Es war eine lustige Fahrt, digitale Veranstaltungen zu testen, zu scheitern, zu lernen und zu verbessern, und wir würden gerne unser Wissen und unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen. Wir haben den „Europeana-Leitfadenfür die Organisation von Online-Veranstaltungen“erstellt und ein Webinar über das, was wir bisher gelernt haben, aufgezeichnet.
Europeana Leitfaden für die Organisation von Online-Veranstaltungen
Dieses Dokument ist ein Work-in-Progress. Es wird so konzipiert, dass wir eine Reihe nützlicher und nutzbarer Leitlinien für digitale Veranstaltungen haben, die von Europeana oder in Zusammenarbeit mit Europeana organisiert werden.
Fantastisches Webinar von @Europeanaeu Communicators über die Durchführung von Webinaren und die bisher gewonnenen Erkenntnisse. Wenn jemand einen praktischen Leitfaden zum Ausführen von Online-Events benötigt, ist dieser eine großartige Arbeit: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #kulturvonhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7. Juli 2020
Der Leitfaden führt Sie durch alle Entscheidungen, die Sie treffen müssen, um eine Online-Veranstaltung wie ein Webinar oder einen Workshop zu organisieren und durchzuführen, von Überlegungen darüber, was Sie erreichen möchten und welche Plattform Sie nutzen sollen, bis hin zur Entwicklung Ihres Kommunikationsplans und zur Unterstützung Ihrer Moderatoren.
Dieser praktische Leitfaden enthält auch Planungsvorlagen, die Ihnen bei jedem Schritt helfen - einschließlich eines Planungskalenders, einer Aktionstabelle, Rollen und Verantwortlichkeiten, einer Präsentation, einer Beispielumfrage und eines laufenden Auftrags sowie Notfallprotokollen für den Fall, dass etwas schief geht.
Denken Sie rückwärts!
Um Ihnen einen Vorgeschmack auf unseren Guide zu geben, finden Sie hier die Top-Tipps unserer Eventmanagerin Gina van der Linden...
Wir glauben, dass der beste Weg, um eine Veranstaltung zu organisieren, darin besteht, zunächst darüber nachzudenken, welche Art von Erfahrung Sie anbieten möchten und was Ihre Teilnehmer von der Veranstaltung mitnehmen möchten.
Sobald dies klar ist, können Sie mit der Erstellung einer Liste beginnen, in der Sie festlegen, was benötigt wird, um dieses Ziel zu erreichen.
Ein maßgeschneiderter Veranstaltungsplan
Ein tolles Organisationsteam
Ein Format (Workshop/Webinar/Panelsitzung)
Das Werkzeug, das Ihren Bedürfnissen entspricht
Ein Kommunikationsplan
Ausarbeitung eines Plans: Schreiben Sie jeden einzelnen Schritt nach unten, auch wenn es nicht wichtig erscheint. Dies bedeutet, dass Sie die Veranstaltung aus der Perspektive eines Redners, eines Kollegen, eines Organisators und eines Teilnehmers betrachten müssen!
Ihr Team: Bauen Sie ein Team auf und stellen Sie sicher, dass Sie Personen auswählen, die die Fähigkeiten besitzen, die Sie benötigen, um eine erstaunliche Veranstaltung zu organisieren. Respektieren Sie sich gegenseitig, hören Sie zu und haben Sie so viele Meetings wie nötig, um Vertrauen aufzubauen, was letztendlich zu einem starken und soliden Team führt.
Format und Werkzeug: Nicht alle Online-Meetings sind gleich oder haben das gleiche Ziel. Wählen Sie ein Format und ein Werkzeug, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Am wichtigsten ist hier die Anzahl der Personen, die Sie erwarten und wie interaktiv Ihr Meeting sein soll. Unser Flussdiagramm kann sich bei dieser Entscheidung als nützlich erweisen.
Mitteilung: Setzen Sie Ihre Veranstaltung da draußen! Wenn die Leute nicht wissen, was Sie organisieren, können sie nicht teilnehmen.
Haben Sie keine Angst, einen Fehler zu machen, wir sind menschlich, das ist genau das, was wir hin und wieder tun - und Sie können mehr über unsere Fehler in...
Durchführung von Webinaren: Was wir bisher gelernt haben
In diesem Webinar, das von Susan Hazan, Co-Vorsitzende von Europeana Communicators, moderiert wurde, sprachen wir mit einigen der Menschen hinter den Online-Veranstaltungen, die Europeana und die ENA-Gemeinschaften in den letzten Monaten geleitet haben.
Die Podiumsdiskussion erörterte, wie die Menschen dazu angeregt werden können, in einem Webinar zu interagieren, wie die Auswirkungen digitaler Ereignisse gemessen werden können und welche Probleme wir bisher hatten – und wie mit ihnen umgegangen werden kann.
Ich werde immer wieder von diesem Webinar schwärmen. Verwenden Sie QR-Codes, um Materialien und einen interaktiven Fragebogen zu teilen, der wirklich beeindruckend war. Ich empfehle es jedem, der ein Online-Meeting durchführen oder unterrichten muss. #europeanacommunities
— Cinnamon Stephens (@Artantiq) 7. Juli 2020