Het was een leuke rit om digitale evenementen te testen, te mislukken, te leren en te verbeteren en we willen graag onze kennis en ervaringen met u delen. We hebben de “Europeana-gidsvoor het organiseren van online-evenementen”opgesteld en we hebben een webinar opgenomen over wat we tot nu toe hebben geleerd.
Europeana gids voor het organiseren van online evenementen
Dit document is een work-in-progress. Het wordt zo ontworpen dat we een reeks nuttige en bruikbare richtsnoeren hebben voor digitale evenementen die door Europeana worden georganiseerd of in samenwerking met Europeana worden georganiseerd.
Fantastisch webinar van @Europeanaeu Communicators over het houden van webinars en de lessen die tot nu toe zijn geleerd. Als iemand een handige gids nodig heeft voor het uitvoeren van online evenementen, is deze een geweldig werk in uitvoering: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturefromhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7 juli 2020
De gids neemt u mee in alle beslissingen die u moet nemen om een online-evenement zoals een webinar of workshop te organiseren en uit te voeren, van na te denken over wat u wilt bereiken en welk platform u moet gebruiken, tot hoe u uw communicatieplan kunt ontwikkelen en uw presentatoren kunt ondersteunen.
Deze praktische handleiding biedt ook planningssjablonen om u te helpen bij elke stap - inclusief een planningskalender, actietabel, rollen en verantwoordelijkheden, presentatorbrief, voorbeeldenquête en lopende volgorde en noodprotocollen voor wanneer er iets misgaat.
Denk achteruit!
Om u een voorproefje te geven van onze gids, vindt u hier de toptips van onze eventmanager Gina van der Linden...
We denken dat de beste manier om een evenement te organiseren is om te beginnen door na te denken over het soort ervaring dat u wilt bieden en wat u wilt dat uw deelnemers weghalen van het evenement.
Zodra dit duidelijk is, kunt u beginnen met het maken van een lijst waar u potlood naar beneden wat nodig is om dat doel te bereiken.
Een evenementenplan op maat
Een geweldig organiserend team
Een format (workshop/webinar/panel sessie)
De tool die past bij uw behoeften
Een communicatieschema
Opstellen van een plan: Schrijf elke stap naar beneden, zelfs als het niet belangrijk lijkt. Dit betekent dat je het evenement moet bekijken vanuit het perspectief van een spreker, een collega, een organisator en een deelnemer!
Uw team: Bouw een team en zorg ervoor dat je mensen kiest die de vaardigheden bezitten die je nodig hebt om een geweldig evenement te organiseren. Respecteer elkaar, luister en heb zoveel vergaderingen als nodig is om vertrouwen op te bouwen, wat uiteindelijk zal resulteren in een sterk en solide team.
Formaat en gereedschap: Niet alle online bijeenkomsten zijn hetzelfde of hebben hetzelfde doel. Kies een formaat en een tool die het beste bij uw behoeften past. Het belangrijkste hier is het aantal mensen dat u verwacht en hoe interactief u wilt dat uw vergadering is. Ons stroomschema kan van pas komen bij het nemen van deze beslissing.
Mededeling: Zet je evenement daar neer! Als mensen niet weten wat u organiseert, kunnen ze niet aanwezig zijn.
Wees niet bang om een fout te maken, we zijn menselijk, dat is gewoon wat we af en toe doen - en je kunt meer horen over onze fouten in ...
Het houden van webinars: wat we tot nu toe hebben geleerd
In dit webinar, gemodereerd door Susan Hazan, covoorzitter van Europeana Communicators, spraken we met enkele mensen achter de online evenementen die Europeana en de ENA-gemeenschappen de afgelopen maanden hebben geleid.
Het panel besprak hoe mensen kunnen worden aangemoedigd om deel te nemen aan een webinar, hoe de impact van digitale evenementen kan worden gemeten en welke problemen we tot nu toe hebben ondervonden – en hoe we hiermee moeten omgaan.
Ik blijf enthousiast over dit webinar. Gebruikte QR-codes om materiaal te delen en een interactieve vragenlijst die echt indrukwekkend was. Ik beveel het ten zeerste aan iedereen die zichzelf nodig heeft om online les te geven of een vergadering te houden. #europeanagemeenschappen
— Cinnamon Stephens (@Artantiq) 7 juli 2020