Kohanemine uue normaalsusega
Kogu maailmas on COVID-19 kriis hoogustanud suuri muutusi meie isiklikus ja tööelus. Paljude inimeste jaoks on viimased kuud olnud intensiivsed ja enamik meist kohaneb ikka veel selle „uue normaalsusega“.
Europeana sihtasutuse töökeskkond muutus, kui töötajad hakkasid kodust tööle. Mõned võivad eeldada, et digivaldkonnale keskenduva organisatsiooni heaks töötamine tähendas seda, et me lihtsalt kolisime oma kontorist oma kodudesse. See oli tõsi mõne jaoks, kuid tekitas väljakutse teistele, sealhulgas mulle sündmuste juhina.
Kuni selle aastani keskendusime füüsiliste ürituste, näiteks iga-aastase konverentsi korraldamisele. See oli ja on minu kirg. Kuid 2020. aasta on juba osutunud väga erinevaks. Märtsi alguses mõistsime - nagu paljud institutsioonid kogu maailmas -, et peame minema füüsilistelt kohtumistelt üle virtuaalsetele kohtumistele. Kuna me töötasime nende korraldamise nimel, oli teabevahetus meie kolleegidega kogu meie võrgustikus ja sektoris väga väärtuslik. Allpool jagan mõningaid Europeana enda teadmisi selle protsessi kohta.
Esimesed sammud: Europeana vahendajate foorumi katsetamine
Europeanas otsustasime kogu ülejäänud aasta minna kohapeal toimuvatelt üritustelt üle veebipõhistele üritustele. Seda oli muidugi lihtsam öelda kui teha. Me pidime oma töökorralduse uuesti läbi mõtlema ja kiiresti tegutsema, et tuua Europeana Aggregatorsi foorumi koosolek ja sellele järgnev autoriõiguse seminar mõne nädala jooksul internetti.
Meeskonnana töötasime intensiivselt selle nimel, et luua veebikindel programm. Tegime teste, tutvusime uute tööriistadega ning lõime meeskonnale selged rollid ja kohustused. Koostasime ka veebiprogrammi ja töövihiku, et inimesed leiaksid kõik vajaliku ühest kohast ja enne üritusi. Olime juba teada saanud, et isegi mõne veebikoosoleku pidamine ühe päeva jooksul võib olla kurnav, seega tahtsime muuta selle võimalikult lihtsaks ja juurdepääsetavaks.
Vestlustel ja seminaridel otsustasime klassiruumist lahkuda. Veebis toimuvate otseesitluste asemel palusime kõigil kõnelejatel salvestada oma ettekanne kodus, et saaksime neid eelnevalt oma osalejatega jagada, et neid oma äranägemise järgi vaadata. Programmis oli nende videotega seotud spetsiaalne aeg reserveeritud aruteluks ja mõned küsimused ja vastused.
Lisasime töövihikusse võimalikult palju üksikasjalikku teavet, et inimesed teaksid ette, mida oodata ja saaksid end ette valmistada. Samuti jagasime eelnevalt Google'i dokumenti, et inimesed saaksid enne koosolekut lisada kommentaare, mõtteid või küsimusi.
Europeana agregaatorite foorumil ja autoriõiguse seminaril osales 70 inimest, kellest enamik ühines mõlema päevaga algusest lõpuni. Vastavalt positiivsele tagasisidele, mille saime osalejatelt järgnevatel päevadel, oli see tõeline edu!
Muidugi ei läinud kõik sujuvalt ja me õppisime nende seansside ajal palju. Näiteks mõistsime, et peame digisündmuste korraldamiseks looma peamiste reeglite ja suunistega vooskeemi - mitte ainult selleks, et muuta meie elu lihtsamaks, vaid ka selleks, et meie võrgustikule kasu tuua. See diagramm on kujundatud kui me räägime ja on varsti saadaval mõned kasulikud näpunäited ja nipid.
Osalege ja õppige rohkem
Alates agregaatorite foorumist oleme korraldanud mitmesuguseid veebiüritusi ja tugineme pidevalt oma õppimisele. Lähikuudel oleme kavandanud põnevamaid veebiseminare ja töötubasid, mis kõik on loetletud Europeana Pro portaalis. Samuti avaldame rohkem postitusi, jagades teadmisi ja õppides veebiürituste kohta, seega vaadake Europeana Pro uudiseid!
Lisaks korraldab Europeana Communicators Community koos Europeana sihtasutusega teisipäeval, 7. juulil veebiseminari teemal „Running webinars: mida me oleme seni õppinud“, et jagada teadmisi ja hõlbustada arutelu ürituste korraldamise üle veebis – saate täna veebiseminarile registreeruda.
Ja loomulikult loodame teid tervitada meie veebipõhisel iga-aastasel konverentsil novembris. Me töötame selle jaoks programmi kallal, kuid palun salvestage kuupäev 11.-13. november ja registreerige oma huvi, et saaksite uudiseid kohe.