Alkalmazkodás az új normálhoz
A Covid19-válság világszerte hatalmas változásokat katalizált személyes és munkahelyi életünkben. Sokak számára az elmúlt néhány hónap intenzív volt, és legtöbbünk még mindig alkalmazkodik ehhez az „új normálishoz”.
Az Europeana Alapítványnál megváltozott a munkakörnyezetünk, amikor a munkatársak otthonról kezdtek dolgozni. Egyesek azt feltételezhetik, hogy egy olyan szervezetnél dolgozva, amely a digitalizációra összpontosít, ez azt jelentette, hogy egyszerűen áthelyeztük az „asztalunkat” az irodánkból a saját otthonunkba. Ez igaz volt néhány emberre, de kihívást jelentett mások számára, beleértve engem, mint eseménymenedzsert.
Az idei évig olyan fizikai események szervezésére összpontosítottunk, mint az éves konferenciánk. Személy szerint ez volt és ez is a szenvedélyem. A 2020-as év azonban már nagyon másnak bizonyult. Március elején rájöttünk - mint sok más intézmény szerte a világon -, hogy át kell térnünk a fizikai találkozókról a virtuális találkozókra. Miközben ezek megszervezésén dolgoztunk, rendkívül értékes volt a hálózatunkon és ágazatunkon belüli társainkkal folytatott információcsere. Az alábbiakban megosztom az Europeana néhány saját tanulságát erről a folyamatról.
Első lépések: az Europeana beszerzési közösségek fórumának tesztelése
Az Europeanánál úgy döntöttünk, hogy az év hátralevő részében teljesen áttérünk a személyes rendezvényekről az online rendezvényekre. Ezt persze könnyebb mondani, mint megtenni. Újra kellett gondolnunk munkamódszereinket, és gyorsan cselekednünk kellett annak érdekében, hogy néhány héten belül online elérhetővé tegyük az Europeana Aggregátorok Fórumának ülését és az azt követő szerzői jogi műhelytalálkozót.
Csapatként intenzíven dolgoztunk egy „online-biztos” program létrehozásán. Vizsgálatokat végeztünk, megismerkedtünk az új eszközökkel, és egyértelmű szerepeket és felelősségeket hoztunk létre a csapat számára. Megterveztünk egy online programot és egy munkafüzetet is, hogy az emberek egy helyen és az események előtt mindent megtalálhassanak, amire szükségük van. Már megtanultuk, hogy egy nap alatt akár néhány online találkozó is kimerítő lehet, ezért azt akartuk, hogy ez a lehető legegyszerűbb és hozzáférhetőbb legyen.
Maguk az előadások és workshopok során úgy döntöttünk, hogy „átfordítjuk az osztálytermet”. Az élő online előadások helyett arra kértük az összes felszólalót, hogy otthon rögzítsék előadásukat, hogy azokat előzetesen megosszuk a résztvevőkkel, hogy saját kedvük szerint nézhessék meg. A programban az e videókhoz kapcsolódó külön idősávot tartottak fenn megvitatásra, valamint néhány kérdést és kérdést.
A lehető legtöbb részletes információt adtuk hozzá a munkafüzethez, hogy az emberek előre tudják, mire számíthatnak, és felkészülhessenek. Előre megosztottunk egy Google-dokumentumot is, hogy az emberek megjegyzéseket, gondolatokat vagy kérdéseket tehessenek hozzá az ülés előtt.
Az Europeana aggregátorok fórumán és szerzői jogi workshopján 70-en vettek részt, többségük az elejétől a végéig csatlakozott mindkét naphoz. A résztvevőktől az azt követő napokban kapott pozitív visszajelzések szerint ez igazi siker volt!
Természetesen nem minden ment simán, és sokat tanultunk ezeken az üléseken. Rájöttünk például, hogy folyamatábrát kell készítenünk a digitális események lebonyolítására vonatkozó legfontosabb szabályokkal és iránymutatásokkal - nemcsak azért, hogy megkönnyítsük az életünket, hanem azért is, hogy a hálózatunk javát szolgáljuk. Ezt a táblázatot úgy tervezték, ahogy beszélünk, és hamarosan elérhető lesz néhány hasznos tippel és trükkel.
Vegyen részt és tudjon meg többet
Az aggregátorok fóruma óta számos online rendezvényt szerveztünk, és folyamatosan építünk a tanulásunkra. Az elkövetkező hónapokban izgalmasabb webináriumokat és workshopokat tervezünk, amelyek mindegyike szerepel az Europeana Pro portálon. Több bejegyzést is közzéteszünk az online eseményekkel kapcsolatos tudásmegosztásról és tanulásról, ezért további információkért tekintse meg az Europeana Pro híreit!
Emellett az Europeana Kommunikátorok Közössége az Europeana Alapítvánnyal közösen július 7-én, kedden webináriumot tart „Webináriumok lebonyolítása: mit tanultunk eddig” címmel, hogy megosszuk egymással ismereteinket, és megkönnyítsük a rendezvények online megrendezéséről szóló vitát – ma feliratkozhat a webináriumra.
És természetesen reméljük, hogy üdvözöljük Önt a novemberi online éves konferenciánkon. Ennek érdekében dolgozunk egy programon, de kérjük, mentse el a dátumot, november 11-13-át, és regisztrálja érdeklődését, hogy első kézből kapja meg a híreket.