holde os til tiden.
Vi blev opmuntret af den positive feedback, vi fik fra vores kolleger. Vi delte slidedækket bagefter og opfordrede alle til at fortsætte med at dele, hvad de lærer med hinanden gennem vores Slack-kanal. Og endelig tænkte vi på, hvordan vi kan dele denne erfaring med vores netværk af partnere og fagfolk. Vi ved, at vi alle forsøger at finde forskellige tilgange til at forbinde os med hinanden, og vi håber, at det at dele denne præsentation kan hjælpe andre med at gøre det samme. Vi vil arbejde på at forfine, udvikle og udvikle vores idéer til arbejdsmetoder, der er OF, BY og FOR vores medarbejdere og lokalsamfund, og håber at dele mere i den nærmeste fremtid!