Det har været en sjov tur at teste, fejle, lære og forbedre afviklingen af digitale arrangementer, og vi vil meget gerne dele vores viden og erfaringer med dig. Vi har udarbejdet Europeana-vejledningenom tilrettelæggelse af onlinearrangementer,og vi har optaget et webinar om, hvad vi hidtil har lært.
Europeana-vejledning om tilrettelæggelse af onlinearrangementer
Dette dokument er et igangværende arbejde. Den udformes således, at vi har et sæt nyttige og brugbare retningslinjer for digitale arrangementer, der organiseres af Europeana eller i samarbejde med Europeana.
Fantastisk webinar fra @Europeanaeu Communicators om afholdelse af webinarer og hidtil indhøstede erfaringer. Hvis nogen har brug for en praktisk vejledning til at køre online-begivenheder, er denne et stort arbejde i gang: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturefromhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7. juli 2020
Vejledningen gennemgår alle de beslutninger, du skal træffe for at tilrettelægge og afholde et onlinearrangement som f.eks. et webinar eller en workshop, lige fra at tænke over, hvad du vil opnå, og hvilken platform du skal bruge, til hvordan du udvikler din kommunikationsplan og støtter dine oplægsholdere.
Denne praktiske vejledning indeholder også planlægningsskabeloner til at hjælpe dig med hvert trin - herunder en planlægningskalender, handlingstabel, roller og ansvarsområder, præsentationsbriefing, eksempelundersøgelse og kørerækkefølge og nødprotokoller til, når tingene går galt.
Tænk baglæns!
For at give dig en smagsprøve på vores guide er her vores eventmanager Gina van der Lindens bedste tips...
Vi føler, at den bedste måde at organisere enhver begivenhed på er at starte med at tænke på den slags oplevelse, du gerne vil tilbyde, og hvad det er, du gerne vil have dine deltagere til at tage væk fra arrangementet.
Når dette er klart, kan du begynde at oprette en liste, hvor du blyant ned, hvad der er nødvendigt for at nå dette mål.
En skræddersyet eventplan
Et godt organiserende team
Et format (workshop/webinar/panelsession)
Værktøjet, der passer til dine behov
En kommunikationsplan
Udarbejdelse af en plan: Skriv hvert trin ned, selvom det ikke synes vigtigt. Det betyder, at du skal se på arrangementet fra en talers, en kollegas, en arrangørs og en deltagers perspektiv!
Dit hold: Byg et team og sørg for at vælge folk, der ejer de færdigheder, du har brug for til at organisere en fantastisk begivenhed. Respektere hinanden, lytte og have så mange møder som nødvendigt for at opbygge tillid, som i sidste ende vil resultere i et stærkt og solidt team.
Format og værktøj: Ikke alle onlinemøder er ens eller har samme mål. Vælg et format og et værktøj, der passer bedst til dine behov. Vigtigst her er mængden af mennesker, du forventer, og hvor interaktivt du vil have dit møde til at være. Vores flowchart kan komme til nytte, når du træffer denne beslutning.
Meddelelse: Sæt dit event derude! Hvis folk ikke ved, hvad du organiserer, kan de ikke deltage.
Vær ikke bange for at lave en fejl, vi er mennesker, det er bare det, vi gør en gang imellem - og du kan høre mere om vores fejl i...
Løbende webinarer: hvad vi har lært indtil videre
I dette webinar, der ledes af Europeana Communicators' medformand Susan Hazan, talte vi med nogle af folkene bag de onlinearrangementer, som Europeana og ENA-fællesskaberne har stået i spidsen for i de seneste måneder.
Panelet drøftede, hvordan man kan tilskynde folk til at interagere på et webinar, hvordan man kan måle virkningen af digitale arrangementer, og hvilke problemer vi hidtil er stødt på – og hvordan man kan håndtere dem.
Jeg bliver ved med at snakke om webinaret. Brugt QR-koder til at dele materialer og et interaktivt spørgeskema, der var virkelig imponerende. Jeg kan varmt anbefale det til alle, der finder sig selv behov for at undervise eller køre et møde online. #europeanafællesskaber
— Kanel Stephens (@Artantiq) 7. juli 2020