Ajustarse a la nueva normalidad
En todo el mundo, la crisis de la COVID-19 ha catalizado enormes cambios en nuestra vida personal y laboral. Para muchas personas, los últimos meses han sido intensos y la mayoría de nosotros todavía nos estamos adaptando a esta «nueva normalidad».
En la Fundación Europeana, nuestro entorno de trabajo cambió a medida que el personal comenzó a trabajar desde casa. Algunos podrían suponer que, trabajando para una organización centrada en lo digital, esto significaba que simplemente movimos nuestro «desk» de nuestra oficina a nuestros propios hogares. Esto era cierto para algunos, pero planteaba un desafío para otros, incluyéndome como Gerente de Eventos.
Hasta este año, nuestra atención se había centrado en la organización de eventos físicos como nuestra conferencia anual. Personalmente, esta fue y es mi pasión. Pero 2020 ya ha demostrado ser muy diferente. A principios de marzo nos dimos cuenta, al igual que muchas instituciones de todo el mundo, de que teníamos que pasar de reuniones físicas a reuniones virtuales. Mientras trabajábamos para organizarlos, el intercambio de información con nuestros compañeros a través de nuestra red y sector fue muy valioso. A continuación comparto algunos de los aprendizajes de Europeana sobre este proceso.
Primeros pasos: Probar el Foro de Agregadores de Europeana
En Europeana decidimos pasar completamente de los eventos en persona a los eventos en línea para el resto de este año. Por supuesto, fue más fácil decirlo que hacerlo. Necesitábamos repensar nuestra forma de trabajar y avanzar rápidamente para poner en línea en unas pocas semanas nuestra reunión del Foro de Agregadores de Europeana y un siguiente taller sobre derechos de autor.
Como equipo, trabajamos intensamente para crear un programa «a prueba de Internet». Realizamos pruebas, nos familiarizamos con nuevas herramientas y creamos roles y responsabilidades claras para el equipo. También diseñamos un programa en línea y un libro de trabajo para que las personas pudieran encontrar todo lo que necesitaban en un solo lugar, y antes de los eventos. Ya habíamos aprendido que tener incluso algunas reuniones en línea en un día puede ser agotador, por lo que queríamos que esto fuera lo más fácil y accesible posible.
En las propias charlas y talleres, decidimos «voltear el aula». En lugar de tener presentaciones en vivo en línea, pedimos a todos los oradores que grabaran su presentación en casa para que pudiéramos compartirlas de antemano con nuestros participantes para que las vieran a su conveniencia. En el programa, se reservó un espacio de tiempo dedicado a estos videos para el debate y algunas preguntas y respuestas.
Agregamos la mayor cantidad de información detallada posible al libro de trabajo para que las personas supieran de antemano qué esperar y pudieran prepararse. También compartimos un documento de Google de antemano para que la gente pudiera agregar comentarios, pensamientos o preguntas antes de la reunión.
70 personas asistieron al Foro de Agregadores de Europeana y al Taller de Derechos de Autor, la mayoría de las cuales se unieron ambos días de principio a fin. De acuerdo con los comentarios positivos que recibimos de los participantes en los días posteriores, ¡fue un verdadero éxito!
Por supuesto, no todo fue bien, y aprendimos mucho durante esas sesiones. Por ejemplo, nos dimos cuenta de que necesitábamos crear un diagrama de flujo con reglas y pautas clave para ejecutar eventos digitales, no solo para facilitar nuestras vidas, sino también para beneficiar a nuestra red. Este gráfico se está diseñando mientras hablamos y estará disponible pronto con algunos consejos y trucos útiles.
Involúcrate y aprende más
Hemos organizado una variedad de eventos en línea desde el Foro de Agregadores, y continuamos aprovechando nuestro aprendizaje. En los próximos meses hemos planeado seminarios web y talleres más interesantes, todos ellos enumerados en Europeana Pro. También publicaremos más publicaciones compartiendo conocimientos y aprendiendo sobre eventos en línea, ¡así que consulte las noticias de Europeana Pro para obtener más información!
Además, la Comunidad de Comunicadores de Europeana, junto con la Fundación Europeana, celebrará un seminario web el martes 7 de julio sobre «Running webinars: lo que hemos aprendido hasta ahora» para compartir el aprendizaje y facilitar el debate sobre la celebración de actos en línea: puede inscribirse en el seminario web hoy mismo.
Y, por supuesto, esperamos darle la bienvenida en nuestra conferencia anual en línea en noviembre. Estamos trabajando en un programa para esto, pero por favor guarde la fecha, del 11 al 13 de noviembre y registre su interés para que reciba noticias de primera mano.