Ce fut une expérience amusante de tester, d’échouer, d’apprendre et d’améliorer la gestion d’événements numériques. Nous serions ravis de partager nos connaissances et nos expériences avec vous. Nous avons créé le «guideEuropeana pour l’organisation d’événements en ligne»et nous avons enregistré un webinaire sur ce que nous avons appris jusqu’à présent.
Europeana guide pour l'organisation d'événements en ligne
Ce document est un travail en cours. Il est conçu de manière à disposer d’un ensemble de lignes directrices utiles et utilisables pour les événements numériques organisés par Europeana ou en coopération avec Europeana.
Fantastique webinaire de @Europeanaeu Communicators sur l’organisation de webinaires et les enseignements tirés jusqu’à présent. Si quelqu'un a besoin d'un guide pratique pour organiser des événements en ligne, celui-ci est un excellent travail en cours: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturefromhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7 juillet 2020
Le guide vous guide à travers toutes les décisions que vous devrez prendre pour organiser et organiser un événement en ligne tel qu’un webinaire ou un atelier, de la réflexion sur ce que vous voulez réaliser et sur la plateforme à utiliser, à la manière d’élaborer votre plan de communication et de soutenir vos présentateurs.
Ce guide pratique fournit également des modèles de planification pour vous aider à chaque étape - y compris un calendrier de planification, une table d'action, des rôles et des responsabilités, un brief de présentateur, un exemple d'enquête et d'ordre de fonctionnement, et des protocoles d'urgence pour quand les choses vont mal.
Réfléchissez à l'envers!
Pour vous donner un avant-goût de notre guide, voici les meilleurs conseils de notre responsable événementielle Gina van der Linden...
Nous pensons que la meilleure façon d'organiser un événement est de commencer par réfléchir au type d'expérience que vous souhaitez offrir et à ce que vous souhaitez que vos participants retirent de l'événement.
Une fois que cela est clair, vous pouvez commencer à créer une liste où vous crayon vers le bas ce qui est nécessaire pour atteindre cet objectif.
Un plan d'événement sur mesure
Une grande équipe d'organisation
Un format (atelier/webinaire/séance de panel)
L'outil qui correspond à vos besoins
Un calendrier de communication
Élaboration d'un plan: Écrivez chaque pas vers le bas, même si cela ne semble pas important. Cela signifie que vous devez regarder l'événement du point de vue d'un orateur, d'un collègue, d'un organisateur et d'un participant!
Votre équipe: Construisez une équipe et assurez-vous de choisir des personnes qui possèdent les compétences dont vous avez besoin pour organiser un événement incroyable. Respectez-vous les uns les autres, écoutez et organisez autant de réunions que nécessaire pour construire la confiance qui, à la fin, se traduira par une équipe forte et solide.
Format et outil: Toutes les réunions en ligne ne sont pas identiques ou ne partagent pas le même objectif. Choisissez un format et un outil qui correspondent le mieux à vos besoins. Le plus important ici est le nombre de personnes que vous attendez et à quel point vous voulez que votre réunion soit interactive. Notre organigramme peut être utile lors de la prise de cette décision.
Communication: Mettez votre événement là-bas! Si les gens ne savent pas ce que vous organisez, ils ne pourront pas y assister.
N'ayez pas peur de faire une erreur, nous sommes humains, c'est juste ce que nous faisons de temps en temps - et vous pouvez en entendre plus sur nos erreurs dans...
Organisation de webinaires: ce que nous avons appris jusqu’à présent
Dans ce webinaire, animé par Susan Hazan, coprésidente d'Europeana Communicators, nous avons parlé à certaines des personnes à l'origine des événements en ligne qu'Europeana et les communautés ENA ont dirigés au cours des derniers mois.
Le panel a discuté de la manière d’encourager les personnes à interagir lors d’un webinaire, de la manière de mesurer l’impact des événements numériques et des problèmes que nous avons rencontrés jusqu’à présent, ainsi que de la manière de les traiter.
Je vais continuer à délirer à propos de ce webinaire. Nous avons utilisé des codes QR pour partager du matériel et un questionnaire interactif qui était vraiment impressionnant. Je le recommande vivement à tous ceux qui ont besoin d'enseigner ou de tenir une réunion en ligne. #europeanacommunities
— Cinnamon Stephens (@Artantiq) 7 juillet 2020