Szórakoztató volt kipróbálni, elbukni, tanulni és javítani a futó digitális eseményeket, és szeretnénk megosztani Önnel tudásunkat és tapasztalatainkat. Létrehoztuk az Europeanaonline rendezvények szervezésére vonatkozó útmutatóját,és webináriumot készítettünk arról, hogy mit tanultunk eddig.
Europeana útmutató online rendezvények szervezéséhez
Ez a dokumentum folyamatban lévő munka. Úgy alakítottuk ki, hogy hasznos és használható iránymutatások álljanak rendelkezésünkre az Europeana által vagy az Europeanával együttműködésben szervezett digitális rendezvényekhez.
Az @Europeanaeu Communicators fantasztikus webináriuma webináriumok lebonyolításáról és az eddig levont tanulságokról. Ha bárkinek szüksége van egy praktikus útmutatóra az online események futtatásához, ez egy nagyszerű munka folyamatban: https://t.co/TiqckLzahU #európai közösségek #kultúraotthonról
— Lisa Randisi (@LisaRandisi), 2020. július 7.
Az útmutató végigvezeti Önt az online rendezvények – például webináriumok vagy workshopok – megszervezéséhez és lebonyolításához szükséges valamennyi döntésen, kezdve attól, hogy átgondolja, mit szeretne elérni és milyen platformot használjon, egészen addig, hogy hogyan alakítsa ki kommunikációs tervét, és hogyan támogassa előadóit.
Ez a gyakorlati útmutató tervezési sablonokat is tartalmaz, amelyek segítenek az egyes lépésekben - beleértve a tervezési naptárat, a cselekvési táblázatot, a szerepeket és felelősségi köröket, az előadói rövidítést, a példafelmérést és a futási sorrendet, valamint a vészhelyzeti protokollokat, amikor a dolgok rosszul mennek.
Gondolkodj visszafelé!
Íme Gina van der Linden rendezvényvezetőnk legfontosabb tippjei...
Úgy véljük, hogy a rendezvény megszervezésének legjobb módja az, ha elgondolkodunk azon, hogy milyen élményt szeretne nyújtani, és mit szeretne a résztvevőktől elvenni az eseményről.
Ha ez világos, akkor elkezdhet létrehozni egy listát, ahol ceruzával leírja, hogy mi szükséges ahhoz, hogy elérje ezt a célt.
Személyre szabott rendezvényterv
Nagyszerű szervező csapat
Formátum (műhelytalálkozó/webinárium/panelülés)
Az Ön igényeinek megfelelő eszköz
Kommunikációs ütemterv
Terv kidolgozása: Írjon le minden egyes lépést, még akkor is, ha nem tűnik fontosnak. Ez azt jelenti, hogy az eseményt egy előadó, egy kolléga, egy szervező és egy résztvevő szemszögéből kell szemlélnie!
Az Ön csapata: Építs egy csapatot, és győződj meg róla, hogy olyan embereket választasz, akik rendelkeznek a csodálatos esemény megszervezéséhez szükséges készségekkel. Tiszteletben tartják egymást, meghallgatják és annyi találkozót tartanak, amennyire szükség van a bizalom kiépítéséhez, ami végül erős és szilárd csapatot eredményez.
Formátum és eszköz: Nem minden online találkozó egyforma vagy ugyanazt a célt szolgálja. Válasszon olyan formátumot és eszközt, amely a legjobban megfelel az Ön igényeinek. A legfontosabb itt az, hogy hány embert vársz, és milyen interaktív legyen a találkozó. A folyamatábránk hasznos lehet, amikor meghozzuk ezt a döntést.
Kommunikáció: Tegye ki az eseményt! Ha az emberek nincsenek tisztában azzal, hogy Ön mit szervez, nem tudnak részt venni a rendezvényen.
Ne félj hibázni, emberek vagyunk, ez az, amit egyszer-egyszer csinálunk - és többet hallhatsz a hibáinkról...
Webináriumok szervezése: mit tanultunk eddig?
Ezen a webináriumon, amelyet Susan Hazan, az Europeana kommunikátorainak társelnöke moderált, az Europeana és az ENA közösségei által az elmúlt hónapokban vezetett online események mögött álló emberekkel beszélgettünk.
A vitafórum megvitatta, hogy miként lehetne ösztönözni az embereket arra, hogy webináriumon vegyenek részt, hogyan lehet mérni a digitális események hatását, és milyen problémákkal szembesültünk eddig – és hogyan lehet kezelni őket.
Folyton arról a webináriumról röhögök. QR-kódokat használt anyagok és egy interaktív kérdőív megosztására, ami igazán lenyűgöző volt. Nagyon ajánlom mindenkinek, aki úgy találja, hogy online találkozót kell tanítania vagy futtatnia. #európai közösségek
— Cinnamon Stephens (@Artantiq), 2020. július 7.