Le domande frequenti riportate di seguito riguardano le domande relative al sistema nella pratica. Sono stati sviluppati dai membri del gruppo di lavoro Europeana sulle opere fuori commercio.

In che modo un istituto di tutela del patrimonio culturale dovrebbe affrontare i negoziati sulle licenze con gli organismi di gestione collettiva?

Qualora esista un organismo di gestione collettiva sufficientemente rappresentativo per il tipo di materiali e diritti in questione, gli istituti di tutela del patrimonio culturale dovrebbero cercare di ottenere una licenza dall'organismo di gestione collettiva al fine di rendere disponibili online le opere fuori commercio. È quindi molto probabile che molti istituti di tutela del patrimonio culturale dovranno avviare negoziati con gli organismi di gestione collettiva per la diffusione di determinate collezioni. Inoltre, la direttiva chiarisce che «la mancanza di accordo sulle condizioni della licenza non dovrebbe essere interpretata come una mancanza di disponibilità di soluzioni per la concessione di licenze», ossia il fatto che le trattative sulla licenza non abbiano esito positivo non esime l’obbligo di ottenere una licenza. Per gli istituti di tutela del patrimonio culturale è pertanto essenziale che i negoziati sulla licenza portino a un risultato positivo.

A tal fine, è importante:

• Entrare nei negoziati con una mentalità costruttiva, lasciando da parte la convinzione che la conclusione della licenza potrebbe essere ingiusta.
• Presumere che l'organismo di gestione collettiva comprenda e sia disposto a sostenere la missione dell'istituto di tutela del patrimonio culturale e non avvierà negoziati in malafede.
• Determinare, prima della riunione, i risultati concreti attesi, compresi gli scenari migliori e peggiori. Avere chiarezza sul fatto che si cerchi una licenza per una raccolta molto specifica, o per avviare una negoziazione per molte collezioni e quindi capire le possibili tariffe.
• Se la licenza è incentrata su una collezione specifica, conoscere le sue dimensioni, il tipo di materiali di cui è composta, le "impegnazioni" commerciali che i titolari dei diritti potrebbero avere, il modo in cui i materiali sono generalmente distribuiti e la durata della vita commerciale degli articoli in generale.
• Familiarizzare l'organismo di gestione collettiva con la natura della collezione.

Cosa dovrebbe contenere il testo di una licenza per opere fuori commercio tra un istituto di tutela del patrimonio culturale e un organismo di gestione collettiva?

La direttiva specifica che, quando concludono licenze per opere fuori commercio, gli CHI e gli organismi di gestione collettiva "dovrebbero rimanere liberi di concordare l'ambito di applicazione territoriale delle licenze, compresa la possibilità di coprire tutti gli Stati membri, il canone e gli usi consentiti". Per gli istituti di tutela del patrimonio culturale è inoltre importante garantire che il testo della licenza fornisca chiarezza sui seguenti aspetti:

I materiali trattati, vale a dire l'identificazione delle collezioni e, ad esempio, il riconoscimento che i materiali di pubblico dominio esulano dal suo ambito di applicazione.

Il tipo di sfruttamento autorizzato, che dovrebbe almeno prevedere quanto consentito dalla direttiva e dal diritto nazionale. In linea di principio ciò comprende la riproduzione, la distribuzione, la comunicazione al pubblico o la messa a disposizione del pubblico tramite siti web non commerciali. Si potrebbe prevedere di avere una chiara identificazione dei siti web attraverso i quali i materiali possono essere condivisi, ad esempio il sito web istituzionale, un aggregatore nazionale ed Europeana.

• La durata della licenza.
• Chiarire che la licenza non è esclusiva.
• L'ambito di applicazione territoriale della licenza.

Le tasse a cui è soggetto lo sfruttamento dei materiali. Sono possibili diversi approcci per concordare le tariffe, tra cui ad esempio una tariffa per l'utilizzo dell'opera, una somma forfettaria per tutto il tempo in cui i materiali sono fuori commercio e nel diritto d'autore o una tariffa indicizzata annuale, ad esempio. Se i pagamenti regolari sono un onere per un istituto di tutela del patrimonio culturale, è possibile invece puntare a un pagamento una tantum. La tassa dovrebbe essere adattata alla natura delle opere (ad esempio se sono pubblicate più "recentemente" o meno).

A chi mi rivolgo per ottenere licenze per opere provenienti da paesi al di fuori del mio Stato membro?

Ai sensi della direttiva, le licenze «devono essere richieste a un organismo di gestione collettiva rappresentativo dello Stato membro in cui è stabilito l’istituto di tutela del patrimonio culturale». Ciò vale anche per le situazioni in cui l'istituto di tutela del patrimonio culturale prevede di rendere disponibili online opere provenienti da altri paesi. In tal caso, possono rivolgersi all'organismo nazionale di gestione collettiva che può a sua volta mettersi in contatto con un organismo di gestione collettiva dell'altro Stato membro. Alcuni organismi di gestione collettiva stanno attualmente valutando come rendere questo processo facile e semplice.

Chi può rinunciare, come e quando?

La direttiva stabilisce che tutti i titolari dei diritti dovrebbero poter escludere le loro opere dall'uso nel contesto del sistema delle opere fuori commercio e che ciò dovrebbe essere possibile "in qualsiasi momento, in modo semplice ed efficace". I titolari dei diritti dovrebbero poter rinunciare "in generale o in casi specifici" e ciò include "dopo la conclusione di una licenza o dopo l'inizio dell'uso in questione".

Quando un’istituzione dovrebbe condividere i dati tramite il portale dell’EUIPO?

È obbligatorio condividere le informazioni sull’insieme di dati che l’istituto di tutela del patrimonio culturale intende mettere a disposizione del pubblico almeno sei mesi prima che ciò avvenga tramite il portale delle opere fuori commercio dell’EUIPO. L’istituto di tutela del patrimonio culturale può condividere informazioni sui dati tramite il portale dell’EUIPO in qualsiasi momento, anche prima della conclusione di una licenza con un organismo di gestione collettiva.

La condivisione di queste informazioni attraverso il portale funge da misura pubblicitaria in modo che i titolari dei diritti abbiano la possibilità di venire a conoscenza dell'intenzione dell'istituto di tutela del patrimonio culturale e, se lo desiderano, di rinunciare all'uso previsto.

Scopri di più sull'utilizzo del portale.

Quale Dichiarazione dei Diritti dovrei usare?

Quando condivide opere fuori commercio online dopo aver ottenuto una licenza o in base ai termini dell'eccezione, l'istituto di tutela del patrimonio culturale potrebbe voler condividere le informazioni sui diritti accanto all'elemento per consentire agli utenti di capire se e in che misura possono utilizzare i materiali. Ciò diventa ancora più importante quando si condividono le collezioni attraverso aggregatori come Europeana, dove l'uso di una dichiarazione dei diritti standardizzata è obbligatorio.

Dato che le opere fuori commercio sono protette dal diritto d'autore, una delle dichiarazioni sui diritti esistenti del consorzio per le dichiarazioni sui diritti è la dichiarazione sui diritti d'autore. Se il titolare dei diritti non è noto, la dichiarazione In Copyright - Rights-Holder (s) Unlocatable o Unidentifiable potrebbe anche essere adatta, anche se va notato che attualmente non è supportata quando si aggregano dati con Europeana. Sebbene il consorzio per le dichiarazioni dei diritti abbia elaborato una dichiarazione specifica per le opere orfane, al momento non vi sono piani pubblici da parte del consorzio per le dichiarazioni dei diritti di sviluppare una dichiarazione equivalente per le opere fuori commercio.

Sebbene, a norma della direttiva, l'istituto di tutela del patrimonio culturale possa condividere il bene online ma non possa autorizzare un ulteriore riutilizzo, va osservato che gli utenti del patrimonio culturale digitale potrebbero beneficiare di eccezioni al diritto d'autore attraverso le quali possono utilizzare tale materiale, ad esempio a fini di citazione, ricerca o insegnamento.

Europeana può esporre opere fuori commercio?

Sì, Europeana può esporre opere fuori commercio purché la loro messa a disposizione online sia in linea con le disposizioni della direttiva e del diritto nazionale. Ciò include l'aver dichiarato il materiale attraverso il portale delle opere fuori commercio sei mesi prima di rendere disponibili i dati tramite Europeana. Tuttavia, i fornitori di dati dovrebbero tenere presente che Europeana non blocca i contenuti geografici.

Sebbene la struttura dei metadati di Europeana attualmente non supporti l’indicazione del numero di registrazione del portale dell’EUIPO accanto all’oggetto digitale, il team che supporta l’aggregazione dei materiali potrebbe chiedere un collegamento ai dati nel portale dell’EUIPO per garantire che tale requisito sia soddisfatto. Va inoltre osservato che Europeana attualmente non supporta il geoblocco di nessuno dei dati a cui dà accesso.

Per ulteriori informazioni su quale dichiarazione dei diritti dovrebbe essere utilizzata quando si condividono dati con Europeana, consultare la domanda "Quali dichiarazioni dei diritti dovrei utilizzare?"

Come possono le opere fuori commercio che sono state digitalizzate e rese disponibili online essere utilizzate dai singoli?

Gli utenti del patrimonio culturale digitale che accedono a opere fuori commercio tramite il sito web dell'istituto di tutela del patrimonio culturale potranno utilizzare i materiali solo nella misura in cui ciò sia consentito in virtù di un'eccezione al diritto d'autore, ad esempio a fini di citazione. L'istituto di tutela del patrimonio culturale non può autorizzare alcun uso delle opere fuori commercio.

Se un'opera specifica viene esclusa dall'uso (opt-outed) dopo che è già stata resa disponibile per il download, non è possibile ritirare le copie che gli utenti potrebbero archiviare nei loro dispositivi. Questo dovrebbe essere preso in considerazione quando si progettano servizi di contenuti. Le copie digitalizzate possono anche essere condivise tramite supporti e supporti diversi (disco compatto, USB, ecc.), se del caso.

Queste domande frequenti sono state elaborate dai membri del gruppo di lavoro Europeana sulle opere fuori commercio. Sono stati pubblicati per la prima volta nel settembre 2022. L'obiettivo del gruppo di lavoro è quello di rivedere continuamente queste domande e raccomandazioni nelle risposte. Per eventuali commenti o suggerimenti, si prega di contattare [email protected].

Le informazioni contenute nelle FAQ non devono essere utilizzate come consulenza professionale o legale (se hai bisogno di una consulenza specifica, ti consigliamo di consultare un professionista adeguatamente qualificato).

Disclaimer: La Federazione internazionale delle organizzazioni per i diritti di riproduzione IFRRO è un membro attivo del gruppo di lavoro Europeana Out of Commerce Works, ha dato un importante contributo alle discussioni, anche per lo sviluppo di queste FAQ, e collabora strettamente con Europeana per aumentare la consapevolezza all'interno delle rispettive appartenenze sulle opere fuori commercio. Ci sono tuttavia divergenze di opinione su alcuni dei contenuti, tra cui alcune raccomandazioni di advocacy e politiche descritte nelle FAQ.