Adaptarea la noua normalitate
În întreaga lume, criza provocată de pandemia de COVID-19 a catalizat schimbări uriașe în viața noastră personală și profesională. Pentru multe persoane, ultimele luni au fost intense și majoritatea dintre noi încă se adaptează la această „nouă normalitate”.
În cadrul Fundației Europeana, mediul nostru de lucru s-a schimbat pe măsură ce personalul a început să lucreze de acasă. Unii ar putea presupune că, lucrând pentru o organizație axată pe domeniul digital, acest lucru a însemnat că pur și simplu ne-am mutat „biroul” din biroul nostru în propriile noastre locuințe. Acest lucru a fost adevărat pentru unii, dar a reprezentat o provocare pentru alții, inclusiv pentru mine ca Events Manager.
Până în acest an, ne-am concentrat asupra organizării de evenimente fizice, cum ar fi conferința noastră anuală. Personal, aceasta a fost și este pasiunea mea. Dar anul 2020 s-a dovedit deja a fi foarte diferit. La începutul lunii martie am realizat - la fel ca multe instituții din întreaga lume - că trebuie să trecem de la întâlniri fizice la întâlniri virtuale. Pe măsură ce am lucrat la organizarea acestora, schimbul de informații cu colegii noștri din rețeaua și sectorul nostru a fost extrem de valoros. Mai jos, împărtășesc câteva dintre învățămintele proprii ale Europeana cu privire la acest proces.
Primii pași: testarea Forumului agregatorilor Europeana
La Europeana am decis să trecem în întregime de la evenimente cu prezență fizică la evenimente online pentru restul acestui an. Acest lucru a fost, desigur, mai ușor de spus decât de făcut. Trebuia să ne regândim modul de lucru și să ne mișcăm rapid pentru a aduce pe internet, în câteva săptămâni, reuniunea Forumului european al agregatorilor și un atelier privind drepturile de autor.
Ca echipă, am lucrat intens pentru a crea un program „online-proof”. Am efectuat teste, ne-am familiarizat cu noi instrumente și am creat roluri și responsabilități clare pentru echipă. De asemenea, am conceput un program online și un registru de lucru, astfel încât oamenii să poată găsi tot ce au nevoie într-un singur loc și înainte de evenimente. Am aflat deja că a avea chiar și câteva întâlniri online într-o singură zi poate fi obositor, așa că am vrut să facem acest lucru cât mai ușor și mai accesibil posibil.
În cadrul discuțiilor și al atelierelor în sine, am decis să „alunecăm sala de clasă”. În loc să organizăm prezentări online în direct, i-am rugat pe toți vorbitorii să își înregistreze prezentarea acasă, astfel încât să le putem împărtăși în prealabil participanților noștri pentru a le viziona după bunul lor plac. În cadrul programului, un interval de timp dedicat acestor materiale video a fost rezervat discuțiilor și unor întrebări și răspunsuri;A.
Am adăugat cât mai multe informații detaliate în registrul de lucru, astfel încât oamenii să știe dinainte la ce să se aștepte și să se poată pregăti. De asemenea, am distribuit un document Google în prealabil, astfel încât oamenii să poată adăuga orice comentarii, gânduri sau întrebări înainte de întâlnire.
70 de persoane au participat la Forumul agregatorilor Europeana și la Atelierul privind drepturile de autor, majoritatea participând la ambele zile de la început până la sfârșit. Conform feedback-ului pozitiv pe care l-am primit de la participanți în zilele următoare, a fost un real succes!
Desigur, nu totul a mers bine și am învățat multe în timpul acestor sesiuni. De exemplu, ne-am dat seama că trebuie să creăm o diagramă cu reguli și orientări esențiale pentru desfășurarea evenimentelor digitale - nu numai pentru a ne face viața mai ușoară, ci și pentru a beneficia de rețeaua noastră. Această diagramă este proiectată în timp ce vorbim și va fi disponibilă în curând cu câteva sfaturi și trucuri utile.
Implică-te și află mai multe
De la Forumul agregatorilor, am organizat o varietate de evenimente online și continuăm să ne valorificăm cunoștințele. În lunile următoare am planificat webinare și ateliere mai interesante, care sunt toate enumerate pe Europeana Pro. De asemenea, vom publica mai multe postări în care împărtășim cunoștințe și învățăm despre evenimentele online, așa că verificați știrile Europeana Pro pentru mai multe informații!
În plus, Comunitatea Comunicatorilor Europeana, împreună cu Fundația Europeana, organizează marți, 7 iulie, un webinar pe tema „Webinare în desfășurare: ce am învățat până acum” pentru a împărtăși cunoștințele și a facilita discuțiile despre organizarea de evenimente online – vă puteți înscrie astăzi la webinar.
Și, desigur, sperăm să vă urăm bun venit la conferința noastră anuală online din noiembrie. Lucrăm la un program pentru acest lucru, dar vă rugăm să salvați data, 11-13 noiembrie și să vă înregistrați interesul, astfel încât să primiți știri la prima mână.