Dostosowanie się do nowej normy
Na całym świecie kryzys związany z COVID-19 spowodował ogromne zmiany w naszym życiu osobistym i zawodowym. Dla wielu osób ostatnie miesiące były intensywne i większość z nas nadal dostosowuje się do tej „nowej normalności”.
W Fundacji Europeana nasze środowisko pracy zmieniło się, gdy pracownicy zaczęli pracować z domu. Niektórzy mogą założyć, że pracując dla organizacji koncentrującej się na technologiach cyfrowych, po prostu przenieśliśmy nasz „biurko” z naszego biura do naszych własnych domów. Było to prawdą dla niektórych, ale stanowiło wyzwanie dla innych, w tym dla mnie jako menedżera wydarzeń.
Do tego roku koncentrowaliśmy się na organizowaniu wydarzeń fizycznych, takich jak nasza doroczna konferencja. To była i jest moja pasja. Rok 2020 okazał się jednak zupełnie inny. Na początku marca zdaliśmy sobie sprawę - podobnie jak wiele instytucji na całym świecie - że musimy przejść od spotkań fizycznych do wirtualnych. Podczas gdy pracowaliśmy nad ich organizacją, wymiana informacji z naszymi rówieśnikami w całej naszej sieci i sektorze była niezwykle cenna. Poniżej dzielę się niektórymi własnymi spostrzeżeniami Europeany na temat tego procesu.
Pierwsze kroki: przesłuchanie forum agregatorów Europeany
W Europeanie postanowiliśmy całkowicie przejść od wydarzeń osobistych do wydarzeń online do końca tego roku. Łatwiej było to powiedzieć niż zrobić. Musieliśmy przemyśleć nasz sposób pracy i działać szybko, aby w ciągu kilku tygodni zorganizować spotkanie Forum Agregatorów Europeany i kolejne warsztaty na temat praw autorskich online.
Jako zespół intensywnie pracowaliśmy nad stworzeniem programu „online-proof”. Przeprowadziliśmy testy, zapoznaliśmy się z nowymi narzędziami i stworzyliśmy jasne role i obowiązki dla zespołu. Zaprojektowaliśmy również program online i skoroszyt, aby ludzie mogli znaleźć wszystko, czego potrzebowali, w jednym miejscu i przed wydarzeniami. Dowiedzieliśmy się już, że nawet kilka spotkań online w ciągu jednego dnia może być wyczerpujące, więc chcieliśmy, aby było to tak łatwe i dostępne, jak to tylko możliwe.
Podczas samych rozmów i warsztatów postanowiliśmy „odwrócić salę lekcyjną”. Zamiast prezentacji online na żywo poprosiliśmy wszystkich prelegentów o nagranie ich prezentacji w domu, abyśmy mogli z wyprzedzeniem podzielić się nimi z naszymi uczestnikami, aby mogli je obejrzeć w dogodnym dla siebie terminie. W programie zarezerwowano specjalny przedział czasowy związany z tymi filmami wideo na dyskusję i kilka pytań i odpowiedzi.
Dodaliśmy do skoroszytu jak najwięcej szczegółowych informacji, aby ludzie wiedzieli z wyprzedzeniem, czego się spodziewać i mogli się przygotować. Wcześniej udostępniliśmy również dokument Google, aby ludzie mogli dodawać komentarze, przemyślenia lub pytania przed spotkaniem.
W Europeana Aggregators’ Forum i Copyright Workshop wzięło udział 70 osób, z których większość uczestniczyła w obu dniach od początku do końca. Według pozytywnych opinii, które otrzymaliśmy od uczestników w kolejnych dniach, był to prawdziwy sukces!
Oczywiście nie wszystko poszło gładko i wiele się nauczyliśmy podczas tych sesji. Na przykład zdaliśmy sobie sprawę, że musimy stworzyć schemat blokowy z kluczowymi zasadami i wytycznymi do prowadzenia wydarzeń cyfrowych - nie tylko po to, aby ułatwić nam życie, ale także aby przynieść korzyści naszej sieci. Ten wykres jest opracowywany w tej chwili i wkrótce będzie dostępny z kilkoma przydatnymi wskazówkami i sztuczkami.
Zaangażuj się i dowiedz się więcej
Od czasu Forum Agregatorów zorganizowaliśmy szereg wydarzeń online i stale korzystamy z naszej wiedzy. W nadchodzących miesiącach zaplanowaliśmy więcej ekscytujących seminariów internetowych i warsztatów, które są wymienione na Europeana Pro. Będziemy również publikować więcej postów dzielących się wiedzą i uczących się wokół wydarzeń online, więc sprawdź wiadomości Europeana Pro, aby uzyskać więcej!
Ponadto we wtorek 7 lipca Europeana Communicators Community wraz z Fundacją Europeana organizuje webinarium pt. „Running webinars: czego się do tej pory nauczyliśmy”, aby dzielić się wiedzą i ułatwiać dyskusję na temat organizowania wydarzeń online – już dziś możesz zapisać się na webinarium.
I oczywiście mamy nadzieję powitać Państwa na naszej dorocznej konferencji online w listopadzie. Pracujemy nad programem, ale zapisz datę 11-13 listopada i zarejestruj swoje zainteresowanie, aby otrzymywać wiadomości z pierwszej ręki.