Anpassung an die neue Normalität
Weltweit hat die COVID-19-Krise enorme Veränderungen in unserem Privat- und Arbeitsleben ausgelöst. Für viele Menschen waren die letzten Monate intensiv und die meisten von uns passen sich immer noch an diese „neue Normalität“ an.
Bei der Europeana Foundation änderte sich unser Arbeitsumfeld, als die Mitarbeiter von zu Hause aus zu arbeiten begannen. Einige könnten davon ausgehen, dass wir, wenn wir für eine Organisation mit Schwerpunkt Digitales arbeiten, unseren „Desk“ einfach von unserem Büro in unsere eigenen Häuser verlegt haben. Dies galt für einige, stellte aber eine Herausforderung für andere dar, darunter auch für mich als Events Manager.
Bis zu diesem Jahr lag unser Fokus auf der Organisation physischer Veranstaltungen wie unserer jährlichen Konferenz. Das war und ist meine Leidenschaft. Aber 2020 hat sich bereits als ganz anders erwiesen. Anfang März haben wir - wie viele Institutionen auf der ganzen Welt - erkannt, dass wir von physischen zu virtuellen Meetings wechseln müssen. Während wir daran arbeiteten, diese zu organisieren, war der Austausch von Informationen mit unseren Kollegen in unserem Netzwerk und in unserem Sektor äußerst wertvoll. Im Folgenden teile ich einige der eigenen Erkenntnisse von Europeana zu diesem Prozess.
Erste Schritte: Erprobung des Europeana Aggregators’ Forum
Bei Europeana haben wir uns entschieden, für den Rest dieses Jahres komplett von Präsenzveranstaltungen zu Online-Events zu wechseln. Das war natürlich leichter gesagt als getan. Wir mussten unsere Arbeitsweise überdenken und schnell handeln, um unsere Sitzung des Europeana Aggregators’ Forum und einen anschließenden Urheberrechtsworkshop innerhalb weniger Wochen online zu bringen.
Als Team haben wir intensiv daran gearbeitet, ein „online-proof“-Programm zu erstellen. Wir haben Tests durchgeführt, uns mit neuen Tools vertraut gemacht und klare Rollen und Verantwortlichkeiten für das Team geschaffen. Wir entwarfen auch ein Online-Programm und ein Arbeitsbuch, damit die Menschen alles, was sie brauchten, an einem Ort und vor den Veranstaltungen finden konnten. Wir hatten bereits gelernt, dass selbst ein paar Online-Meetings an einem Tag anstrengend sein können, also wollten wir dies so einfach und zugänglich wie möglich machen.
In den Vorträgen und Workshops selbst beschlossen wir, das Klassenzimmer zu verlassen. Anstatt Live-Online-Präsentationen zu haben, baten wir alle Redner, ihre Präsentation zu Hause aufzuzeichnen, damit wir diese im Voraus mit unseren Teilnehmern teilen konnten, um sie nach Belieben zu sehen. Im Programm wurde ein spezieller Zeitfenster im Zusammenhang mit diesen Videos für Diskussionen und einige Fragen und Antworten reserviert.
Wir haben der Arbeitsmappe so viele detaillierte Informationen wie möglich hinzugefügt, damit die Leute im Voraus wissen, was sie erwarten können, und sich vorbereiten können. Wir haben auch vorher ein Google-Dokument geteilt, damit die Leute vor dem Meeting Kommentare, Gedanken oder Fragen hinzufügen können.
70 Personen nahmen am Europeana Aggregators’ Forum und am Copyright Workshop teil, wobei die meisten von Anfang bis Ende an beiden Tagen teilnahmen. Nach dem positiven Feedback, das wir in den Tagen danach von den Teilnehmern erhalten haben, war es ein echter Erfolg!
Natürlich lief nicht alles reibungslos, und wir haben während dieser Sitzungen viel gelernt. Zum Beispiel haben wir erkannt, dass wir ein Flussdiagramm mit wichtigen Regeln und Richtlinien für die Durchführung digitaler Veranstaltungen erstellen mussten - nicht nur, um unser Leben zu erleichtern, sondern auch, um unserem Netzwerk zu helfen. Dieses Diagramm wird gerade erstellt und wird in Kürze mit einigen nützlichen Tipps und Tricks verfügbar sein.
Beteiligen Sie sich und erfahren Sie mehr
Seit dem Aggregators’ Forum haben wir eine Vielzahl von Online-Veranstaltungen organisiert und bauen kontinuierlich auf unseren Erkenntnissen auf. In den kommenden Monaten haben wir weitere spannende Webinare und Workshops geplant, die alle auf Europeana Pro aufgelistet sind. Wir werden auch mehr Beiträge veröffentlichen, in denen wir Wissen und Lernen rund um Online-Events teilen, also schauen Sie sich die Europeana Pro-News an!
Darüber hinaus veranstaltet die Europeana Communicators Community mit der Europeana Foundation am Dienstag, den 7. Juli, ein Webinar zum Thema „Laufende Webinare: Was wir bisher gelernt haben“, um das Lernen zu teilen und die Diskussion über die Durchführung von Veranstaltungen im Internet zu erleichtern – Sie können sich noch heute für das Webinar anmelden.
Und natürlich hoffen wir, Sie auf unserer Online-Jahreskonferenz im November begrüßen zu dürfen. Wir arbeiten an einem Programm dafür, aber bitte speichern Sie das Datum, 11-13 November und registrieren Sie Ihr Interesse, damit Sie Nachrichten aus erster Hand erhalten.