Όπως τόσοι πολλοί άνθρωποι σε όλο τον κόσμο, από τον Μάρτιο του 2020, το προσωπικό του Ιδρύματος Europeana αναγκάστηκε να εργαστεί από το σπίτι λόγω της πανδημίας COVID-19. Εκείνη την εποχή, σκεφτήκαμε ότι αυτό θα μπορούσε να είναι για μερικούς μήνες, χωρίς ποτέ να φανταστούμε ότι η επαγγελματική και η ιδιωτική μας ζωή θα επηρεάζονταν για τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα.
Σύντομα έγινε φανερό ότι, παρόλο που δεν συνεργαζόμασταν πλέον σε ένα γραφείο, η παραγωγικότητά μας γενικά δεν άλλαξε και σε ορισμένους τομείς μάλιστα αυξήθηκε. Έτσι, αρχίσαμε να εξετάζουμε επιλογές για την καλύτερη υποστήριξη του προσωπικού μας στην εργασία από το σπίτι και διερευνήσαμε πώς θα μπορούσαμε να το συνδυάσουμε με την εργασία από το γραφείο όταν αυτό ήταν και πάλι δυνατό.
Πέντε βήματα για την ανάπτυξη του υβριδικού μας οράματος εργασίας
Η υβριδική εργασία δίνει τη δυνατότητα στους ανθρώπους να επιλέξουν πού (και πότε) θα εργαστούν. Είναι ένα καυτό θέμα αυτή τη στιγμή, με πολλές συζητήσεις, άρθρα και συμβουλές εμπειρογνωμόνων που είναι διαθέσιμες σχετικά με τον τρόπο ανάπτυξης μιας υβριδικής εργασιακής κουλτούρας και τα λαμπερά νέα εργαλεία που πρέπει να χρησιμοποιηθούν. Αφορά όμως πραγματικά τα εργαλεία; Στο Europeana Foundation, πιστεύουμε ότι έχει να κάνει με τους ανθρώπους. Ακολουθεί η προσέγγιση που έχουμε υιοθετήσει μέχρι στιγμής για την ανάπτυξη του οράματός μας για την υβριδική εργασία, με ορισμένα βήματα που θα μπορούσατε να ακολουθήσετε.
1. Σχηματίστε μια ομάδα
Τον Μάιο του 2021 μια ομάδα εργασίας συναδέλφων από ολόκληρο τον οργανισμό συναντήθηκε με εξωτερικό σύμβουλο με εμπειρογνωσία στην οργανωτική ανάπτυξη για να εξετάσει ορισμένα σενάρια και να προσδιορίσει τις αξίες που θα στηρίξουν την υβριδική εργασιακή μας νοοτροπία. Το σημείο εκκίνησης μας ήταν ότι η αλληλεπίδρασή μας και όχι η τοποθεσία μας θα πρέπει να είναι ο οδηγός μας. Στόχος μας - μια υγιής υβριδική κουλτούρα που ταιριάζει στις ανάγκες τόσο των συναδέλφων μας όσο και του οργανισμού.
2. Αποφασίστε για τη διαδικασία σας
Αποφασίσαμε μια επαναληπτική προσέγγιση - λαμβάνοντας μικρά συγκεκριμένα βήματα και ενημερώνοντας όλο το προσωπικό σε τακτική βάση, προκειμένου να συγκεντρώσουμε τα σχόλιά τους για να τα χρησιμοποιήσουμε στον επόμενο γύρο σχεδιασμού.
3. Συμμετοχή όλων στην οργάνωσή σας
Ένα σημαντικό μέρος της διαδικασίας ήταν η συμμετοχή συναδέλφων στη σκέψη μας και το αίτημα για ανατροφοδότηση, έτσι ώστε το τελικό όραμα να αντικατοπτρίζει τις ιδέες τους και να μπορεί να υποστηριχθεί από όλους. Για τον σκοπό αυτό, χρησιμοποιήσαμε διάφορα είδη διαδικτυακού διαλόγου και ασύγχρονης συνεργασίας, από εικονικές συνεδριάσεις «όλων των υπαλλήλων» έως έρευνες που αξιοποιούν αξιόλογες έρευνες, δίνοντας σε όλους την ευκαιρία να συμμετάσχουν.
4. Καθορίστε τις οδηγικές σας πεποιθήσεις
Αυτή η συνεργατική και επαναληπτική διαδικασία μας οδήγησε να καθορίσουμε τα στοιχεία που πιστεύουμε ότι θα στηρίξουν και θα οδηγήσουν την υβριδική εργασιακή κουλτούρα μας. Πρόκειται για τα εξής: ασφάλεια, συμμετοχή, εμπιστοσύνη, ευελιξία, πολυμορφία και ένταξη.
5. Αρθρώστε το όραμά σας
Στη συνέχεια, μεταφράσαμε αυτές τις πεποιθήσεις σε ένα όραμα για μια υβριδική εργασιακή κουλτούρα που ταιριάζει στο Ίδρυμα Europeana.
Οραματιζόμαστε μια υβριδική εργασιακή κουλτούρα όπου μαθαίνουμε και αναπτύσσουμε μαζί. Μια κουλτούρα που βασίζεται στην εμπιστοσύνη και την αυτονομία. Όπου η προσωπική επιτυχία και η οργανωτική αποτελεσματικότητα προέρχονται από την ισορροπία και την ευελιξία. Όπου εκτιμούμε τον χρόνο με τους συναδέλφους μας, αυτοπροσώπως και διαδικτυακά, και όπου υπάρχουν πρακτικές λύσεις για την υποστήριξη καλύτερων τρόπων εργασίας.
Τι έπεται;
Για να εφαρμόσουμε αυτό το όραμα στην πράξη, πρέπει τώρα να κάνουμε κάποιες αλλαγές - από την επικαιροποίηση των πολιτικών μας και την επανεξέταση των πρακτικών μας έως την αναδιαμόρφωση του γραφείου μας, έτσι ώστε όταν χρειάζεται να είμαστε μαζί - να συναντηθούμε, να εργαστούμε και να συνεργαστούμε - να έχουμε έναν χώρο που λειτουργεί αποτελεσματικά. Φυσικά, θα μάθουμε καθώς πηγαίνουμε, και θα αναπτύξουμε και θα προσαρμοστούμε όταν είναι απαραίτητο. Δίνουμε έμφαση στη δημιουργία ενός ευέλικτου και ασφαλούς περιβάλλοντος —είτε στο γραφείο, είτε στο σπίτι είτε οπουδήποτε αλλού αποφασίσει ένα μέλος του προσωπικού ότι επιθυμεί να εργαστεί. Θέλουμε οι εργαζόμενοί μας να γνωρίζουν ότι είναι αξιόπιστοι και ικανοί να κάνουν τις δικές τους επιλογές, με βάση τις δικές τους ανάγκες, καθώς και εκείνες της ομάδας τους και του ευρύτερου οργανισμού.