Prilagođavanje novoj normali
Kriza uzrokovana bolešću COVID-19 potaknula je velike promjene u našem osobnom i poslovnom životu diljem svijeta. Posljednjih nekoliko mjeseci mnogi su ljudi bili intenzivni i većina nas se još uvijek prilagođava tom „novom normalnom stanju”.
U Zakladi Europeana naše se radno okruženje promijenilo kako je osoblje počelo raditi od kuće. Neki bi mogli pretpostaviti da je, radeći za organizaciju s naglaskom na digitalizaciji, to značilo da smo jednostavno premjestili svoju „desk” iz svojeg ureda u vlastite domove. To je vrijedilo za neke, ali je predstavljalo izazov za druge, uključujući i mene kao voditelja događaja.
Do ove godine usredotočili smo se na organizaciju fizičkih događanja kao što je naša godišnja konferencija. Osobno, to je bila i jest moja strast. Međutim, 2020. godina već se pokazala vrlo različitom. Početkom ožujka shvatili smo - kao i mnoge institucije širom svijeta - da moramo prijeći s fizičkih na virtualne sastanke. Budući da smo radili na njihovoj organizaciji, razmjena informacija s kolegama diljem naše mreže i sektora bila je iznimno vrijedna. U nastavku dijelim neka vlastita saznanja Europeane o tom procesu.
Prvi koraci: suđenje Forumu agregatora Europeane
U Europeani smo odlučili u potpunosti prijeći s događanja uživo na događanja putem interneta do kraja ove godine. To je, naravno, lakše reći nego učiniti. Morali smo preispitati svoj način rada i brzo se pokrenuti kako bismo u roku od nekoliko tjedana na internetu održali sastanak Foruma agregatora Europeane i sljedeću radionicu o autorskim pravima.
Kao tim intenzivno smo radili na izradi programa koji je otporan na internet. Proveli smo testove, upoznali se s novim alatima i stvorili jasne uloge i odgovornosti za tim. Također smo osmislili online program i radnu knjigu kako bi ljudi mogli pronaći sve što im je potrebno na jednom mjestu i prije događanja. Već smo naučili da čak i nekoliko internetskih sastanaka u jednom danu može biti iscrpljujuće, pa smo to željeli učiniti što jednostavnijim i pristupačnijim.
U samim razgovorima i radionicama odlučili smo „okrenuti učionicu”. Umjesto prezentacija uživo na internetu, zamolili smo sve govornike da snime svoje prezentacije kod kuće kako bismo ih mogli unaprijed podijeliti s našim sudionicima i gledati ih na vlastitu ruku. U programu je određeno vremensko razdoblje povezano s tim videozapisima bilo rezervirano za raspravu i neka pitanja i odgovore;A.
Dodali smo što više detaljnih informacija u radnu knjigu kako bi ljudi unaprijed znali što mogu očekivati i kako bi se mogli pripremiti. Također smo unaprijed podijelili Google dokument kako bi ljudi mogli dodati bilo kakve komentare, misli ili pitanja prije sastanka.
70 osoba prisustvovalo je Forumu agregatora Europeane i radionici o autorskim pravima, pri čemu se većina pridružila obama danima od početka do kraja. Prema pozitivnim povratnim informacijama koje smo dobili od sudionika u danima nakon toga, to je bio pravi uspjeh!
Naravno, nije sve prošlo glatko, i puno smo naučili tijekom tih sesija. Na primjer, shvatili smo da trebamo izraditi dijagram toka s ključnim pravilima i smjernicama za vođenje digitalnih događaja - ne samo kako bismo olakšali naše živote, već i kako bismo imali koristi od naše mreže. Ovaj grafikon je dizajniran dok govorimo i uskoro će biti dostupan s nekim korisnim savjetima i trikovima.
Uključite se i saznajte više
Od Foruma agregatora organizirali smo niz internetskih događanja i kontinuirano se oslanjamo na naše učenje. U narednim mjesecima planirali smo još uzbudljivih webinara i radionica, koje su sve navedene na Europeana Pro. Objavit ćemo i više objava o dijeljenju znanja i učenju u vezi s internetskim događanjima, stoga provjerite vijesti Europeane Pro za više!
Osim toga, Zajednica komunikatora Europeane, zajedno sa Zakladom Europeana, u utorak 7. srpnja održava internetski seminar na temu „Trčanje internetskim seminarima: ono što smo dosad naučili” kako bismo podijelili znanje i olakšali raspravu o održavanju događanja na internetu – danas se možete prijaviti za internetski seminar.
I naravno, nadamo se da ćemo vas dočekati na našoj online godišnjoj konferenciji u studenom. Radimo na programu za to, ali molimo spremite datum, 11.-13. studenog i registrirajte svoj interes kako biste iz prve ruke primili vijesti.