Liksom så många människor runt om i världen tvingades personalen vid Europeana Foundation från mars 2020 att arbeta hemifrån på grund av covid-19-pandemin. Vid den tiden trodde vi att detta kunde vara i ett par månader, aldrig föreställa sig att vårt arbets- och privatliv skulle påverkas under en så lång period.
Det blev snart uppenbart att även om vi inte längre arbetade tillsammans på ett kontor förändrades inte vår produktivitet i allmänhet, och på vissa områden ökade den till och med. Så vi började titta på alternativ för att bättre stödja vår personal att arbeta hemifrån och utforskade hur vi kunde kombinera detta med att arbeta från kontoret när det återigen var möjligt.
Fem steg för att utveckla vår hybridarbetsvision
Hybridarbete ger människor möjlighet att välja var (och när) de arbetar. Det är ett hett ämne just nu, med många diskussioner, artiklar och expertråd om hur man utvecklar en hybridarbetskultur och vilka glänsande nya verktyg som ska användas. Men handlar det verkligen om verktygen? På Europeana Foundation tror vi att det handlar om folket. Här är vår strategi hittills för att utveckla vår vision för hybridarbete, med några steg som du kan följa.
1. Bilda ett team
I maj 2021 samlades en arbetsgrupp med kollegor från hela organisationen tillsammans med en extern konsult med expertis inom organisationsutveckling för att titta på vissa scenarier och identifiera de värden som skulle ligga till grund för vår hybridarbetskultur. Vår utgångspunkt var att vår interaktion och inte vår plats borde vara vår förare. Vårt mål - en hälsosam hybridkultur som passar både våra kollegors och organisationens behov.
2. Besluta om din process
Vi bestämde oss för ett iterativt tillvägagångssätt - att ta små konkreta steg och uppdatera all personal regelbundet för att samla in deras feedback att använda i nästa planeringsrunda.
3. Involvera alla i din organisation
En viktig del av processen var att involvera kollegor i vårt tänkande och be om feedback så att den slutliga visionen återspeglade deras idéer och kunde stödjas av alla. För att göra detta använde vi en mängd olika typer av onlinedialog och asynkront samarbete, från virtuella ”all-personal”-möten till enkäter med uppskattande förfrågningar, vilket gav alla chansen att engagera sig.
4. Definiera dina drivande övertygelser
Denna samarbets- och iterativa process ledde oss till att definiera de element vi tror kommer att stödja och driva vår hybridarbetskultur. Det rör sig om följande: säkerhet, engagemang, förtroende, flexibilitet, mångfald och inkludering.
5. Förmedla din vision
Därefter översatte vi dessa övertygelser till en vision för en hybrid arbetskultur som passar Europeana Foundation.
Vi föreställer oss en hybridarbetskultur där vi lär oss och utvecklas tillsammans. En kultur som bygger på tillit och självständighet. Där personlig prestation och organisatorisk effektivitet kommer från balans och flexibilitet. Där vi värdesätter tid med våra kollegor, personligen och online, och där praktiska lösningar finns på plats för att stödja bättre arbetssätt.
Vad händer härnäst?
För att omsätta denna vision i praktiken måste vi nu göra några förändringar - från att uppdatera vår politik och ompröva våra metoder för att omkonfigurera vårt kontor så att när vi behöver vara tillsammans - att träffas, arbeta och samarbeta - har vi ett utrymme som fungerar effektivt. Naturligtvis kommer vi att lära oss när vi går, och utveckla och anpassa vid behov. Vårt fokus ligger på att skapa en flexibel och säker miljö – oavsett om det är på kontoret, hemma eller någon annanstans där en anställd bestämmer sig för att arbeta. Vi vill att våra anställda ska veta att de är betrodda och kan göra sina egna val, baserat på sina egna behov, liksom deras team och den bredare organisationen.
Läs mer om hur Europeana Foundation har arbetat under covid-19-pandemin.