De onderstaande veelgestelde vragen hebben betrekking op vragen over het systeem in de praktijk. Zij zijn ontwikkeld door leden van de Europeana Working Group on Out of Commerce Works.

Hoe moet een instelling voor cultureel erfgoed licentieonderhandelingen met organisaties voor collectief beheer benaderen?

Wanneer er een voldoende representatieve organisatie voor collectief beheer bestaat voor het soort materialen en rechten in kwestie, moeten instellingen voor cultureel erfgoed proberen een licentie van de organisatie voor collectief beheer te verkrijgen om werken uit de handel online beschikbaar te stellen. Het is dan ook zeer waarschijnlijk dat veel instellingen voor cultureel erfgoed met organisaties voor collectief beheer zullen moeten onderhandelen over de verspreiding van bepaalde collecties. Bovendien verduidelijkt de richtlijn dat „een gebrek aan overeenstemming over de voorwaarden van de licentie niet mag worden uitgelegd als een gebrek aan beschikbare licentieoplossingen”, dat wil zeggen dat het feit dat de licentieonderhandelingen niet succesvol zijn, de verplichting om een licentie te verkrijgen niet ontslaat. Daarom is het voor instellingen voor cultureel erfgoed van essentieel belang dat de licentieonderhandelingen tot een positief resultaat leiden.

Om dat te doen, is het belangrijk om:

• Voer de onderhandelingen met een constructieve mentaliteit, afgezien van de overtuiging dat het sluiten van de licentie oneerlijk zou kunnen zijn.
• Veronderstel dat de organisatie voor collectief beheer de opdracht van de instelling voor cultureel erfgoed begrijpt en bereid is deze te ondersteunen en niet te kwader trouw onderhandelingen aangaat.
• Bepaal vóór de vergadering het verwachte concrete resultaat, met inbegrip van de best-case en worst-case scenario's. Duidelijkheid hebben over de vraag of u een licentie zoekt voor een zeer specifieke collectie, of om een onderhandeling te starten voor veel collecties en dus de mogelijke kosten te begrijpen.
• Als de licentie gericht is op een specifieke collectie, moet u op de hoogte zijn van de omvang ervan, het soort materiaal waarvan het is gemaakt, de commerciële “belangen” die houders van rechten kunnen hebben, hoe de materialen in het algemeen worden gedistribueerd en hoe lang de commerciële levensduur van de artikelen in het algemeen is.
• De organisatie voor collectief beheer vertrouwd maken met de aard van de collectie.

Wat moet de tekst van een licentie voor niet-commerciële werken tussen een instelling voor cultureel erfgoed en een organisatie voor collectief beheer bevatten?

In de richtlijn wordt bepaald dat CHI’s en organisaties voor collectief beheer bij het sluiten van licenties voor werken die niet meer in de handel zijn “vrij [moeten] blijven om overeenstemming te bereiken over het territoriale toepassingsgebied van licenties, met inbegrip van de mogelijkheid om alle lidstaten te bestrijken, de licentievergoeding en het toegestane gebruik”. Voor instellingen voor cultureel erfgoed is het ook belangrijk ervoor te zorgen dat de tekst van de vergunning duidelijkheid biedt over de volgende aspecten:

De betrokken materialen, dat wil zeggen de identificatie van de collecties, en bijvoorbeeld een erkenning dat materialen uit het publieke domein buiten het toepassingsgebied ervan vallen.

De aard van de toegestane exploitatie, die ten minste moet voorzien in wat door de richtlijn en de nationale wetgeving is toegestaan. Dit omvat in beginsel reproductie, distributie, mededeling aan het publiek of beschikbaarstelling aan het publiek via niet-commerciële websites. U zou kunnen overwegen om een duidelijke identificatie te hebben van de websites via welke de materialen kunnen worden gedeeld, bijvoorbeeld de institutionele website, een nationale aggregator en Europeana.

• De duur van de vergunning.
• Een verduidelijking dat de vergunning niet-exclusief is.
• Het territoriale toepassingsgebied van de vergunning.

De vergoedingen waaraan de exploitatie van de materialen is onderworpen. Verschillende benaderingen voor het overeenkomen van vergoedingen zijn mogelijk, waaronder bijvoorbeeld een vergoeding per gebruik van het werk, een forfaitair bedrag zolang het materiaal niet in de handel is en onder het auteursrecht valt, of een jaarlijkse geïndexeerde vergoeding, bijvoorbeeld. Als regelmatige betalingen een last zijn voor een instelling voor cultureel erfgoed, is het mogelijk om in plaats daarvan te streven naar een eenmalige betaling. De vergoeding moet worden aangepast aan de aard van de werken (bv. of deze “recent” gepubliceerd zijn of niet).

Wie benader ik voor vergunningen voor werken van buiten mijn lidstaat?

Volgens de richtlijn moeten de vergunningen „worden aangevraagd bij een organisatie voor collectief beheer die representatief is voor de lidstaat waar de instelling voor cultureel erfgoed is gevestigd”. Dit is ook het geval in situaties waarin de instelling voor cultureel erfgoed van plan is online werken uit andere landen beschikbaar te stellen. In dat geval kunnen zij zich wenden tot de nationale collectieve beheerorganisatie, die op haar beurt contact kan opnemen met een collectieve beheerorganisatie in de andere lidstaat. Sommige collectieve beheerorganisaties overwegen momenteel hoe dit proces eenvoudig en eenvoudig kan worden gemaakt.

Wie kan zich afmelden, hoe en wanneer?

De richtlijn bepaalt dat alle rechthebbenden hun werken moeten kunnen uitsluiten van gebruik in het kader van het systeem van werken die niet meer in de handel zijn, en dat dit “te allen tijde, gemakkelijk en doeltreffend” mogelijk moet zijn. De houders van rechten moeten zich kunnen afmelden “in het algemeen of in specifieke gevallen”, met inbegrip van “na het sluiten van een licentie of na het begin van het betrokken gebruik”.

Wanneer moet een instelling gegevens delen via het EUIPO-portaal?

Het is verplicht om informatie over de dataset die de instelling voor cultureel erfgoed ten minste zes maanden daarvoor voor het publiek beschikbaar wil stellen, te delen via het portaal voor werken buiten de handel van EUIPO. De instelling voor cultureel erfgoed kan op elk moment informatie over de gegevens delen via het EUIPO-portaal, ook voordat een licentie is gesloten met een organisatie voor collectief beheer.

Het delen van deze informatie via het portaal dient als publiciteitsmaatregel, zodat rechthebbenden de mogelijkheid hebben om zich bewust te worden van de intentie van de instelling voor cultureel erfgoed en desgewenst af te zien van het beoogde gebruik.

Lees meer over het gebruik van de portal.

Welke rechtenverklaring moet ik gebruiken?

Bij het online delen van niet-commerciële werken na het verkrijgen van een licentie of onder de voorwaarden van de uitzondering, wil de instelling voor cultureel erfgoed mogelijk naast het item informatie over rechten delen zodat gebruikers kunnen begrijpen of en in welke mate ze de materialen kunnen gebruiken. Dit wordt nog belangrijker wanneer de collecties worden gedeeld via aggregators zoals Europeana, waar het gebruik van een gestandaardiseerde rechtenverklaring verplicht is.

Aangezien werken die niet meer in de handel zijn, auteursrechtelijk worden beschermd, is een van de bestaande rechtenverklaringen van het Rights Statements Consortium de In Copyright rights statement. Als de rechthebbende onbekend is, kan de verklaring In Copyright - Rights-Holder(s) Unlocatable of Unidentifiable ook geschikt zijn, hoewel moet worden opgemerkt dat deze momenteel niet wordt ondersteund bij het aggregeren van gegevens met Europeana. Hoewel het Rights Statements Consortium een specifieke verklaring voor verweesde werken heeft ontwikkeld, zijn er op dit moment geen openbare plannen van het Rights Statements Consortium om een gelijkwaardige verklaring te ontwikkelen voor werken die niet meer in de handel zijn.

Hoewel de instelling voor cultureel erfgoed het artikel volgens de richtlijn online kan delen, maar geen toestemming kan geven voor verder hergebruik, moet worden opgemerkt dat gebruikers van digitaal cultureel erfgoed mogelijk kunnen profiteren van uitzonderingen op het auteursrecht op grond waarvan zij dit materiaal kunnen gebruiken, bijvoorbeeld voor citatiedoeleinden, onderzoek of onderwijs.

Kan Europeana werken uit de handel tonen?

Ja, Europeana kan werken die niet in de handel zijn, weergeven zolang het online beschikbaar stellen ervan in overeenstemming is met de bepalingen van de richtlijn en de nationale wetgeving. Dit houdt onder meer in dat het materiaal zes maanden voordat de gegevens via Europeana beschikbaar worden gesteld, via het portaal voor werken die niet meer in de handel zijn, moet worden gedeclareerd. Gegevensleveranciers moeten er echter rekening mee houden dat Europeana inhoud niet geoblokkeert.

Hoewel de metagegevensstructuur van Europeana momenteel de vermelding van het registratienummer van het EUIPO-portaal naast het digitale object niet ondersteunt, kan het team dat de aggregatie van de materialen ondersteunt, vragen om een link naar de gegevens in het EUIPO-portaal om ervoor te zorgen dat aan deze vereiste wordt voldaan. Er zij ook op gewezen dat Europeana momenteel geen steun verleent aan geoblocking van de gegevens waartoe het toegang geeft.

Voor meer informatie over welke rechtenverklaring moet worden gebruikt bij het delen van gegevens met Europeana, raadpleegt u de vraag “Welke rechtenverklaring moet ik gebruiken?”.

Hoe kunnen werken uit de handel die met succes zijn gedigitaliseerd en online beschikbaar zijn gesteld, door particulieren worden gebruikt?

Gebruikers van digitaal cultureel erfgoed die via de website van de instelling voor cultureel erfgoed toegang hebben tot werken uit de handel, kunnen het materiaal alleen gebruiken voor zover dit is toegestaan op grond van een uitzondering op het auteursrecht, bijvoorbeeld voor citatiedoeleinden. De instelling voor cultureel erfgoed kan geen toestemming geven voor het gebruik van werken die niet meer in de handel zijn.

Als een specifiek werk wordt uitgesloten van gebruik (opt-out) nadat het al beschikbaar is gesteld om te downloaden, is het niet mogelijk om kopieën die gebruikers op hun apparaten kunnen opslaan, in te trekken. Hiermee moet rekening worden gehouden bij het ontwerpen van contentdiensten. Gedigitaliseerde kopieën mogen ook worden gedeeld via verschillende media en dragers (compacte schijf, USB, enz.), indien van toepassing.

Deze FAQ's zijn ontwikkeld door leden van de Europeana Working Group on Out of Commerce Works. Ze werden voor het eerst gepubliceerd in september 2022. Het doel van de werkgroep is om deze vragen en aanbevelingen in de antwoorden voortdurend te evalueren. Voor opmerkingen of suggesties kunt u contact opnemen met [email protected].

De informatie in de FAQ's mag niet worden gebruikt als professioneel of juridisch advies (als u specifiek advies nodig hebt, raden we u aan een voldoende gekwalificeerde professional te raadplegen).

Afwijzing van aansprakelijkheid: De International Federation of Reproduction Rights Organisations IFRRO is een actief lid van de werkgroep Europeana Out of Commerce Works, heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de discussies, onder meer voor de ontwikkeling van deze FAQ's, en werkt nauw samen met Europeana om binnen hun respectieve leden het bewustzijn over werken die niet in de handel zijn, te vergroten. Er zijn echter meningsverschillen over een deel van de inhoud, waaronder bepaalde belangenbehartiging en beleidsaanbevelingen die in de veelgestelde vragen worden beschreven.