Ha sido un viaje divertido para probar, fallar, aprender y mejorar la ejecución de eventos digitales y nos encantaría compartir nuestros conocimientos y experiencias con usted. Hemos creado la «Guíade Europeana para la organización de eventos en línea»y hemos grabado un seminario web sobre lo que hemos aprendido hasta ahora.
Guía de Europeana para la organización de eventos en línea
Este documento es un trabajo en curso. Se está diseñando para que tengamos un conjunto de directrices útiles y utilizables para los eventos digitales organizados por Europeana u organizados en cooperación con Europeana.
Fantástico seminario web de @Europeanaeu Communicators sobre la ejecución de seminarios web y las lecciones aprendidas hasta ahora. Si alguien necesita una guía práctica para ejecutar eventos en línea, este es un gran trabajo en progreso: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturefromhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7 de julio de 2020
La guía te lleva a través de todas las decisiones que deberás tomar para organizar y ofrecer un evento en línea, como un seminario web o un taller, desde pensar en lo que quieres lograr y qué plataforma utilizar, hasta cómo desarrollar tu plan de comunicación y apoyar a tus presentadores.
Esta guía práctica también proporciona plantillas de planificación para ayudarlo con cada paso, incluido un calendario de planificación, una tabla de acción, roles y responsabilidades, resumen del presentador, encuesta de ejemplo y orden de ejecución, y protocolos de emergencia para cuando las cosas salen mal.
¡Piensa al revés!
Para hacerte una idea de nuestra guía, aquí tienes los mejores consejos de nuestra directora de eventos, Gina van der Linden...
Creemos que la mejor manera de organizar cualquier evento es comenzar pensando en el tipo de experiencia que le gustaría ofrecer y qué es lo que le gustaría que sus participantes se llevaran del evento.
Una vez que esto esté claro, puede comenzar a crear una lista donde apunte lo que se necesita para alcanzar ese objetivo.
Un plan de eventos a medida
Un gran equipo organizador
Un formato (taller/sesión web/panel)
La herramienta que se adapta a tus necesidades
Un cronograma de comunicación
Elaboración de un plan: Escribe cada paso hacia abajo, incluso si no parece importante. ¡Esto significa que debe mirar el evento desde la perspectiva de un orador, un colega, un organizador y un participante!
Su equipo: Construye un equipo y asegúrate de elegir personas que posean las habilidades que necesitas para organizar un evento increíble. Respetar a los demás, escuchar y tener tantas reuniones como sea necesario para construir la confianza que al final se traducirá en un equipo fuerte y sólido.
Formato y herramienta: No todas las reuniones en línea son iguales o comparten el mismo objetivo. Elija un formato y una herramienta que se adapte mejor a sus necesidades. Lo más importante aquí es la cantidad de personas que esperas y cuán interactiva quieres que sea tu reunión. Nuestro diagrama de flujo puede ser útil al tomar esta decisión.
Comunicación: ¡Pon tu evento ahí fuera! Si las personas no saben lo que estás organizando, no podrán asistir.
No tengas miedo de cometer un error, somos humanos, eso es justo lo que hacemos de vez en cuando, y puedes escuchar más sobre nuestros errores en...
Realización de seminarios web: lo que hemos aprendido hasta ahora
En este seminario web, moderado por la copresidenta de Europeana Communicators, Susan Hazan, hablamos con algunas de las personas detrás de los eventos en línea que Europeana y las comunidades de ENA han liderado en los últimos meses.
El panel debatió cómo animar a las personas a interactuar en un seminario web, cómo medir el impacto de los eventos digitales y qué problemas hemos encontrado hasta ahora, y cómo abordarlos.
Voy a seguir delirando sobre ese webinar. Usamos códigos QR para compartir materiales y un cuestionario interactivo que fue realmente impresionante. Lo recomiendo encarecidamente a cualquiera que se encuentre necesitando enseñar o dirigir una reunión en línea. #europeanacommunities
— Cinnamon Stephens (@Artantiq) 7 de julio de 2020