La FAQ ci-dessous couvre les questions liées au système dans la pratique. Ils ont été élaborés par des membres du groupe de travail Europeana sur les œuvres indisponibles dans le commerce.

Comment une institution du patrimoine culturel devrait-elle aborder les négociations de licences avec les organismes de gestion collective?

Chaque fois qu'il existe un organisme de gestion collective suffisamment représentatif pour le type de matériel et de droits en question, les institutions de gestion du patrimoine culturel devraient chercher à obtenir une licence auprès de l'organisme de gestion collective afin de rendre les œuvres hors commerce disponibles en ligne. Il est donc très probable que de nombreuses institutions du patrimoine culturel devront engager des négociations avec des organismes de gestion collective pour la diffusion de certaines collections. En outre, la directive précise que «l’absence d’accord sur les conditions de la licence ne doit pas être interprétée comme un manque de disponibilité des solutions de licence», c’est-à-dire que le fait que les négociations de licence ne soient pas couronnées de succès ne supprime pas l’obligation d’obtenir une licence. Il est donc essentiel pour les institutions du patrimoine culturel que les négociations de licence aboutissent à un résultat positif.

Pour ce faire, il est important de:

• Entrer dans les négociations avec un esprit constructif, en laissant de côté la conviction que la conclusion de la licence pourrait être injuste.
• Supposons que l’organisation de gestion collective comprenne et soit disposée à soutenir la mission de l’institution du patrimoine culturel et qu’elle n’engage pas de négociations de mauvaise foi.
• Déterminer, avant la réunion, les résultats concrets attendus, y compris les scénarios les plus optimistes et les plus pessimistes. Précisez si vous demandez une licence pour une collection très spécifique ou si vous souhaitez entamer une négociation pour de nombreuses collections et, par conséquent, comprenez les frais possibles.
• Si la licence est axée sur une collection spécifique, connaître sa taille, le type de matériel dont elle est constituée, les «enjeux» commerciaux que les titulaires de droits pourraient avoir, la manière dont les matériaux sont généralement distribués et la durée de vie commerciale des articles en général.
• Familiariser l'organisme de gestion collective avec la nature de la collection.

Que doit contenir le texte d'une licence pour les œuvres indisponibles dans le commerce entre une institution de gestion du patrimoine culturel et un organisme de gestion collective?

La directive précise que, lors de la conclusion de licences pour des travaux indisponibles dans le commerce, les CHI et les organismes de gestion collective «devraient rester libres de convenir du champ d’application territorial des licences, y compris la possibilité de couvrir tous les États membres, la redevance de licence et les utilisations autorisées». Pour les institutions du patrimoine culturel, il est également important de veiller à ce que le texte de la licence fournisse des éclaircissements sur les aspects suivants:

Les matériaux couverts, c'est-à-dire l'identification des collections, et par exemple une reconnaissance que les matériaux du domaine public sont en dehors de son champ d'application.

le type d’exploitation autorisé, qui devrait au moins prévoir ce qui est autorisé par la directive et le droit national. En principe, cela inclut la reproduction, la distribution, la communication au public ou la mise à la disposition du public via des sites web non commerciaux. Vous pourriez envisager de disposer d’une identification claire des sites web sur lesquels les documents peuvent être partagés, par exemple le site web institutionnel, un agrégateur national et Europeana.

• La durée de la licence.
• Une précision sur le fait que la licence n'est pas exclusive.
• Le champ d'application territorial de la licence.

Les frais auxquels est soumise l'exploitation du matériel. Différentes approches sont possibles pour convenir de frais, y compris par exemple une redevance par utilisation de l'œuvre, une somme forfaitaire aussi longtemps que les matériaux sont hors du commerce et dans le droit d'auteur, ou une redevance indexée annuelle, par exemple. Si les paiements réguliers constituent une charge pour une institution du patrimoine culturel, il est possible de viser plutôt un paiement unique. La redevance devrait être adaptée à la nature des œuvres (par exemple, si elles sont plus «récemment» publiées ou non).

À qui dois-je m'adresser pour obtenir des licences pour des œuvres provenant de l'extérieur de mon État membre?

Selon la directive, les licences «doivent être demandées à un organisme de gestion collective représentatif de l’État membre dans lequel l’institution du patrimoine culturel est établie». C'est également le cas lorsque l'institution du patrimoine culturel prévoit de mettre à disposition des œuvres en ligne provenant d'autres pays. Dans ce cas, ils peuvent s'adresser à l'organisme national de gestion collective qui peut à son tour assurer la liaison avec un organisme de gestion collective de l'autre État membre. Certaines organisations de gestion collective réfléchissent actuellement à la manière de rendre ce processus facile et simple.

Qui peut refuser, comment et quand?

La directive établit que tous les titulaires de droits devraient pouvoir exclure leurs œuvres de l’utilisation dans le cadre du système des œuvres indisponibles dans le commerce, et que cela devrait être possible «à tout moment, facilement et efficacement». Les titulaires de droits devraient pouvoir se retirer «en général ou dans des cas spécifiques» et cela inclut «après la conclusion d’une licence ou après le début de l’utilisation concernée».

Quand une institution devrait-elle partager des données via le portail de l’EUIPO?

Il est obligatoire de partager des informations sur l’ensemble de données que l’institution du patrimoine culturel souhaite mettre à la disposition du public au moins six mois avant que cela ne se produise via le portail des œuvres non commerciales de l’EUIPO. L’institution du patrimoine culturel peut partager des informations sur les données via le portail de l’EUIPO à tout moment, y compris avant la conclusion d’une licence avec un organisme de gestion collective.

Le partage de ces informations via le portail sert de mesure de publicité afin que les titulaires de droits aient la possibilité de prendre conscience de l'intention de l'institution du patrimoine culturel et de refuser l'utilisation prévue s'ils le souhaitent.

En savoir plus sur l'utilisation du portail.

Quelle déclaration de droits dois-je utiliser?

Lors du partage d'œuvres hors commerce en ligne après avoir obtenu une licence ou en vertu des conditions de l'exception, l'institution du patrimoine culturel pourrait vouloir partager des informations sur les droits à côté de l'élément pour que les utilisateurs comprennent si et dans quelle mesure ils peuvent utiliser le matériel. Cela devient encore plus important lorsque les collections sont partagées par l’intermédiaire d’agrégateurs tels qu’Europeana, où l’utilisation d’une déclaration de droits normalisée est obligatoire.

Étant donné que les œuvres indisponibles dans le commerce sont protégées par le droit d’auteur, l’une des déclarations de droits existantes du consortium Rights Statements est la déclaration In Copyright. Si le titulaire des droits est inconnu, la déclaration In Copyright - Rights-Holder(s) Unlocatable or Unidentifiable pourrait également convenir, même s'il convient de noter qu'elle n'est actuellement pas prise en charge lors de l'agrégation de données avec Europeana. Même si le Rights Statements Consortium a élaboré une déclaration spécifique pour les œuvres orphelines, le Rights Statements Consortium ne prévoit pas publiquement d’élaborer une déclaration équivalente pour les œuvres indisponibles dans le commerce à l’heure actuelle.

Si, conformément à la directive, l’institution du patrimoine culturel peut partager l’article en ligne mais ne peut autoriser aucune réutilisation ultérieure, il convient de noter que les utilisateurs du patrimoine culturel numérique pourraient bénéficier d’exceptions au droit d’auteur leur permettant d’utiliser ce matériel, par exemple à des fins de citation, de recherche ou d’enseignement.

Europeana peut-elle afficher des œuvres indisponibles dans le commerce?

Oui, Europeana peut afficher des œuvres indisponibles dans le commerce pour autant que leur mise à disposition en ligne soit conforme aux dispositions de la directive et du droit national. Il s’agit notamment d’avoir déclaré le matériel par l’intermédiaire du portail des œuvres indisponibles six mois avant la mise à disposition des données via Europeana. Toutefois, les fournisseurs de données devraient noter qu’Europeana ne géobloque pas le contenu.

Si la structure de métadonnées d’Europeana ne permet actuellement pas d’indiquer le numéro d’enregistrement du portail de l’EUIPO à côté de l’objet numérique, l’équipe chargée de l’agrégation des documents pourrait demander un lien vers les données du portail de l’EUIPO afin de garantir le respect de cette exigence. Il convient également de noter qu’Europeana ne prend actuellement en charge le blocage géographique d’aucune des données auxquelles elle donne accès.

Pour plus d’informations sur la déclaration de droits à utiliser lors du partage de données avec Europeana, consultez la question «Quelle déclaration de droits dois-je utiliser?».

Comment les œuvres indisponibles dans le commerce qui ont été numérisées avec succès et mises à disposition en ligne peuvent-elles être utilisées par des particuliers?

Les utilisateurs du patrimoine culturel numérique qui accèdent à des œuvres non commerciales via le site web de l’institution du patrimoine culturel ne pourront utiliser le matériel que dans la mesure où il est autorisé en vertu d’une exception au droit d’auteur, par exemple à des fins de citation. L'institution du patrimoine culturel ne peut autoriser aucune utilisation des œuvres indisponibles dans le commerce.

Si une œuvre spécifique est exclue de l'utilisation (opt-out) après qu'elle a déjà été mise à disposition pour téléchargement, il n'est pas possible de retirer des copies que les utilisateurs pourraient stocker dans leurs appareils. Cela devrait être pris en compte lors de la conception de services de contenu. Les copies numérisées peuvent également être partagées via différents supports et supports (disque compact, USB, etc.), le cas échéant.

Ces FAQ ont été élaborées par des membres du groupe de travail Europeana sur les œuvres indisponibles dans le commerce. Ils ont été publiés pour la première fois en septembre 2022. L'objectif du groupe de travail est d'examiner en permanence ces questions et recommandations dans les réponses. Pour tout commentaire ou suggestion, veuillez contacter [email protected].

Les informations contenues dans la FAQ ne doivent pas être utilisées comme conseils professionnels ou juridiques (si vous avez besoin de conseils spécifiques, nous vous recommandons de consulter un professionnel qualifié).

Clause de non-responsabilité: La Fédération internationale des organisations de défense des droits de reproduction (IFRRO) est un membre actif du groupe de travail Europeana Out of Commerce Works, a apporté une contribution importante aux discussions, y compris pour l'élaboration de ces FAQ, et coopère étroitement avec Europeana pour sensibiliser leurs membres respectifs aux œuvres indisponibles dans le commerce. Il y a cependant des divergences d'opinion sur certains contenus, y compris certaines recommandations de plaidoyer et politiques décrites dans la FAQ.