Anpassning till det nya normala
Över hela världen har covid-19-krisen lett till enorma förändringar i våra personliga liv och arbetsliv. För många människor har de senaste månaderna varit intensiva och de flesta av oss anpassar oss fortfarande till detta ”nya normala”.
På Europeana Foundation förändrades vår arbetsmiljö när personalen började arbeta hemifrån. Vissa kan anta att detta innebar att vi helt enkelt flyttade vår ”skrivbord” från vårt kontor till våra egna hem när vi arbetade för en organisation med fokus på digitalt. Detta var sant för vissa, men utgjorde en utmaning för andra, inklusive mig som Events Manager.
Fram till i år hade vi fokuserat på att anordna fysiska evenemang som vår årliga konferens. Det var och är min passion. Men 2020 har redan visat sig vara väldigt annorlunda. I början av mars insåg vi - liksom många institutioner runt om i världen - att vi var tvungna att byta från fysiska till virtuella möten. När vi arbetade med att organisera dessa var utbytet av information med våra kollegor i hela vårt nätverk och vår sektor oerhört värdefullt. Nedan delar jag med mig av några av Europeanas egna lärdomar om denna process.
De första stegen: försök med Europeana Aggregators Forum
På Europeana bestämde vi oss för att helt gå från fysiska evenemang till onlineevenemang under resten av året. Det var naturligtvis lättare sagt än gjort. Vi behövde ompröva vårt arbetssätt och agera snabbt för att inom några veckor få vårt möte i Europeana Aggregators Forum och en efterföljande upphovsrättsworkshop online.
Som ett team arbetade vi intensivt för att skapa ett ”onlinesäkert” program. Vi körde tester, blev bekanta med nya verktyg och skapade tydliga roller och ansvarsområden för teamet. Vi utformade också ett online-program och en arbetsbok så att människor kunde hitta allt de behövde på ett ställe och före händelserna. Vi hade redan lärt oss att ha även några online-möten på en dag kan vara ansträngande, så vi ville göra detta så enkelt och så tillgängligt som möjligt.
Under själva samtalen och workshopparna beslutade vi att ”gå runt i klassrummet”. I stället för att ha direktsända onlinepresentationer bad vi alla talare att spela in sin presentation hemma så att vi kunde dela dem i förväg med våra deltagare för att titta på dem när det passar dem. I programmet reserverades en särskild tid i samband med dessa videor för diskussion och några frågor och svar.
Vi lade till så mycket detaljerad information i arbetsboken som möjligt så att folk skulle veta i förväg vad de kan förvänta sig och kunde förbereda sig. Vi delade också ett Google-dokument i förväg så att folk kunde lägga till kommentarer, tankar eller frågor före mötet.
70 personer deltog i Europeana Aggregators forum och workshop om upphovsrätt, varav de flesta deltog båda dagarna från början till slut. Enligt den positiva feedback vi fick från deltagarna i dagarna efteråt var det en riktig framgång!
Naturligtvis gick inte allt smidigt, och vi lärde oss mycket under dessa sessioner. Vi insåg till exempel att vi behövde skapa ett flödesschema med viktiga regler och riktlinjer för att driva digitala evenemang - inte bara för att göra våra liv enklare utan också för att gynna vårt nätverk. Detta diagram är utformad som vi talar och kommer att finnas tillgänglig snart med några användbara tips och tricks.
Engagera dig och lär dig mer
Vi har anordnat en rad olika onlineevenemang sedan Aggregators’ Forum och bygger kontinuerligt vidare på vårt lärande. Under de kommande månaderna har vi planerat fler spännande webbinarier och workshoppar, som alla är listade på Europeana Pro. Vi kommer också att publicera fler inlägg som delar kunskap och lärande kring online-evenemang, så kolla Europeana Pro nyheter för mer!
Dessutom anordnar Europeana Communicators Community tillsammans med Europeana Foundation ett webbseminarium tisdagen den 7 juli på temat ”Running webinars: vad vi har lärt oss hittills” för att dela med oss av lärandet och underlätta diskussionen om att anordna evenemang på nätet – du kan anmäla dig till webbseminariet idag.
Och naturligtvis hoppas vi att välkomna dig på vår online årliga konferens i november. Vi arbetar på ett program för detta, men spara datumet, 11-13 november och registrera ditt intresse så att du får nyheter i första hand.