De onderstaande veelgestelde vragen hebben betrekking op vragen met betrekking tot sleutelbegrippen in de richtlijn auteursrecht in de digitale eengemaakte markt (CDSM). Zij zijn ontwikkeld door leden van de Europeana Working Group on Out of Commerce Works.
Hoe worden “out of commerce”-werken gedefinieerd?
In de richtlijn worden werken die niet meer in de handel zijn, omschreven als alle soorten materialen die deel uitmaken van de permanente collecties van een instelling voor cultureel erfgoed en die niet meer in de handel zijn. In de richtlijn wordt verduidelijkt dat deze eigendom kunnen zijn of permanent kunnen worden gehouden, „bijvoorbeeld als gevolg van een eigendomsoverdracht of een licentieovereenkomst, wettelijke depositoverplichtingen of regelingen voor permanente bewaring”.
Met „buiten de handel” omvat de richtlijn materialen die nooit in de handel zijn geweest, zoals niet-gepubliceerde manuscripten, geluidsopnamen, foto’s, amateurfilms, persoonlijke correspondentie enz., en materialen die in de handel waren, maar dat niet meer zijn. Deze bepaling kan worden gedaan op het item als geheel, in plaats van door het controleren van elk mogelijk beschermd werk of materiaal in het item. Belangrijk is dat de richtlijn in dit verband een aantal preciseringen bevat, waaronder:
- Materialen die slechts in zeer beperkte mate in de handel zijn (bv. in tweedehandswinkels of de theoretische mogelijkheid om een licentie te verkrijgen) kunnen als niet in de handel verkrijgbaar worden beschouwd;
- Een artikel kan worden geacht niet meer in de handel te zijn, zelfs als er aanpassingen van het artikel (bv. vertalingen, afgeleide werken) in de handel beschikbaar zijn;
- Een artikel mag niet als niet-verhandeld worden beschouwd als een versie ervan (bv. volgende editie) nog steeds beschikbaar is in de handel.
De richtlijn sluit reeksen artikelen uit die voornamelijk bestaan uit materialen van buiten de Europese Unie.
Een meer gedetailleerd overzicht van deze voorwaarden is te vinden in deze presentatie op de datathon van EUIPO (dia's hier) en in de richtsnoeren van Communia, de Gids voor bibliotheken en bibliothekenverenigingen van EBLIDA, IFLA, LIBER en SPARC Europe en de IFRRO-gids.
Wat zijn cut-off dates?
Artikel 8 van de CDSM-richtlijn biedt de lidstaten de mogelijkheid om een sluitingsdatum vast te stellen. De richtlijn gaat niet nader in op hoe deze eruit zouden kunnen zien, maar deze moeten in het algemeen worden opgevat als data vóór welke bepaalde soorten materialen geacht worden niet meer in de handel te zijn. Afsluitingsdata vereenvoudigen de “vaststelling dat er geen handel meer is” die de instelling voor cultureel erfgoed moet doen door de noodzaak om een “redelijke inspanning” te leveren om vast te stellen dat materialen niet meer in de handel zijn, tot een minimum te beperken.
In de richtlijn wordt verduidelijkt dat dergelijke vereisten “niet verder [mogen] gaan dan wat noodzakelijk en redelijk is, en niet [mogen] beletten dat kan worden vastgesteld dat een geheel van werken of andere materialen niet meer in de handel is, wanneer redelijkerwijs kan worden aangenomen dat alle werken of andere materialen niet meer in de handel zijn”. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor gedrukte boeken waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat sommige in de handel zijn als de inspanning om een zoekopdracht uit te voeren redelijk is, bijvoorbeeld via geautomatiseerde processen bij het controleren van bepaalde databanken.
Hoewel sommige landen de sluitingsdata rechtstreeks via de omzettingstekst hebben erkend, overwegen sommige deze vast te stellen door middel van verdere regelgevingsmaatregelen, en andere, zoals Nederland, bespreken mogelijke opties via de dialogen met belanghebbenden om deze via memoranda van overeenstemming uit te voeren.
Wat zijn enkele voorbeelden van sluitingsdata die instellingen voor cultureel erfgoed zouden kunnen voorstellen om in hun land in te voeren?
Niet alle landen die de richtlijn hebben omgezet, hebben een uiterste datum vastgesteld, maar er zijn tot nu toe enkele voorbeelden en deze bestaan over het algemeen uit een van de volgende soorten:
- “statische datum”: een specifieke datum vóór welke bepaalde soorten werken geacht worden niet meer in de handel te zijn. De datum blijft altijd hetzelfde. Zo zijn in Hongarije literaire werken die voor het laatst in Hongarije zijn gepubliceerd op of vóór 31 augustus 1999 niet meer in de handel, tenzij het tegendeel wordt bewezen.
- “Een bewegende muur”: een aantal jaren vóór welke bepaalde soorten materialen geacht worden niet meer in de handel te zijn. De datum zal dus naarmate de jaren verstrijken, de deur openen naar meer materialen waarvan wordt aangenomen dat ze niet meer in de handel zijn. In Frankrijk worden bijvoorbeeld alle soorten materialen geacht niet meer in de handel te zijn als hun eerste publicatie of mededeling aan het publiek dertig jaar of langer oud is.
In tegenstelling tot de twee hierboven beschreven soorten sluitingsdata, waarin het vermoeden van niet-handelsstatus geldt, hebben sommige landen een “statische” datum vastgesteld waarna bepaalde soorten materialen worden geacht “in” de handel te zijn (“beperkt venster”). Zo worden alle boeken die minder dan 10 jaar voor een bepaalde datum zijn gepubliceerd, geacht in de handel te zijn, tenzij het tegendeel wordt bewezen.
Naast de hierboven genoemde “soorten” hebben de lidstaten verschillende specificaties ingevoerd. Het Hongaarse voorbeeld bevat bijvoorbeeld een verwijzing naar “laatst gepubliceerd” die een aanvullende controle voor die publicatiedatum vereist. Anderzijds verwijst Italië naar een sluitingsdatum die in de praktijk niet op een van de hierboven beschreven sluitingsdata lijkt, aangezien het veronderstelt dat materialen die gedurende ten minste tien jaar niet in commerciële kanalen beschikbaar zijn, niet meer in de handel zijn, wat in de praktijk nog steeds een vaststelling van niet in de handel zijnde materialen vereist.
Over het algemeen wordt een “bewegende muur” aanbevolen over een “statische datum”, aangezien, zoals hierboven beschreven, naarmate de tijd vordert, steeds meer materialen waarschijnlijk niet meer in de handel zullen zijn. Het gebruik van een specifieke datum levert slechts een eenmalig voordeel op voor de instelling voor cultureel erfgoed, terwijl een bewegende muur een terugkerend voordeel is.
Het is redelijk om te verwachten dat de duur van een sluitingsdatum wordt aangepast aan het soort werk, waarvan de aard de waarschijnlijkheid zal bepalen dat het vroeg of laat uit de handel is. De sluitingsdata van Estland zijn bijvoorbeeld bewegende muren van 50 jaar voor werken in het algemeen, 20 jaar voor seriële publicaties en vijf jaar voor “pamfletten”.
Wat is een "voldoende representatieve" collectieve beheerorganisatie? Welke criteria moeten worden gebruikt om een dergelijke vaststelling te doen?
Het bepalen wat wel en niet een voldoende representatieve collectieve beheerorganisatie is, is een cruciaal aspect. Wanneer er geen “voldoende representatieve” organisatie voor collectief beheer bestaat, kunnen instellingen voor cultureel erfgoed werken uit de handel online beschikbaar stellen op basis van een uitzondering op het auteursrecht. In plaats daarvan kunnen instellingen voor cultureel erfgoed, wanneer er een “voldoende representatieve” organisatie voor collectief beheer bestaat, werken die niet meer in de handel zijn alleen publiceren door een licentie te sluiten met een dergelijke organisatie.
Hoewel het aan elke lidstaat is om te definiëren wat “voldoende representatief” precies betekent, kunnen we uit de tekst van de richtlijn opmaken dat de organisatie voor collectief beheer een aanzienlijk aantal rechthebbenden in de relevante soorten werk moet vertegenwoordigen, dat dit moet worden bepaald op basis van haar mandaten en voor één, sommige of alle in de richtlijn genoemde rechten.
Om een dergelijke vaststelling op een eerlijke, transparante en onbetwistbare wijze te kunnen doen, is het van belang dat er duidelijke objectieve criteria worden vastgesteld op basis van toegankelijke informatie. Op die manier kan er sprake zijn van een gezamenlijke overeenkomst waarbij organisaties voor collectief beheer op die basis als representatief worden beschouwd, of beschikken instellingen voor cultureel erfgoed over voldoende informatie om die vaststelling zelf te doen en hebben zij een duidelijk inzicht in de situaties waarin zij moeten trachten een licentie te sluiten en de situaties waarin zij dat niet zouden moeten doen, zonder te worden geconfronteerd met enige juridische onzekerheid.
De kwestie van representativiteit is ook een belangrijk discussiepunt in het kader van door de overheid georganiseerde dialogen met belanghebbenden. In Nederland bijvoorbeeld voeren instellingen voor cultureel erfgoed aan dat indien er geen organisatie voor collectief beheer is die een instelling voor cultureel erfgoed in het algemeen zou benaderen om een licentie te verkrijgen voor werken die zich in de handel bevinden, de betrokken organisatie voor collectief beheer niet als voldoende representatief voor datzelfde soort werk moet worden beschouwd wanneer zij niet in de handel is. De LIBER Copyright & Legal Matters Working Group publiceerde een verklaring over niet-commerciële werken met het argument dat “LIBER ervan overtuigd is dat organisaties voor collectief beheer niet representatief zijn en niet mogen zijn voor de makers van werken die nooit in de handel zijn geweest en/of nooit bedoeld waren om in de handel te zijn”.
Hoe moeten instellingen voor cultureel erfgoed omgaan met situaties waarin meer dan één organisatie voor collectief beheer voldoende representatief zou kunnen zijn?
Krachtens de richtlijn staat het de lidstaten “vrij om specifieke regels vast te stellen die van toepassing zijn op gevallen waarin meer dan één organisatie voor collectief beheer representatief is voor de betrokken werken of andere materialen, waarbij bijvoorbeeld gezamenlijke licenties of een overeenkomst tussen de betrokken organisaties vereist zijn”. Er bestaat bezorgdheid over het feit dat als een instelling voor cultureel erfgoed voor dezelfde verzameling werken contact moet opnemen met meer dan één organisatie voor collectief beheer, dit het proces onnodig omslachtig zou maken.
Een aanpak die effectief heeft gewerkt, is waarbij één organisatie voor collectief beheer het contactpunt is en royalty’s zal herverdelen met de andere relevante organisaties voor collectief beheer, zodat instellingen voor cultureel erfgoed slechts één contactpunt hebben. In Duitsland hebben bijvoorbeeld de collectieve beheersorganisaties voor tekst (VG WORT) en beeldende kunst (VG BILD-KUNST) samengewerkt om de licentiëring van boeken en gedrukte werken te vergemakkelijken om ervoor te zorgen dat de volledige inhoud van een boek met tekst en illustraties in “één licentie” kan worden gecombineerd. In dit proces neemt VG WORT het „leidende deel” op zich door de facturering, technische taken en interne aangelegenheden tussen de AO’s over te nemen.
Moeten “gebruikelijke handelskanalen” worden gedefinieerd en zo ja, hoe en door wie?
Het gebrek aan commerciële beschikbaarheid van een artikel moet worden vastgesteld aan de hand van de controle van de „gebruikelijke handelskanalen”. Volgens artikel 8 van de richtlijn „wordt een werk [...] geacht niet meer in de handel te zijn wanneer te goeder trouw kan worden aangenomen dat het niet via de gebruikelijke handelskanalen voor het publiek beschikbaar is, nadat een redelijke inspanning is geleverd om te bepalen of het voor het publiek beschikbaar is”.
De richtlijn bevat geen definitie of lijst van kanalen, maar bepaalt wel dat “gebruikelijke kanalen” rekening moeten houden met “de kenmerken van een bepaald werk”. Hoewel we aanbevelen dat als er kanalen van handel worden geïdentificeerd als relevant, deze niet worden vastgesteld als verplicht, maar als goede praktijk, om te voorkomen dat een situatie wordt bereikt die vergelijkbaar is met die van de uitzondering voor verweesde werken. Zoals beschreven in de vraag „Hoe worden werken die niet meer in de handel zijn” gedefinieerd, mogen tweedehandswinkels niet als een gebruikelijk handelskanaal worden beschouwd.
Voor boeken kan een databank voor gedrukte boeken, met name met behulp van ISBN-nummers, worden beschouwd als een redelijke bron om te controleren, hoewel vroege werken die niet waren gecatalogiseerd, worden weggelaten.
Voor geluidsopnamen kunnen Spotify, Deezer en YouTube een optie zijn, en voor audiovisuele of filmwerken, Netflix en soortgelijke platforms, evenals lokale streamingplatforms. Om deze zoektocht echter zo min mogelijk te belasten, moet een bron idealiter open, vrij te gebruiken en machineleesbaar zijn om als een geschikte optie te worden beschouwd, wat helaas niet het geval is voor streamingplatforms.
Met betrekking tot andere soorten werken: ISSN-nummers kunnen worden gecontroleerd voor tijdschriften, ISMN voor bladmuziek en ISTC voor tekstuele werken, evenals ISNI. Op het gebied van beeldende kunst kunnen ook beeldbibliotheken, organisaties voor collectief beeldbeheer en catalogi van veilinghuizen worden geraadpleegd. De catalogi van de organisatie voor collectief beheer kunnen ook helpen wanneer zij informatie bevatten over wanneer werken in de gebruikelijke kanalen zijn gebruikt.
Hoe moeten “werken die deel uitmaken van werken” worden behandeld wanneer wordt bepaald of een (hoofd)werk niet meer in de handel is?
De richtlijn bepaalt duidelijk dat de vraag of een werk niet meer in de handel is, moet worden beoordeeld op basis van het „werk in zijn geheel”. Dit is een cruciaal concept dat helpt voorkomen dat de vaststelling van de “status van niet-handel” te belastend zou zijn.
Bijgevolg zou het in beginsel niet nodig zijn om na te gaan of foto’s in een krant of muziek in bijvoorbeeld een film niet in de handel zijn. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin de instelling voor cultureel erfgoed “gemakkelijk beschikbare informatie” heeft over een werk dat deel uitmaakt van het “hoofdwerk” dat in de handel is. Als dit het geval is, kan de instelling voor cultureel erfgoed overwegen om de status van de werken in het (hoofd)werk te bekijken. Dit zolang het proces niet onredelijk belastend of disproportioneel wordt.
Het begrip „werk in zijn geheel” wordt in de richtlijn gebruikt om te verwijzen naar de vaststelling van de „status van niet in de handel zijnde onderneming”. Het is onduidelijk of dit begrip ook in andere omstandigheden van toepassing is: bijvoorbeeld als een auteur van een “werk dat deel uitmaakt van een werk” besluit zich af te melden.
Bovendien kan het begrip „hoofdwerk” van geval tot geval enige aandacht vergen. Het kan bijvoorbeeld twijfelachtig zijn om een “verzameling gedichten” als het “hoofdwerk” te beschouwen, wat leidt tot een situatie waarin de commerciële beschikbaarheid van de onderliggende gedichten wordt genegeerd, zelfs als ze in het verleden mogelijk ook afzonderlijk zijn gepubliceerd en op zich als een “hoofdwerk” kunnen worden beschouwd. De individuele gedichten kunnen in de handel zijn, ook al is de compilatie dat niet (en omgekeerd). Instellingen voor cultureel erfgoed moeten alles in het werk stellen en te goeder trouw handelen wanneer zij deze analyses per geval uitvoeren.
Waar kunnen materialen die worden gebruikt in het kader van de bepalingen inzake werken die niet meer in de handel zijn, worden getoond?
De richtlijn bepaalt dat niet-commerciële materialen via niet-commerciële websites kunnen worden gedeeld, ongeacht of ze online beschikbaar worden gesteld onder de voorwaarden van de licentie of onder de uitzondering. De richtlijn stelt geen beperkingen aan het feit dat de website die van de instellingen voor cultureel erfgoed moet zijn: het is dus mogelijk om het materiaal weer te geven op een website van derden, zoals die van een aggregator, zolang het niet-commercieel is. In bepaalde lidstaten kunnen door middel van de omzettingswetgeving meer toegeeflijke benaderingen worden ingevoerd.
Volgens de richtlijn kunnen instellingen voor cultureel erfgoed het materiaal legaal delen in de hele Europese Unie. Bij het gebruik van de materialen die onder de uitzondering vallen, garandeert een specifieke dwingende bepaling dat dit het geval is, en dit door een juridische “fictie” te creëren volgens welke elk gebruik van materialen die niet meer in de handel zijn, moet worden opgevat als plaatsvindend in de lidstaat waar de instelling voor cultureel erfgoed is gevestigd. Wanneer de materialen onder de licentie worden gebruikt, moet de licentie kunnen worden gebruikt in elke lidstaat van de Europese Unie, maar niet buiten de EU, waar de werken mogelijk nog in de handel zijn en waar de EU-wetgeving niet bevoegd is.
Deze FAQ's zijn ontwikkeld door leden van de Europeana Working Group on Out of Commerce Works. Ze werden voor het eerst gepubliceerd in september 2022. Het doel van de werkgroep is om deze vragen en aanbevelingen in de antwoorden voortdurend te evalueren. Voor opmerkingen of suggesties kunt u contact opnemen met [email protected].
De informatie in de FAQ's mag niet worden gebruikt als professioneel of juridisch advies (als u specifiek advies nodig hebt, raden we u aan een voldoende gekwalificeerde professional te raadplegen).
Afwijzing van aansprakelijkheid: De International Federation of Reproduction Rights Organisations IFRRO is een actief lid van de werkgroep Europeana Out of Commerce Works, heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de discussies, onder meer voor de ontwikkeling van deze FAQ's, en werkt nauw samen met Europeana om binnen hun respectieve leden het bewustzijn over werken die niet in de handel zijn, te vergroten. Er zijn echter meningsverschillen over een deel van de inhoud, waaronder bepaalde belangenbehartiging en beleidsaanbevelingen die in de veelgestelde vragen worden beschreven.