Kuten niin monet ihmiset eri puolilla maailmaa, Europeana-säätiön työntekijät joutuivat maaliskuusta 2020 lähtien työskentelemään kotoaan covid-19-pandemian vuoksi. Tuolloin ajattelimme, että tämä voisi olla pari kuukautta, koskaan kuvittelematta, että työ- ja yksityiselämäämme vaikutettaisiin niin pitkään.
Pian kävi ilmi, että vaikka emme enää työskennelleet yhdessä toimistossa, tuottavuutemme ei yleisesti ottaen muuttunut, ja joillakin aloilla se jopa kasvoi. Joten aloimme tarkastella vaihtoehtoja, joilla voimme paremmin tukea henkilöstöämme työskentelemään kotoa käsin, ja tutkimme, miten voisimme yhdistää tämän toimistosta käsin työskentelyyn, kun tämä oli jälleen mahdollista.
Viisi askelta hybridityövisiomme kehittämiseen
Hybridityö antaa ihmisille mahdollisuuden valita, missä (ja milloin) he työskentelevät. Se on tällä hetkellä kuuma aihe, ja tarjolla on monia keskusteluja, artikkeleita ja asiantuntijaneuvoja siitä, miten hybridityökulttuuria voidaan kehittää ja mitä uusia työkaluja voidaan käyttää. Mutta onko kyse oikeasti työkaluista? Me Europeana-säätiössä ajattelemme, että kyse on ihmisistä. Tässä on lähestymistapa, jota olemme tähän mennessä noudattaneet hybridityöskentelyä koskevan visiomme kehittämiseksi. Voit seurata joitakin vaiheita.
1. Muodosta tiimi
Toukokuussa 2021 työryhmä, johon kuului kollegoja eri puolilta organisaatiota, ja ulkopuolinen konsultti, jolla oli asiantuntemusta organisaation kehittämisestä, tarkastelivat joitakin skenaarioita ja määrittivät arvoja, jotka tukisivat hybridityökulttuuriamme. Lähtökohtamme oli, että vuorovaikutuksemme eikä sijaintimme pitäisi olla kuljettajamme. Tavoitteenamme on terve hybridikulttuuri, joka sopii sekä kollegoidemme että organisaation tarpeisiin.
2. Päätä prosessistasi
Päätimme iteratiivisesta lähestymistavasta - pienistä konkreettisista toimista ja koko henkilöstön säännöllisestä päivittämisestä palautteen keräämiseksi käytettäväksi seuraavalla suunnittelukierroksella.
3. Ota kaikki mukaan organisaatioosi
Tärkeä osa prosessia oli kollegoiden osallistaminen ajatteluumme ja palautteen pyytäminen, jotta lopullinen visio heijastelisi heidän ideoitaan ja jotta kaikki voisivat tukea sitä. Tätä varten käytimme erilaisia verkkovuoropuhelun ja asynkronisen yhteistyön muotoja virtuaalisista koko henkilöstön tapaamisista kyselyihin, joissa käytettiin arvostavia kyselyjä ja annettiin kaikille mahdollisuus osallistua.
4. Määritä ajo-uskomuksesi
Tämä yhteistyö- ja iteratiivinen prosessi johti meidät määrittelemään elementit, joiden uskomme tukevan ja edistävän hybridityökulttuuriamme. Nämä ovat seuraavat: turvallisuus, sitoutuminen, luottamus, joustavuus, monimuotoisuus ja osallisuus.
5. Muotoile näkösi
Seuraavaksi käänsimme nämä uskomukset visioksi Europeana-säätiölle sopivasta hybridityökulttuurista.
Suunnittelemme hybridityökulttuuria, jossa opimme ja kehitymme yhdessä. Kulttuuri, joka perustuu luottamukseen ja itsenäisyyteen. Henkilökohtaiset saavutukset ja organisaation tehokkuus syntyvät tasapainosta ja joustavuudesta. Kun arvostamme aikaa kollegoidemme kanssa, henkilökohtaisesti ja verkossa, ja kun käytössä on käytännön ratkaisuja parempien työskentelytapojen tukemiseksi.
Mitä seuraavaksi?
Tämän vision toteuttamiseksi meidän on nyt tehtävä joitain muutoksia - päivittämällä politiikkojamme ja harkitsemalla käytäntöjämme uudelleen toimistomme uudelleen, jotta kun meidän on oltava yhdessä - tavataksemme, työskennelläksemme ja tehdäksemme yhteistyötä - meillä on tila, joka toimii tehokkaasti. Tietenkin opimme, kun menemme, ja kehitämme ja sopeudumme tarvittaessa. Painopisteemme on joustavan ja turvallisen ympäristön luomisessa – olipa se sitten toimistossa, kotona tai missä tahansa muualla, missä henkilöstön jäsen päättää työskennellä. Haluamme työntekijöidemme tietävän, että heihin luotetaan ja että he pystyvät tekemään omat valintansa omien tarpeidensa sekä tiiminsä ja laajemman organisaation tarpeiden perusteella.
Lue lisää Europeana-säätiön toiminnasta covid-19-pandemian aikana.