Se on ollut hauska tapa testata, epäonnistua, oppia ja parantaa käynnissä olevia digitaalisia tapahtumia, ja haluaisimme jakaa tietomme ja kokemuksemme kanssasi. Olemme laatineetEuropeana-oppaan verkkotapahtumien järjestämiseksija nauhoittaneet verkkoseminaarin siitä, mitä olemme tähän mennessä oppineet.
Europeana-opas verkkotapahtumien järjestämiseen
Tämä asiakirja on keskeneräinen. Se on suunniteltu niin, että meillä on joukko hyödyllisiä ja käyttökelpoisia ohjeita Europeanan järjestämille tai yhteistyössä Europeanan kanssa järjestettäville digitaalisille tapahtumille.
@Europeanaeu Communicatorsin fantastinen verkkoseminaari verkkoseminaarien järjestämisestä ja tähän mennessä saaduista kokemuksista. Jos joku tarvitsee kätevän oppaan verkkotapahtumien järjestämiseen, tämä on suuri työ käynnissä: https://t.co/TiqckLzahU #europeanacommunities #culturefromhome
— Lisa Randisi (@LisaRandisi) 7. heinäkuuta 2020
Oppaassa käydään läpi kaikki päätökset, jotka sinun on tehtävä verkkotapahtuman, kuten verkkoseminaarin tai työpajan, järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Siinä pohditaan, mitä haluat saavuttaa ja mitä alustaa käyttää, miten voit kehittää viestintäsuunnitelmaasi ja tukea esittäjiä.
Tässä käytännön oppaassa on myös suunnittelumalleja, jotka auttavat sinua jokaisessa vaiheessa - mukaan lukien suunnittelukalenteri, toimintataulukko, roolit ja vastuut, esittäjän lyhyt, esimerkkitutkimus ja ajojärjestys sekä hätäprotokollat, kun asiat menevät pieleen.
Ajatelkaa taaksepäin!
Tässä on tapahtumapäällikkömme Gina van der Lindenin parhaat vinkit oppaamme maisteluun...
Mielestämme paras tapa järjestää mikä tahansa tapahtuma on aloittaa miettimällä millaista kokemusta haluaisit tarjota ja mitä haluaisit osallistujien ottavan pois tapahtumasta.
Kun tämä on selvää, voit alkaa luoda luetteloa, jossa kynä alas mitä tarvitaan tämän tavoitteen saavuttamiseksi.
Räätälöity tapahtumasuunnitelma
Hyvä organisointitiimi
A-formaatti (workshop/webinaari/paneeliistunto)
Tarpeisiisi sopiva työkalu
Viestinnän aikataulu
Suunnitelman laatiminen: Kirjoita jokainen askel alas, vaikka se ei vaikuta tärkeältä. Tämä tarkoittaa, että tapahtumaa on tarkasteltava puhujan, kollegan, järjestäjän ja osallistujan näkökulmasta!
Tiimisi: Rakenna tiimi ja varmista, että valitset ihmiset, jotka omistavat taidot, joita tarvitset hämmästyttävän tapahtuman järjestämiseen. Kunnioittakaa toisianne, kuunnelkaa ja pitäkää niin monta kokousta kuin on tarpeen luottamuksen rakentamiseksi, mikä lopulta johtaa vahvaan ja vakaaseen tiimiin.
Muoto ja työkalu: Kaikki online-kokoukset eivät ole samoja tai niillä on sama tavoite. Valitse muoto ja työkalu, joka sopii parhaiten tarpeisiisi. Tärkeintä tässä on, kuinka paljon ihmisiä odotat ja kuinka vuorovaikutteinen haluat kokouksen olevan. Vuokaaviomme voi olla hyödyllinen tätä päätöstä tehtäessä.
Tiedonanto: Laita tapahtumasi sinne! Jos ihmiset eivät tiedä, mitä olet järjestämässä, he eivät voi osallistua.
Älä pelkää tehdä virhettä, olemme ihmisiä, se on vain mitä teemme kerran - ja voit kuulla lisää virheistämme...
Juoksevat verkkoseminaarit: mitä olemme oppineet tähän mennessä
Tässä verkkoseminaarissa, jonka vetäjänä toimi Europeana Communicatorsin toinen puheenjohtaja Susan Hazan, keskustelimme joidenkin Europeanan ja ENA-yhteisöjen viime kuukausina johtamien verkkotapahtumien takana olevien ihmisten kanssa.
Paneeli keskusteli siitä, miten ihmisiä voidaan kannustaa olemaan vuorovaikutuksessa verkkoseminaarissa, miten digitaalisten tapahtumien vaikutusta voidaan mitata ja mitä ongelmia olemme tähän mennessä kohdanneet – ja miten niihin voidaan puuttua.
Jatkan tästä webinaarista kiihkoilua. Käytettiin QR-koodeja materiaalien jakamiseen ja interaktiiviseen kyselyyn, joka oli todella vaikuttava. Suosittelen sitä kaikille, jotka huomaavat tarvitsevansa opettaa tai järjestää kokouksen verkossa. #europeanayhteisöt
— Cinnamon Stephens (@Artantiq) 7. heinäkuuta 2020