Le défi
Pour certaines personnes, travailler à domicile est difficile; pour les autres, une grande opportunité. Étant donné que les bureaux dans le monde entier ont été fermés, nous avons lu de nombreux conseils sur la meilleure façon de travailler à domicile, notamment de la part de nos collègues de Creative Commons et de la DPLA, qui font du travail à distance la solution par défaut.
Travailler à distance nécessite des pratiques différentes de travailler en personne et nous avons exploré des moyens d'aider nos collègues à trouver des approches qui fonctionnent pour eux, en gardant à l'esprit que nous vivons également une période très difficile. Chez Europeana, nous avons donc partagé des trucs et astuces pour travailler à domicile via un canal Slack dédié, et nous voulions explorer d'autres façons de nous réunir en tant que bureau et de partager des idées sur la façon de nous adapter à notre nouvelle réalité de travail.
Notre approche
Au cours des derniers mois, une petite équipe de la Fondation Europeana a exploré des moyens d'affiner et d'adapter nos pratiques de travail à l'échelle du bureau et certains des défis que nous rencontrons avec eux. Notre équipe est un petit groupe de collègues qui sont désireux d'explorer différentes pratiques de travail et se sentent habilités à prendre le temps de contribuer. Nous travaillons sur les principes de OF/BY/FOR ALL, un mouvement et une organisation à but non lucratif qui vise à aider les institutions civiques et culturelles du monde entier à devenir de, par et pour leurs diverses communautés. Il existe de nombreuses façons de l'appliquer, mais nous avons commencé à l'utiliser pour explorer des moyens de soutenir notre propre culture organisationnelle en évolution à partir de nos points de vue en tant que participants, et de défendre une approche collaborative pour développer des idées et résoudre les problèmes.
Récemment, nous avons testé un nouveau format de présentation interne de séances d'explication de 30 minutes tenues avant nos boissons de bureau mensuelles. L'idée de la session était de consacrer du temps à nos horaires où le bureau pourrait se réunir et entendre parler de ce sur quoi nos collègues ont travaillé. Compte tenu des événements récents, notre équipe a décidé d'organiser une séance d'explications rassemblant les conseils formels de notre équipe de direction avec des trucs et astuces de bureau sur le travail à domicile.
Planification de la session
Gardant à l'esprit que ce qui avait commencé comme un format pour les présentations en personne allait maintenant être virtuel, nous avons défini quelques principes de conception:
Nous avons commencé par mettre en évidence les lignes directrices que nous avons reçues de la part de l'équipe de direction, un rappel utile à tous les membres de notre organisation qui travaillent pour se soutenir mutuellement.
Nous avons co-organisé le diaporama, chacun tirant un peu de nos propres expériences, des articles que nous avons lus et des conseils partagés par nos collègues.
Nous le garderions plus court que les 30 minutes prévues, car nous avons tous appris rapidement que les réunions virtuelles consécutives sont assez épuisantes.
Nous voulions également faciliter autant que possible la participation de nos collègues à la session, nous en avons donc organisé deux, l'une le vendredi après-midi et l'autre le lundi matin suivant.
Ce que nous avons partagé
Conscients que tout le monde a une expérience différente, nous avons cherché au sein de notre équipe des recommandations personnelles que nous pourrions partager - reflétant le type de conversations que nous avons l'habitude d'avoir dans notre bureau. Découvrez la présentation dans notre article pour Europeana Pro.
Notre apprentissage
Les webinaires, les présentations en ligne - peu importe comment vous les appelez - sont nouveaux pour beaucoup d'entre nous. Mais nous savons que nos séances se sont vraiment bien déroulées parce que nous nous sommes préparés; nous avons programmé un run-through de 60 minutes afin que nous puissions nous mettre d'accord sur le contenu, l'ordre et qui présente quoi. Nous avons entendu ce que les uns et les autres diraient, vérifié la logistique de qui contrôle les diapositives, qui documente les questions dans l'écran de discussion, et surtout vérifié que nous respecterions le temps.
Nous avons été encouragés par les commentaires positifs que nous avons reçus de nos collègues. Nous avons ensuite partagé le diaporama et encouragé tout le monde à continuer à partager ce qu'ils apprennent les uns avec les autres via notre canal Slack. Enfin, nous avons réfléchi à la manière de partager cette expérience avec notre réseau de partenaires et de professionnels. Nous savons que nous essayons tous de trouver différentes approches pour établir des liens les uns avec les autres, et nous espérons que le partage de cette présentation pourra aider les autres à faire de même. Nous nous efforcerons d’affiner, de développer et de développer nos idées sur les méthodes de travail qui sont OF, BY et FOR notre personnel et nos communautés, et nous espérons en partager davantage dans un avenir proche!