S'adapter à la nouvelle norme
Partout dans le monde, la crise de la COVID-19 a catalysé d’énormes changements dans notre vie personnelle et professionnelle. Pour de nombreuses personnes, les derniers mois ont été intenses et la plupart d’entre nous s’adaptent encore à cette «nouvelle normalité».
À la Fondation Europeana, notre environnement de travail a changé à mesure que le personnel commençait à travailler à domicile. Certains pourraient supposer que, en travaillant pour une organisation axée sur le numérique, nous avons simplement déplacé notre «bureau» de notre bureau vers nos propres maisons. Cela était vrai pour certains, mais posait un défi pour d'autres, y compris moi en tant que responsable des événements.
Jusqu'à cette année, nous avions mis l'accent sur l'organisation d'événements physiques tels que notre conférence annuelle. Personnellement, c'était et c'est ma passion. Mais 2020 s'est déjà révélé très différent. Au début du mois de mars, nous avons réalisé - comme de nombreuses institutions dans le monde - que nous devions passer de réunions physiques à des réunions virtuelles. Alors que nous travaillions à les organiser, l'échange d'informations avec nos pairs à travers notre réseau et notre secteur était extrêmement précieux. Ci-dessous, je partage certaines des propres connaissances d’Europeana sur ce processus.
Premiers pas: mise à l’essai du forum des agrégateurs d’Europeana
Chez Europeana, nous avons décidé de passer entièrement d'événements en personne à des événements en ligne pour le reste de l'année. C'était bien sûr plus facile à dire qu'à faire. Nous devions repenser notre façon de travailler et agir rapidement pour mettre en ligne, dans quelques semaines, notre réunion du Forum des agrégateurs Europeana et un atelier suivant sur le droit d’auteur.
En tant qu’équipe, nous avons travaillé intensément à la création d’un programme «à l’épreuve du temps en ligne». Nous avons effectué des tests, nous sommes familiarisés avec de nouveaux outils et avons créé des rôles et des responsabilités clairs pour l'équipe. Nous avons également conçu un programme en ligne et un classeur afin que les gens puissent trouver tout ce dont ils avaient besoin en un seul endroit et avant les événements. Nous avions déjà appris qu'avoir même quelques réunions en ligne en une journée peut être épuisant, nous voulions donc rendre cela aussi facile et accessible que possible.
Au cours des conférences et des ateliers eux-mêmes, nous avons décidé de «renverser la salle de classe». Au lieu d’avoir des présentations en ligne en direct, nous avons demandé à tous les orateurs d’enregistrer leur présentation à la maison afin que nous puissions les partager à l’avance avec nos participants pour les regarder à leur convenance. Dans le programme, un créneau horaire consacré à ces vidéos a été réservé à la discussion et à certaines questions-réponses.
Nous avons ajouté autant d'informations détaillées que possible au classeur afin que les gens sachent à l'avance à quoi s'attendre et puissent se préparer. Nous avons également partagé un document Google à l'avance afin que les gens puissent ajouter des commentaires, des pensées ou des questions avant la réunion.
70 personnes ont participé au Forum des agrégateurs d’Europeana et à l’atelier sur le droit d’auteur, dont la plupart ont participé aux deux journées du début à la fin. Selon les commentaires positifs que nous avons reçus des participants dans les jours qui ont suivi, ce fut un réel succès!
Bien sûr, tout ne s'est pas bien passé, et nous avons beaucoup appris au cours de ces sessions. Par exemple, nous avons réalisé que nous devions créer un organigramme avec des règles et des directives clés pour organiser des événements numériques - non seulement pour nous faciliter la vie, mais aussi pour profiter à notre réseau. Ce tableau est en cours de conception au moment où nous parlons et sera bientôt disponible avec quelques trucs et astuces utiles.
Impliquez-vous et apprenez-en plus
Nous avons organisé une variété d’événements en ligne depuis le forum des agrégateurs et nous nous appuyons continuellement sur notre apprentissage. Au cours des prochains mois, nous avons prévu des webinaires et des ateliers plus passionnants, qui sont tous répertoriés sur Europeana Pro. Nous publierons également plus de publications partageant des connaissances et des apprentissages autour d'événements en ligne, alors consultez les actualités d'Europeana Pro pour en savoir plus!
En outre, la communauté des communicateurs d’Europeana organise, avec la Fondation Europeana, un webinaire le mardi 7 juillet sur le thème «Running webinars: ce que nous avons appris jusqu’à présent» pour partager des enseignements et faciliter la discussion sur la tenue d’événements en ligne – vous pouvez vous inscrire au webinaire dès aujourd’hui.
Et bien sûr, nous espérons vous accueillir à notre conférence annuelle en ligne en novembre. Nous travaillons sur un programme pour cela, mais s'il vous plaît enregistrer la date, 11-13 Novembre et enregistrer votre intérêt afin que vous recevrez des nouvelles de première main.