As perguntas frequentes que se seguem abrangem questões relacionadas com o sistema na prática. Foram desenvolvidos por membros do Grupo de Trabalho da Europeana sobre Obras Fora do Comércio.

Como deve uma instituição responsável pelo património cultural abordar as negociações de licenças com as organizações de gestão coletiva?

Sempre que exista uma organização de gestão coletiva suficientemente representativa para o tipo de materiais e direitos em questão, as instituições responsáveis pelo património cultural devem procurar obter uma licença da organização de gestão coletiva, a fim de disponibilizar obras fora do comércio em linha. Por conseguinte, é muito provável que muitas instituições responsáveis pelo património cultural tenham de encetar negociações com as organizações de gestão coletiva para a divulgação de determinadas coleções. Além disso, a diretiva esclarece que «a falta de acordo sobre as condições da licença não deve ser interpretada como uma falta de disponibilidade de soluções de licenciamento», ou seja, o facto de as negociações sobre a licença não serem bem-sucedidas não elimina a obrigação de obter uma licença. Por conseguinte, é essencial para as instituições responsáveis pelo património cultural que as negociações sobre as licenças conduzam a um resultado positivo.

Para isso, é importante:

• Entrar nas negociações com uma mentalidade construtiva, deixando de lado a convicção de que a conclusão da licença pode ser injusta.
• Presuma que a organização de gestão coletiva compreende e está disposta a apoiar a missão da instituição responsável pelo património cultural e não encetará negociações de má-fé.
• Determinar, antes da reunião, os resultados concretos esperados, incluindo os cenários mais otimista e mais pessimista. Tenha clareza sobre se pretende obter uma licença para uma coleção muito específica ou iniciar uma negociação para muitas coleções e, por conseguinte, compreenda as possíveis taxas.
• Se a licença se centrar numa coleção específica, estar familiarizado com a sua dimensão, o tipo de materiais de que é feita, as «participações» comerciais que os titulares de direitos podem ter, a forma como os materiais são geralmente distribuídos e o tempo de vida comercial dos artigos em geral.
• Familiarizar a organização de gestão coletiva com a natureza da coleção.

O que deve conter o texto de uma licença para obras fora do comércio entre uma instituição responsável pelo património cultural e uma organização de gestão coletiva?

A diretiva especifica que, ao celebrarem licenças para obras fora do comércio, os ICC e as organizações de gestão coletiva «devem continuar a ser livres de chegar a acordo sobre o âmbito territorial das licenças, incluindo a opção de abranger todos os Estados-Membros, a taxa de licença e as utilizações permitidas». Para as instituições responsáveis pelo património cultural, é igualmente importante garantir que o texto da licença esclarece os seguintes aspetos:

Os materiais abrangidos, ou seja, a identificação das coleções e, por exemplo, um reconhecimento de que os materiais do domínio público estão fora do seu âmbito.

O tipo de exploração autorizada, que deve, pelo menos, prever o que é permitido pela diretiva e pela legislação nacional. Em princípio, tal inclui a reprodução, a distribuição, a comunicação ao público ou a colocação à disposição do público através de sítios Web não comerciais. Pode prever uma identificação clara dos sítios Web através dos quais os materiais podem ser partilhados, por exemplo, o sítio Web institucional, um agregador nacional e a Europeana.

• A duração da licença.
• Clarificação de que a licença não é exclusiva.
• Âmbito territorial da licença.

As taxas a que a exploração dos materiais está sujeita. São possíveis diferentes abordagens para acordar as taxas, incluindo, por exemplo, uma taxa por utilização da obra, um montante fixo enquanto os materiais estiverem fora do comércio e estiverem protegidos por direitos de autor ou uma taxa indexada anual, por exemplo. Se os pagamentos regulares constituírem um encargo para uma instituição responsável pelo património cultural, é possível, em vez disso, visar um pagamento único. A taxa deve ser adaptada à natureza das obras (por exemplo, se são publicadas mais «recentemente» ou não).

A quem me dirijo para obter licenças para obras de fora do meu Estado-Membro?

Nos termos da diretiva, as licenças «devem ser solicitadas a uma organização de gestão coletiva que seja representativa do Estado-Membro em que a instituição responsável pelo património cultural está estabelecida». O mesmo acontece em situações em que a instituição responsável pelo património cultural planeia disponibilizar obras em linha de outros países. Neste caso, podem dirigir-se à organização nacional de gestão coletiva, que, por sua vez, pode estabelecer a ligação com uma organização de gestão coletiva do outro Estado-Membro. Algumas organizações de gestão coletiva estão atualmente a estudar formas de tornar este processo fácil e simples.

Quem pode optar por não participar, como e quando?

A diretiva estabelece que todos os titulares de direitos devem poder excluir a utilização das suas obras no contexto do sistema de obras fora do comércio, e que tal deve ser possível «a qualquer momento, de forma fácil e eficaz». Os titulares de direitos deverão poder autoexcluir-se «em geral ou em casos específicos», o que inclui «após a celebração de uma licença ou após o início da utilização em causa».

Quando deve uma instituição partilhar dados através do portal do EUIPO?

É obrigatório partilhar informações sobre o conjunto de dados que a instituição responsável pelo património cultural pretende disponibilizar ao público pelo menos seis meses antes de tal acontecer através do portal de obras fora do comércio do EUIPO. A instituição responsável pelo património cultural pode partilhar informações sobre os dados através do portal do EUIPO a qualquer momento, inclusive antes da celebração de uma licença com uma organização de gestão coletiva.

A partilha destas informações através do portal serve de medida publicitária para que os titulares de direitos tenham a oportunidade de tomar conhecimento da intenção da instituição responsável pelo património cultural e de se autoexcluírem da utilização prevista, se assim o desejarem.

Saiba mais sobre a utilização do portal.

Que Declaração de Direitos devo utilizar?

Ao partilhar obras fora do comércio em linha após ter obtido uma licença ou nos termos da exceção, a instituição responsável pelo património cultural pode querer partilhar informações sobre direitos juntamente com o artigo para que os utilizadores compreendam se e em que medida podem utilizar os materiais. Este aspeto torna-se ainda mais importante na partilha das coleções através de agregadores como a Europeana, em que a utilização de uma declaração de direitos normalizada é obrigatória.

Dado que as obras fora do comércio estão protegidas por direitos de autor, uma das declarações de direitos existentes do Consórcio de Declarações de Direitos é a Declaração de Direitos de Autor. Se o titular dos direitos for desconhecido, a declaração In Copyright - Rights-Holder(s) Unlocatable ou Unidentifiable também pode ser adequada, embora deva notar-se que atualmente não é suportada ao agregar dados com a Europeana. Embora o Consórcio de Declarações de Direitos tenha elaborado uma declaração específica para as obras órfãs, não existem atualmente planos públicos do Consórcio de Declarações de Direitos para desenvolver uma declaração equivalente para as obras fora do comércio.

Embora, de acordo com a diretiva, a instituição responsável pelo património cultural possa partilhar o artigo em linha, mas não possa autorizar qualquer reutilização adicional, importa salientar que os utilizadores do património cultural digital podem beneficiar de exceções aos direitos de autor através das quais podem utilizar este material, por exemplo, para fins de citação, investigação ou ensino.

A Europeana pode exibir obras fora do comércio?

Sim, a Europeana pode exibir obras fora do comércio desde que a sua disponibilização em linha esteja em conformidade com as disposições da diretiva e da legislação nacional. Tal inclui ter declarado o material através do portal de obras fora do comércio seis meses antes de disponibilizar os dados através da Europeana. No entanto, os fornecedores de dados devem ter em conta que a Europeana não bloqueia geograficamente o conteúdo.

Embora a estrutura de metadados da Europeana não sustente atualmente a indicação do número de registo do portal do EUIPO juntamente com o objeto digital, a equipa que apoia a agregação dos materiais pode solicitar uma ligação para os dados no portal do EUIPO, a fim de assegurar o cumprimento deste requisito. Note-se igualmente que a Europeana não apoia atualmente o bloqueio geográfico de nenhum dos dados a que dá acesso.

Para mais informações sobre a declaração de direitos que deve ser utilizada aquando da partilha de dados com a Europeana, consulte a pergunta «Que declaração de direitos devo utilizar?».

Como podem as obras fora do comércio que foram digitalizadas e disponibilizadas em linha ser utilizadas por particulares?

Os utilizadores do património cultural digital que acedam a obras fora do comércio através do sítio Web da instituição responsável pelo património cultural só poderão utilizar os materiais na medida em que tal seja permitido ao abrigo de uma exceção aos direitos de autor, por exemplo para efeitos de citação. A instituição responsável pelo património cultural não pode autorizar quaisquer utilizações de obras fora do comércio.

Se uma obra específica for excluída da utilização (opt-out) depois de já ter sido disponibilizada para descarregamento, não é possível retirar cópias que os utilizadores possam armazenar nos seus dispositivos. Este aspeto deve ser tido em conta na conceção de serviços de conteúdos. As cópias digitalizadas também podem ser partilhadas através de diferentes suportes e suportes (disco compacto, USB, etc.), se aplicável.

Estas perguntas frequentes foram elaboradas por membros do Grupo de Trabalho da Europeana sobre Obras Fora do Comércio. Foram publicados pela primeira vez em setembro de 2022. O objetivo do grupo de trabalho é rever continuamente estas perguntas e recomendações nas respostas. Para quaisquer comentários ou sugestões, contacte [email protected].

As informações contidas nas perguntas frequentes não devem ser utilizadas como aconselhamento profissional ou jurídico (se necessitar de aconselhamento específico, recomendamos a consulta de um profissional devidamente qualificado).

Declaração de exoneração de responsabilidade: A Federação Internacional das Organizações de Direitos de Reprodução IFRRO é um membro ativo do grupo de trabalho sobre obras fora do comércio da Europeana, deu um contributo importante para os debates, nomeadamente para o desenvolvimento destas perguntas frequentes, e coopera estreitamente com a Europeana na sensibilização, no âmbito dos respetivos membros, para as obras fora do comércio. Existem, no entanto, divergências de opinião sobre alguns dos conteúdos, incluindo determinadas recomendações políticas e de defesa de causas descritas nas perguntas frequentes.