Tem sido uma viagem divertida para testar, falhar, aprender e melhorar a organização de eventos digitais e gostaríamos de partilhar os nossos conhecimentos e experiências consigo. Criámos o «GuiaEuropeana para a organização de eventos em linha»e gravámos um webinário sobre o que aprendemos até à data.
Guia da Europeana para a organização de eventos em linha
Este documento é um trabalho em andamento. Está a ser concebido de modo a dispormos de um conjunto de orientações úteis e utilizáveis para eventos digitais organizados pela Europeana ou em cooperação com a Europeana.
Webinário fantástico da @Europeanaeu Communicators sobre a realização de webinários e as lições aprendidas até à data. Se alguém precisar de um guia prático para a realização de eventos online, este é um excelente trabalho em andamento: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturefromhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7 de julho de 2020
O guia mostra-lhe todas as decisões que terá de tomar para organizar e realizar um evento em linha, como um webinário ou um seminário, desde a reflexão sobre o que pretende alcançar e que plataforma utilizar, até à forma de desenvolver o seu plano de comunicação e apoiar os seus apresentadores.
Este guia prático também fornece modelos de planeamento para o ajudar em cada passo - incluindo um calendário de planeamento, tabela de ação, funções e responsabilidades, resumo do apresentador, exemplo de inquérito e ordem de execução e protocolos de emergência para quando as coisas dão errado.
Pensem ao contrário!
Para lhe dar uma amostra do nosso guia, aqui estão as principais dicas da nossa gestora de eventos Gina van der Linden...
Sentimos que a melhor forma de organizar qualquer evento é começar por pensar no tipo de experiência que gostaria de oferecer e no que gostaria que os seus participantes retirassem do evento.
Uma vez que isto esteja claro, pode começar a criar uma lista onde descreva o que é necessário para atingir esse objetivo.
Um plano de eventos à medida
Uma grande equipa organizadora
Formato (sessão de trabalho/webinar/painel)
A ferramenta que se adapta às suas necessidades
Um calendário de comunicação
Elaboração de um plano: Escreva cada passo para baixo, mesmo que não pareça importante. Isto significa que tem de olhar para o evento do ponto de vista de um orador, de um colega, de um organizador e de um participante!
A sua equipa: Construa uma equipa e certifique-se de escolher pessoas que possuam as competências necessárias para organizar um evento incrível. Respeitem-se, ouçam e tenham quantas reuniões forem necessárias para construir confiança que no final resultará numa equipa forte e sólida.
Formato e ferramenta: Nem todas as reuniões online são iguais ou partilham o mesmo objetivo. Escolhe um formato e uma ferramenta que melhor se adaptem às tuas necessidades. O mais importante aqui é a quantidade de pessoas que espera e o quão interativo quer que a sua reunião seja. O nosso fluxograma pode ser útil ao tomar esta decisão.
Comunicação: Põe o teu evento lá fora! Se as pessoas não souberem o que está a organizar, não poderão participar.
Não tenhas medo de cometer um erro, somos humanos, é o que fazemos de vez em quando - e podes ouvir mais sobre os nossos erros em...
Realização de webinários: o que aprendemos até à data
Neste webinário, moderado pela copresidente da Europeana Communicators, Susan Hazan, falámos com algumas das pessoas por detrás dos eventos em linha que a Europeana e as comunidades ENA lideraram nos últimos meses.
O painel debateu a forma de incentivar as pessoas a interagirem num webinário, a forma de medir o impacto dos eventos digitais e os problemas com que nos deparámos até à data, bem como a forma de os resolver.
Vou continuar a delirar com esse webinar. Utilizou códigos QR para partilhar materiais e um questionário interativo que foi realmente impressionante. Recomendo-o vivamente a qualquer pessoa que se encontre a precisar de ensinar ou gerir uma reunião online. #europeanascomunidades
— Cinnamon Stephens (@Artantiq) 7 de julho de 2020