Zoals zoveel mensen over de hele wereld werden medewerkers van de Europeana Foundation vanaf maart 2020 gedwongen om vanuit huis te werken als gevolg van de COVID-19-pandemie. Op dat moment dachten we dat dit misschien een paar maanden zou duren, zonder ons voor te stellen dat ons werk- en privéleven voor zo'n lange periode zou worden beïnvloed.
Al snel werd duidelijk dat hoewel we niet langer samen werkten in een kantoor, onze productiviteit in het algemeen niet veranderde en op sommige gebieden zelfs toenam. Dus begonnen we te kijken naar mogelijkheden om onze medewerkers beter te ondersteunen om vanuit huis te werken, en onderzochten we hoe we dit konden combineren met werken vanuit kantoor wanneer dit opnieuw mogelijk was.
Vijf stappen om onze hybride werkvisie te ontwikkelen
Hybride werken stelt mensen in staat om te kiezen waar (en wanneer) ze werken. Het is een hot topic op dit moment, met veel discussies, artikelen en deskundig advies beschikbaar over hoe een hybride werkcultuur te ontwikkelen, en welke glimmende nieuwe tools te gebruiken. Maar gaat het echt om de tools? Bij de Europeana Foundation denken we dat het om de mensen gaat. Dit is de aanpak die we tot nu toe hebben gevolgd om onze visie op hybride werken te ontwikkelen, met enkele stappen die u kunt volgen.
1. Vorm een team
In mei 2021 kwam een werkgroep van collega’s uit de hele organisatie samen met een externe consultant met expertise op het gebied van organisatieontwikkeling om enkele scenario’s te bekijken en de waarden te identificeren die ten grondslag zouden liggen aan onze hybride werkcultuur. Ons uitgangspunt was dat onze interactie en niet onze locatie onze chauffeur zou moeten zijn. Ons doel - een gezonde hybride cultuur die past bij de behoeften van zowel onze collega's als de organisatie.
2. Bepaal uw proces
We hebben gekozen voor een iteratieve aanpak - het nemen van kleine concrete stappen en het regelmatig bijwerken van alle medewerkers om hun feedback te verzamelen voor gebruik in de volgende planningsronde.
3. Betrek iedereen in uw organisatie
Een belangrijk onderdeel van het proces was het betrekken van collega's bij ons denken en het vragen om feedback, zodat de uiteindelijke visie hun ideeën weerspiegelde en door iedereen kon worden ondersteund. Hiervoor hebben we gebruikgemaakt van verschillende vormen van online dialoog en asynchrone samenwerking, van virtuele “alle medewerkers”-vergaderingen tot enquêtes met waarderend onderzoek, waarbij iedereen de kans kreeg om deel te nemen.
4. Definieer uw rij-overtuigingen
Dit collaboratieve en iteratieve proces heeft ons ertoe gebracht de elementen te definiëren die volgens ons onze hybride werkcultuur zullen ondersteunen en stimuleren. Dit zijn: veiligheid, betrokkenheid, vertrouwen, flexibiliteit en diversiteit en inclusie.
5. Beschrijf uw visie
Vervolgens vertaalden we deze overtuigingen in een visie voor een hybride werkcultuur die past bij de Europeana Foundation.
We zien een hybride werkcultuur waarin we samen leren en ontwikkelen. Een cultuur die gebaseerd is op vertrouwen en autonomie. Waar persoonlijke prestaties en organisatorische effectiviteit voortkomen uit balans en flexibiliteit. Waar we tijd waarderen met onze collega's, persoonlijk en online, en waar praktische oplossingen voorhanden zijn om betere manieren van werken te ondersteunen.
Wat is de volgende stap?
Om deze visie in de praktijk te brengen, moeten we nu enkele veranderingen aanbrengen - van het bijwerken van ons beleid en het heroverwegen van onze praktijken tot het opnieuw configureren van ons kantoor, zodat wanneer we samen moeten zijn - om elkaar te ontmoeten, te werken en samen te werken - we een ruimte hebben die effectief werkt. Natuurlijk zullen we leren als we gaan, en ontwikkelen en aan te passen wanneer dat nodig is. Onze nadruk ligt op het creëren van een flexibele en veilige omgeving, of dat nu op kantoor, thuis of waar dan ook is. We willen dat onze medewerkers weten dat ze vertrouwd zijn en in staat zijn om hun eigen keuzes te maken, op basis van hun eigen behoeften, maar ook die van hun team en de bredere organisatie.
Lees meer over de werking van de Europeana Foundation tijdens de COVID-19-pandemie.