Frågor och svar nedan omfattar frågor som rör systemet i praktiken. De har utarbetats av medlemmar i Europeanas arbetsgrupp för utgångna verk.

Hur bör en kulturarvsinstitution närma sig licensförhandlingar med kollektiva förvaltningsorganisationer?

När det finns en tillräckligt representativ kollektiv förvaltningsorganisation för typen av material och rättigheter i fråga bör kulturarvsinstitutioner försöka erhålla en licens från den kollektiva förvaltningsorganisationen för att göra utgångna verk tillgängliga online. Det är därför mycket troligt att många kulturarvsinstitutioner kommer att behöva inleda förhandlingar med kollektiva förvaltningsorganisationer för spridning av vissa samlingar. I direktivet klargörs dessutom att ”bristande enighet om villkoren för licensen inte [bör] tolkas som bristande tillgång till licensieringslösningar”, det vill säga att det faktum att licensförhandlingarna inte lyckas inte befriar skyldigheten att erhålla licens. Det är därför viktigt för kulturarvsinstitutionerna att licensförhandlingarna leder till ett positivt resultat.

För att göra detta är det viktigt att:

• Inträde i förhandlingarna med ett konstruktivt tänkesätt, bortsett från tron att ingåendet av licensen kan vara orättvist.
• Anta att organisationen för kollektiv förvaltning förstår och är villig att stödja kulturarvsinstitutionens uppdrag och inte kommer att inleda förhandlingar i ond tro.
• Bestäm, före mötet, det konkreta resultat som förväntas, inklusive de bästa och värsta scenarierna. Ha klarhet i om du söker licens för en mycket specifik samling, eller att inleda en förhandling för många samlingar och därför förstå de möjliga avgifterna.
• Om licensen är inriktad på en viss samling ska du känna till dess storlek, den typ av material som den är tillverkad av, de kommersiella ”insatser” som rättighetsinnehavarna kan ha, hur materialet i allmänhet distribueras och hur lång den kommersiella livslängden för föremålen i allmänhet är.
• Bekanta organisationen för kollektiv förvaltning med samlingens karaktär.

Vad ska texten i en licens för utgångna verk mellan en kulturarvsinstitution och en kollektiv förvaltningsorganisation innehålla?

I direktivet anges att när CHI och kollektiva förvaltningsorganisationer ingår licenser för utgångna verk bör de förbli fria att komma överens om licensernas territoriella tillämpningsområde, inbegripet möjligheten att täcka alla medlemsstater, licensavgiften och tillåten användning. För kulturarvsinstitutioner är det också viktigt att se till att licenstexten klargör följande aspekter:

Det material som omfattas, det vill säga identifiering av samlingarna, och till exempel ett erkännande av att offentligt material ligger utanför dess tillämpningsområde.

Den typ av utnyttjande som tillåts, som åtminstone bör föreskriva vad som är tillåtet enligt direktivet och den nationella lagstiftningen. I princip omfattar detta mångfaldigande, spridning, överföring till allmänheten eller tillgängliggörande för allmänheten via icke-kommersiella webbplatser. Du kan tänka dig att ha en tydlig identifiering av de webbplatser genom vilka materialet kan delas, t.ex. den institutionella webbplatsen, en nationell aggregator och Europeana.

• Licensens giltighetstid.
• Ett förtydligande om att licensen inte är exklusiv.
• Licensens territoriella tillämpningsområde.

De avgifter som gäller för utnyttjandet av materialet. Olika tillvägagångssätt för att komma överens om avgifter är möjliga, till exempel en avgift per användning av verket, en klumpsumma så länge materialet är utgånget och i upphovsrätt, eller en årlig indexerad avgift, till exempel. Om regelbundna betalningar är en börda för en kulturarvsinstitution är det möjligt att istället sikta på en engångsbetalning. Avgiften bör anpassas till verkens art (t.ex. om de publiceras ”nyligen” eller inte).

Vem vänder jag mig till för licenser för bygg- och anläggningsarbeten från länder utanför min medlemsstat?

Enligt direktivet ska licenserna ”ansökas från en kollektiv förvaltningsorganisation som är representativ för den medlemsstat där kulturarvsinstitutionen är etablerad”. Detta är också fallet i situationer där kulturarvsinstitutionen planerar att göra verk från andra länder tillgängliga online. I detta fall kan de vända sig till den nationella organisationen för kollektiv förvaltning som i sin tur kan samarbeta med en organisation för kollektiv förvaltning i den andra medlemsstaten. Vissa organisationer för kollektiv förvaltning överväger för närvarande hur man kan göra denna process enkel och lätt.

Vem kan välja bort, hur och när?

I direktivet fastställs att alla rättsinnehavare bör kunna utesluta sina verk från användning inom ramen för systemet med utgångna verk, och att detta bör vara möjligt ”när som helst, enkelt och effektivt”. Rättighetshavare bör kunna välja bort ”i allmänhet eller i särskilda fall” och detta inbegriper ”efter det att en licens har ingåtts eller efter det att den berörda användningen har inletts”.

När bör en institution dela uppgifter via EUIPO:s portal?

Det är obligatoriskt att dela information om det dataset som kulturarvsinstitutionen vill göra tillgängligt för allmänheten minst sex månader innan det sker via EUIPO:s portal för utgångna verk. Kulturarvsinstitutionen kan dela information om uppgifterna via EUIPO:s portal när som helst, även innan en licens har ingåtts med en kollektiv förvaltningsorganisation.

Att dela denna information via portalen fungerar som en reklamåtgärd så att rättighetshavarna har möjlighet att bli medvetna om kulturarvsinstitutionens avsikt och välja bort den avsedda användningen om de vill.

Läs mer om hur du använder portalen.

Vilken rättighetsförklaring ska jag använda?

Vid delning av utgångna verk på nätet efter att ha erhållit en licens eller enligt villkoren i undantaget kan kulturarvsinstitutionen vilja dela rättighetsinformation tillsammans med objektet för att användarna ska förstå om och i vilken utsträckning de kan använda materialet. Detta blir ännu viktigare när samlingarna delas via aggregatorer som Europeana, där användningen av en standardiserad rättighetsförklaring är obligatorisk.

Med tanke på att utgångna verk skyddas av upphovsrätt är förklaringen om upphovsrätt en lämplig bland de befintliga rättighetsförklaringarna från konsortiet för rättighetsförklaringar. Om rättighetshavaren är okänd kan uttalandet In Copyright - Rights-Holder (s) Unlocatable or Unidentifiable också vara lämpligt, även om det bör noteras att det för närvarande inte stöds när data aggregeras med Europeana. Även om rättighetsförklaringskonsortiet utarbetade en särskild förklaring för anonyma verk finns det för närvarande inga offentliga planer från rättighetsförklaringskonsortiets sida på att utarbeta en motsvarande förklaring för utgångna verk.

Även om kulturarvsinstitutionen enligt direktivet kan dela föremålet online men inte tillåta ytterligare återanvändning bör det noteras att användare av det digitala kulturarvet kan omfattas av undantag från upphovsrätten genom vilka de kan använda detta material, till exempel för citeringsändamål, forskning eller undervisning.

Kan Europeana visa upp utgångna verk?

Ja, Europeana kan visa utgångna verk så länge de görs tillgängliga online i enlighet med bestämmelserna i direktivet och nationell lagstiftning. Detta inbegriper att ha deklarerat materialet via portalen för utgångna verk sex månader innan uppgifterna görs tillgängliga via Europeana. Dataleverantörer bör dock notera att Europeana inte geoblockerar innehåll.

Även om Europeanas metadatastruktur för närvarande inte stöder angivelsen av registreringsnumret för EUIPO-portalen tillsammans med det digitala objektet, kan den grupp som stöder aggregeringen av materialen begära en länk till uppgifterna i EUIPO-portalen för att säkerställa att detta krav uppfylls. Det bör också noteras att Europeana för närvarande inte stöder geoblockering av någon av de data som det ger tillgång till.

Mer information om vilken rättighetsförklaring som ska användas när data delas med Europeana finns i frågan ”Vilken rättighetsförklaring ska jag använda?”.

Hur kan utgångna verk som framgångsrikt har digitaliserats och gjorts tillgängliga online användas av enskilda personer?

Användare av digitalt kulturarv som får tillgång till utgångna verk via kulturarvsinstitutionens webbplats kommer endast att kunna använda materialet i den mån det är tillåtet enligt ett undantag från upphovsrätten, till exempel för citeringsändamål. Kulturarvsinstitutionen kan inte tillåta någon användning av utgångna verk.

Om ett visst verk utesluts från att användas (opt-outed) efter att det redan har gjorts tillgängligt för nedladdning, är det inte möjligt att dra tillbaka kopior som användarna kan lagra i sina enheter. Detta bör beaktas vid utformningen av innehållstjänster. Digitaliserade kopior får också delas via olika medier och bärare (kompaktskiva, USB osv.), om tillämpligt.

Dessa frågor och svar har tagits fram av medlemmarna i Europeanas arbetsgrupp för utgångna verk. De offentliggjordes för första gången i september 2022. Syftet med arbetsgruppen är att kontinuerligt gå igenom dessa frågor och rekommendationer i svaren. För eventuella kommentarer eller förslag, kontakta [email protected].

Informationen i vanliga frågor bör inte användas som professionell eller juridisk rådgivning (om du behöver specifik rådgivning rekommenderar vi att du konsulterar en lämpligt kvalificerad professionell).

Ansvarsfriskrivning: International Federation of Reproduction Rights Organisations IFRRO är en aktiv medlem av Europeana Out of Commerce Works arbetsgrupp, har lämnat ett viktigt bidrag till diskussionerna, bland annat för att utveckla dessa vanliga frågor, och har ett nära samarbete med Europeana för att öka medvetenheten inom sina respektive medlemmar om utgångna verk. Det finns dock meningsskiljaktigheter om en del av innehållet, bland annat vissa opinionsbildningsrekommendationer och politiska rekommendationer som beskrivs i de vanliga frågorna.