Poniższe najczęściej zadawane pytania dotyczą kwestii związanych z systemem w praktyce. Zostały one opracowane przez członków grupy roboczej Europeany ds. prac pozahandlowych.

W jaki sposób instytucja dziedzictwa kulturowego powinna podejść do negocjacji licencyjnych z organizacjami zbiorowego zarządzania?

W każdym przypadku, gdy istnieje wystarczająco reprezentatywna organizacja zbiorowego zarządzania w odniesieniu do danego rodzaju materiałów i praw, instytucje dziedzictwa kulturowego powinny dążyć do uzyskania licencji od organizacji zbiorowego zarządzania w celu udostępnienia utworów niedostępnych w obrocie handlowym w internecie. Jest zatem bardzo prawdopodobne, że wiele instytucji dziedzictwa kulturowego będzie musiało rozpocząć negocjacje z organizacjami zbiorowego zarządzania w sprawie rozpowszechniania niektórych zbiorów. Ponadto dyrektywa wyjaśnia, że „brak porozumienia w sprawie warunków licencji nie powinien być interpretowany jako brak dostępności rozwiązań licencyjnych”, to znaczy fakt, że negocjacje licencyjne nie zakończyły się sukcesem, nie zwalnia z obowiązku uzyskania licencji. W związku z tym dla instytucji dziedzictwa kulturowego istotne jest, aby negocjacje licencyjne doprowadziły do pozytywnego wyniku.

Aby to zrobić, ważne jest, aby:

• Rozpocznij negocjacje z konstruktywnym nastawieniem, pomijając przekonanie, że zawarcie umowy licencyjnej może być niesprawiedliwe.
• Załóżmy, że organizacja zbiorowego zarządzania rozumie i jest gotowa wspierać misję instytucji dziedzictwa kulturowego i nie przystąpi do negocjacji w złej wierze.
• Określenie przed posiedzeniem konkretnych oczekiwanych wyników, w tym scenariuszy optymistycznych i pesymistycznych. Masz jasność co do tego, czy ubiegasz się o licencję na bardzo konkretną kolekcję, czy też chcesz rozpocząć negocjacje w sprawie wielu kolekcji, a tym samym zrozumieć możliwe opłaty.
• Jeżeli licencja koncentruje się na konkretnym zbiorze, należy znać jego wielkość, rodzaj materiałów, z których jest wykonany, „stawki” handlowe, jakie mogą mieć posiadacze praw, sposób, w jaki materiały są ogólnie dystrybuowane, oraz okres komercyjnej żywotności przedmiotów.
• Zapoznanie organizacji zbiorowego zarządzania z charakterem kolekcji.

Co powinien zawierać tekst licencji na utwory niedostępne w obrocie handlowym między instytucją dziedzictwa kulturowego a organizacją zbiorowego zarządzania?

Dyrektywa stanowi, że przy zawieraniu umów licencyjnych dotyczących utworów niedostępnych w obrocie handlowym CHI i organizacje zbiorowego zarządzania „powinny mieć swobodę uzgadniania zakresu terytorialnego licencji, w tym możliwości objęcia nim wszystkich państw członkowskich, opłaty licencyjnej i dozwolonych sposobów korzystania”. W przypadku instytucji dziedzictwa kulturowego ważne jest również dopilnowanie, aby tekst zezwolenia zapewniał jasność w odniesieniu do następujących aspektów:

Przedmiotowe materiały, tj. identyfikacja zbiorów, a na przykład potwierdzenie, że materiały należące do domeny publicznej nie wchodzą w jej zakres.

rodzaj dozwolonego wykorzystania, który powinien przynajmniej przewidywać, co jest dozwolone na mocy dyrektywy i prawa krajowego. Zasadniczo obejmuje to powielanie, rozpowszechnianie, publiczne udostępnianie lub publiczne udostępnianie za pośrednictwem niekomercyjnych stron internetowych. Można sobie wyobrazić jasną identyfikację stron internetowych, za pośrednictwem których można udostępniać materiały, np. instytucjonalna strona internetowa, krajowy agregator i Europeana.

• Okres ważności licencji.
• Wyjaśnienie, że licencja nie ma charakteru wyłącznego.
• Zakres terytorialny licencji.

Opłaty, którym podlega eksploatacja materiałów. Możliwe są różne podejścia do uzgadniania opłat, w tym na przykład opłata za korzystanie z utworu, ryczałt tak długo, jak materiały są niedostępne w handlu i objęte prawami autorskimi, lub roczna opłata indeksowana. Jeżeli regularne płatności stanowią obciążenie dla instytucji dziedzictwa kulturowego, można zamiast tego dążyć do jednorazowej płatności. Opłata powinna być dostosowana do charakteru utworów (np. czy są one bardziej „ostatnio” opublikowane, czy też nie).

Do kogo zwracam się w przypadku licencji na utwory spoza mojego państwa członkowskiego?

Zgodnie z dyrektywą o licencje „należy zwrócić się do organizacji zbiorowego zarządzania, która jest reprezentatywna dla państwa członkowskiego, w którym instytucja dziedzictwa kulturowego ma siedzibę”. Dotyczy to również sytuacji, w których instytucja dziedzictwa kulturowego planuje udostępnić utwory online z innych krajów. W takim przypadku mogą zwrócić się do krajowej organizacji zbiorowego zarządzania, która z kolei może nawiązać kontakt z organizacją zbiorowego zarządzania w innym państwie członkowskim. Niektóre organizacje zbiorowego zarządzania rozważają obecnie, jak ułatwić i uprościć ten proces.

Kto może zrezygnować, jak i kiedy?

Dyrektywa stanowi, że wszyscy posiadacze praw powinni mieć możliwość wyłączenia ich utworów z korzystania w kontekście systemu utworów niedostępnych w obrocie handlowym oraz że powinno to być możliwe „w dowolnym momencie, łatwo i skutecznie”. Posiadacze praw powinni mieć możliwość wyłączenia „ogólnie lub w szczególnych przypadkach”, w tym „po zawarciu licencji lub po rozpoczęciu danego korzystania”.

Kiedy instytucja powinna udostępniać dane za pośrednictwem portalu EUIPO?

Wymiana informacji o zbiorze danych, który instytucja dziedzictwa kulturowego chce udostępnić publicznie, jest obowiązkowa co najmniej sześć miesięcy wcześniej za pośrednictwem portalu prac niehandlowych EUIPO. Instytucja dziedzictwa kulturowego może w każdej chwili udostępniać informacje na temat danych za pośrednictwem portalu EUIPO, w tym przed zawarciem umowy licencyjnej z organizacją zbiorowego zarządzania.

Udostępnianie tych informacji za pośrednictwem portalu służy jako środek upubliczniania, tak aby podmioty praw miały możliwość zapoznania się z intencją instytucji dziedzictwa kulturowego i rezygnacji z zamierzonego wykorzystania, jeśli sobie tego życzą.

Dowiedz się więcej o korzystaniu z portalu.

Jakiego oświadczenia o prawach powinienem użyć?

Udostępniając w internecie utwory niedostępne w obrocie handlowym po uzyskaniu licencji lub na warunkach wyjątku, instytucja dziedzictwa kulturowego może chcieć udostępniać informacje o prawach wraz z produktem, aby użytkownicy mogli zrozumieć, czy i w jakim zakresie mogą korzystać z materiałów. Staje się to jeszcze ważniejsze w przypadku udostępniania zbiorów za pośrednictwem agregatorów, takich jak Europeana, gdzie obowiązkowe jest stosowanie znormalizowanego oświadczenia o prawach.

Biorąc pod uwagę, że utwory niedostępne w obrocie handlowym są chronione prawem autorskim, odpowiednim spośród istniejących oświadczeń o prawach wydawanych przez Konsorcjum Oświadczeń o prawach autorskich jest oświadczenie o prawach autorskich. Jeśli właściciel praw autorskich nie jest znany, odpowiednie może być również oświadczenie In Copyright - Rights-Holder(s) Unlocatable or Unidentifiable, chociaż należy zauważyć, że obecnie nie jest ono obsługiwane podczas agregowania danych z Europeaną. Mimo że konsorcjum „Oświadczenia o prawach” opracowało specjalne oświadczenie dotyczące utworów osieroconych, konsorcjum „Oświadczenia o prawach” nie planuje obecnie opracowania równoważnego oświadczenia dotyczącego utworów niedostępnych w obrocie handlowym.

Chociaż zgodnie z dyrektywą instytucja dziedzictwa kulturowego może udostępniać przedmiot w internecie, ale nie może zezwolić na dalsze wykorzystywanie, należy zauważyć, że użytkownicy cyfrowego dziedzictwa kulturowego mogą korzystać z wyjątków od prawa autorskiego, za pomocą których mogą wykorzystywać ten materiał, na przykład do celów cytowania, badań lub nauczania.

Czy Europeana może wyświetlać dzieła niedostępne w obrocie handlowym?

Tak, Europeana może wyświetlać utwory niedostępne w obrocie handlowym, o ile ich udostępnianie w internecie jest zgodne z przepisami dyrektywy i prawa krajowego. Obejmuje to zgłoszenie materiału za pośrednictwem portalu utworów niedostępnych w obrocie handlowym sześć miesięcy przed udostępnieniem danych za pośrednictwem Europeany. Dostawcy danych powinni jednak zauważyć, że Europeana nie blokuje geograficznie treści.

Chociaż struktura metadanych Europeany nie wspiera obecnie wskazania rekordowego numeru portalu EUIPO wraz z obiektem cyfrowym, zespół wspierający agregację materiałów może poprosić o link do danych w portalu EUIPO, aby zapewnić spełnienie tego wymogu. Należy również zauważyć, że Europeana nie popiera obecnie blokowania geograficznego jakichkolwiek danych, do których ma dostęp.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, które oświadczenie o prawach powinno być stosowane przy udostępnianiu danych Europeanie, zapoznaj się z pytaniem „Jakiego oświadczenia o prawach powinienem używać?”.

W jaki sposób osoby fizyczne mogą korzystać z utworów niedostępnych w obrocie handlowym, które zostały z powodzeniem zdigitalizowane i udostępnione online?

Użytkownicy cyfrowego dziedzictwa kulturowego, którzy uzyskują dostęp do utworów niedostępnych w obrocie handlowym za pośrednictwem strony internetowej instytucji dziedzictwa kulturowego, będą mogli korzystać z materiałów wyłącznie w zakresie, w jakim jest to dozwolone na podstawie wyjątku od prawa autorskiego, na przykład do celów cytowania. Instytucja dziedzictwa kulturowego nie może zezwolić na jakiekolwiek wykorzystanie utworów niedostępnych w obrocie handlowym.

Jeśli określony utwór zostanie wyłączony z użycia (opt-out) po tym, jak został już udostępniony do pobrania, nie jest możliwe wycofanie kopii, które użytkownicy mogą przechowywać na swoich urządzeniach. Należy to wziąć pod uwagę przy projektowaniu usług w zakresie treści. Kopie cyfrowe mogą być również udostępniane za pośrednictwem różnych nośników i nośników (płyty kompaktowej, USB itp.), w stosownych przypadkach.

Najczęściej zadawane pytania zostały opracowane przez członków grupy roboczej Europeana ds. prac pozahandlowych. Po raz pierwszy opublikowano je we wrześniu 2022 r. Celem grupy roboczej jest ciągły przegląd tych pytań i zaleceń w odpowiedziach. Wszelkie uwagi lub sugestie prosimy kierować na adres [email protected].

Informacje zawarte w często zadawanych pytaniach nie powinny być wykorzystywane jako porady zawodowe lub prawne (jeśli potrzebujesz konkretnej porady, zalecamy skonsultowanie się z odpowiednio wykwalifikowanym specjalistą).

Zastrzeżenie prawne: Międzynarodowa Federacja Organizacji Praw Reprodukcji IFRRO jest aktywnym członkiem grupy roboczej Europeana Out of Commerce Works, wniosła istotny wkład w dyskusje, w tym w opracowanie tych najczęściej zadawanych pytań, i ściśle współpracuje z Europeaną w zakresie podnoszenia świadomości w ramach ich członkostwa na temat utworów niedostępnych w obrocie handlowym. Istnieją jednak rozbieżności w opiniach na temat niektórych treści, w tym niektórych zaleceń dotyczących rzecznictwa i polityki opisanych w często zadawanych pytaniach.