Ajustar-se ao novo normal
Em todo o mundo, a crise da COVID-19 catalisou enormes mudanças na nossa vida pessoal e profissional. Para muitas pessoas, os últimos meses foram intensos e a maioria de nós ainda se está a adaptar a este «novo normal».
Na Fundação Europeana, o nosso ambiente de trabalho mudou à medida que o pessoal começou a trabalhar a partir de casa. Alguns podem presumir que, ao trabalhar para uma organização centrada no digital, isso significou que simplesmente transferimos o nosso «serviço» do nosso escritório para as nossas próprias casas. Isto foi verdade para alguns, mas representou um desafio para outros, incluindo-me como Gestor de Eventos.
Até este ano, o nosso foco tinha sido a organização de eventos físicos, como a nossa conferência anual. Pessoalmente, esta foi e é a minha paixão. Mas 2020 já provou ser muito diferente. No início de março, percebemos - como muitas instituições em todo o mundo - que tínhamos que mudar de reuniões físicas para virtuais. À medida que trabalhávamos para os organizar, o intercâmbio de informações com os nossos pares em toda a nossa rede e setor era extremamente valioso. Abaixo, partilho algumas das aprendizagens da Europeana sobre este processo.
Primeiros passos: testar o Fórum de Agregadores da Europeana
Na Europeana, decidimos passar inteiramente de eventos presenciais para eventos em linha durante o resto do ano. Claro que foi mais fácil falar do que fazer. Precisávamos de repensar a nossa forma de trabalhar e avançar rapidamente para colocar em linha, no prazo de algumas semanas, a nossa reunião do Fórum de Agregadores da Europeana e um seminário subsequente sobre direitos de autor.
Enquanto equipa, trabalhámos intensamente para criar um programa «à prova de Internet». Fizemos testes, familiarizámo-nos com novas ferramentas e criámos funções e responsabilidades claras para a equipa. Também concebemos um programa online e uma pasta de trabalho para que as pessoas pudessem encontrar tudo o que precisavam num único local e antes dos eventos. Já tínhamos aprendido que ter algumas reuniões online num dia pode ser cansativo, por isso queríamos tornar isto o mais fácil e acessível possível.
Nas próprias palestras e seminários, decidimos «dar a volta à sala de aula». Em vez de fazer apresentações em linha em direto, solicitámos a todos os oradores que gravassem a sua apresentação em casa para que pudéssemos partilhá-la antecipadamente com os nossos participantes, para que pudessem vê-la de acordo com a sua conveniência. No programa, foi reservada uma faixa horária específica relacionada com estes vídeos para discussão e algumas perguntas e respostas.
Adicionámos o máximo de informações detalhadas possível à pasta de trabalho para que as pessoas soubessem antecipadamente o que esperar e pudessem preparar-se. Também partilhámos previamente um documento do Google para que as pessoas pudessem adicionar quaisquer comentários, pensamentos ou perguntas antes da reunião.
70 pessoas participaram no Fórum de Agregadores da Europeana e no seminário sobre direitos de autor, tendo a maioria aderido a ambos os dias do início ao fim. De acordo com os comentários positivos que recebemos dos participantes nos dias seguintes, foi um verdadeiro sucesso!
Claro que nem tudo correu bem, e aprendemos muito durante essas sessões. Por exemplo, apercebemo-nos de que precisávamos de criar um fluxograma com regras e orientações fundamentais para a realização de eventos digitais - não só para facilitar as nossas vidas, mas também para beneficiar a nossa rede. Este gráfico está a ser concebido enquanto falamos e estará disponível em breve com algumas dicas e truques úteis.
Envolva-se e saiba mais
Organizámos uma variedade de eventos em linha desde o Fórum dos Agregadores e estamos continuamente a tirar partido da nossa aprendizagem. Nos próximos meses, planeámos seminários em linha e seminários mais interessantes, todos eles enumerados na Europeana Pro. Também publicaremos mais publicações, partilhando conhecimentos e aprendendo sobre eventos em linha, por isso, consulte as notícias da Europeana Pro para mais informações!
Além disso, a Comunidade de Comunicadores da Europeana, juntamente com a Fundação Europeana, está a realizar um webinário na terça-feira, 7 de julho, sobre o tema «Seminários em linha: o que aprendemos até à data» para partilhar a aprendizagem e facilitar o debate sobre a realização de eventos em linha – pode inscrever-se hoje no webinário.
E, claro, esperamos dar-lhe as boas-vindas na nossa conferência anual online em novembro. Estamos a trabalhar num programa para este efeito, mas por favor guarde a data de 11-13 de Novembro e registe o seu interesse para que possa receber notícias em primeira mão.