Det har varit roligt att testa, misslyckas, lära sig och förbättra digitala evenemang, och vi vill gärna dela med oss av våra kunskaper och erfarenheter till dig. Vi har tagit fram Europeana-guidenför anordnande av onlineevenemangoch vi har spelat in ett webbseminarium om vad vi hittills har lärt oss.
Europeana-guide för anordnande av onlineevenemang
Detta dokument är ett pågående arbete. Den håller på att utformas så att vi har en uppsättning användbara och användbara riktlinjer för digitala evenemang som anordnas av Europeana eller i samarbete med Europeana.
Fantastiskt webinar från @Europeanaeu Communicators om att köra webinars och lärdomar hittills. Om någon behöver en praktisk guide för att köra online-evenemang, är det här ett bra arbete på gång: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturefromhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7 juli 2020
Guiden tar dig igenom alla beslut du måste fatta för att anordna och leverera ett onlineevenemang, t.ex. ett webbseminarium eller en workshop, från att tänka på vad du vill uppnå och vilken plattform du ska använda, till hur du utvecklar din kommunikationsplan och stöder dina presentatörer.
Den här praktiska guiden innehåller också planeringsmallar som hjälper dig med varje steg - inklusive en planeringskalender, åtgärdstabell, roller och ansvarsområden, presentatörskort, exempelundersökning och körordning och nödprotokoll för när saker går fel.
Tänk bakåt!
För att ge dig en smakprov på vår guide, här är vår evenemangschef Gina van der Lindens bästa tips...
Vi anser att det bästa sättet att organisera ett evenemang är att börja med att tänka på vilken typ av upplevelse du vill erbjuda och vad det är du vill att dina deltagare ska ta bort från evenemanget.
När detta är klart kan du börja skapa en lista där du penna ner vad som behövs för att nå det målet.
En skräddarsydd evenemangsplan
Ett bra organiserande team
Ett format (workshop/webinar/panelsession)
Verktyget som passar dina behov
En tidsplan för kommunikationen
Utarbetande av en plan: Skriv ner varje steg, även om det inte verkar viktigt. Det innebär att du måste titta på evenemanget ur en talares, en kollegas, en arrangörs och en deltagares perspektiv!
Ditt team: Bygg ett team och se till att du väljer personer som äger de färdigheter du behöver för att organisera ett fantastiskt evenemang. Respektera varandra, lyssna och ha så många möten som behövs för att bygga förtroende som i slutändan kommer att resultera i ett starkt och gediget team.
Format och verktyg: Inte alla online-möten är desamma eller delar samma mål. Välj ett format och ett verktyg som passar dina behov bäst. Viktigast här är hur många människor du förväntar dig och hur interaktivt du vill att ditt möte ska vara. Vårt flödesschema kan vara användbart när du fattar detta beslut.
Meddelande: Lägg ut ditt event där! Om människor inte vet vad du organiserar kommer de inte att kunna närvara.
Var inte rädd för att göra ett misstag, vi är mänskliga, det är bara vad vi gör en gång i taget - och du kan höra mer om våra misstag i ...
Löpande webbseminarier: vad vi har lärt oss hittills
I det här webbseminariet, som modereras av Europeana Communicators medordförande Susan Hazan, pratade vi med några av människorna bakom de onlineevenemang som Europeana och ENA-samhällena har lett under de senaste månaderna.
Panelen diskuterade hur man kan uppmuntra människor att interagera i ett webbseminarium, hur man mäter effekterna av digitala evenemang och vilka problem vi har stött på hittills – och hur man hanterar dem.
Jag kommer att fortsätta raving om det webinariet. Använde QR-koder för att dela material och ett interaktivt frågeformulär som var riktigt imponerande. Jag rekommenderar det till alla som tycker att de behöver lära sig eller köra ett möte online. #europeanagemenskaper
— Kanel Stephens (@Artantiq) 7 juli 2020