È stata una corsa divertente per testare, fallire, imparare e migliorare la gestione di eventi digitali e ci piacerebbe condividere le nostre conoscenze ed esperienze con voi. Abbiamo creato la "Guidaeuropea all'organizzazione di eventi online"e abbiamo registrato un webinar su ciò che abbiamo appreso finora.
Europeana guida all'organizzazione di eventi online
Questo documento è un work-in-progress. È stato concepito in modo da disporre di una serie di orientamenti utili e utilizzabili per gli eventi digitali organizzati da Europeana o in collaborazione con Europeana.
Fantastico webinar di @Europeanaeu Communicators sulla gestione di webinar e lezioni apprese finora. Se qualcuno ha bisogno di una guida pratica per la gestione di eventi online, questo è un grande work in progress: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturada casa
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7 luglio 2020
La guida ti guida attraverso tutte le decisioni che dovrai prendere per organizzare e realizzare un evento online come un webinar o un seminario, dal pensare a cosa vuoi ottenere e quale piattaforma utilizzare, a come sviluppare il tuo piano di comunicazione e sostenere i tuoi relatori.
Questa guida pratica fornisce anche modelli di pianificazione per aiutarti in ogni fase, tra cui un calendario di pianificazione, una tabella delle azioni, ruoli e responsabilità, brief del relatore, esempio di indagine e ordine di esecuzione e protocolli di emergenza per quando le cose vanno male.
Pensate all'indietro!
Per darvi un assaggio della nostra guida, ecco i migliori consigli della nostra event manager Gina van der Linden...
Riteniamo che il modo migliore per organizzare qualsiasi evento sia iniziare pensando al tipo di esperienza che vorresti offrire e a cosa vorresti che i tuoi partecipanti portassero via dall'evento.
Una volta che questo è chiaro, è possibile iniziare a creare un elenco in cui si matita giù ciò che è necessario per raggiungere tale obiettivo.
Un piano eventi su misura
Un grande team organizzativo
Un formato (workshop/webinar/sessione panel)
Lo strumento che si adatta alle tue esigenze
Un calendario delle comunicazioni
Elaborazione di un piano: Scrivi ogni singolo passo, anche se non sembra importante. Ciò significa che è necessario guardare l'evento dal punto di vista di un oratore, un collega, un organizzatore e un partecipante!
La tua squadra: Costruisci una squadra e assicurati di scegliere persone che possiedano le competenze necessarie per organizzare un evento straordinario. Rispettare l'altro, ascoltare e avere tutte le riunioni necessarie per costruire la fiducia che alla fine si tradurrà in una squadra forte e solida.
Formato e strumento: Non tutte le riunioni online sono uguali o condividono lo stesso obiettivo. Scegli un formato e uno strumento che si adatti meglio alle tue esigenze. La cosa più importante qui è la quantità di persone che ti aspetti e quanto interattivo vuoi che il tuo incontro sia. Il nostro diagramma di flusso può tornare utile quando si prende questa decisione.
Comunicazione: Metti il tuo evento là fuori! Se le persone non sono a conoscenza di ciò che stai organizzando, non saranno in grado di partecipare.
Non abbiate paura di commettere un errore, siamo umani, è proprio quello che facciamo una volta ogni tanto - e si può sentire di più sui nostri errori in ...
Realizzazione di webinar: Cosa abbiamo imparato finora
In questo webinar, moderato dalla co-presidente di Europeana Communicators Susan Hazan, abbiamo parlato con alcune delle persone dietro gli eventi online che Europeana e le comunità ENA hanno guidato negli ultimi mesi.
Il panel ha discusso di come incoraggiare le persone a interagire in un webinar, come misurare l'impatto degli eventi digitali e quali problemi abbiamo incontrato finora e come affrontarli.
Continueremo a entusiasmare per quel webinar. Ha usato i codici QR per condividere i materiali e un questionario interattivo che è stato davvero impressionante. Lo consiglio vivamente a chiunque si trovi a dover insegnare o organizzare una riunione online. #europeanacommunities
— Cinnamon Stephens (@Artantiq) 7 luglio 2020