Adattamento alla nuova normalità
In tutto il mondo, la crisi COVID-19 ha catalizzato enormi cambiamenti nella nostra vita personale e lavorativa. Per molte persone, gli ultimi mesi sono stati intensi e la maggior parte di noi si sta ancora adattando a questa "nuova normalità".
Alla Fondazione Europeana, il nostro ambiente di lavoro è cambiato man mano che il personale ha iniziato a lavorare da casa. Alcuni potrebbero supporre che, lavorando per un'organizzazione incentrata sul digitale, ciò significasse semplicemente spostare il nostro "desk" dal nostro ufficio alle nostre case. Questo era vero per alcuni, ma rappresentava una sfida per altri, incluso me come Events Manager.
Fino a quest'anno, ci siamo concentrati sull'organizzazione di eventi fisici come la nostra conferenza annuale. Personalmente, questa era ed è la mia passione. Ma il 2020 ha già dimostrato di essere molto diverso. All'inizio di marzo ci siamo resi conto - come molte istituzioni in tutto il mondo - che dovevamo passare dagli incontri fisici a quelli virtuali. Mentre lavoravamo per organizzarli, lo scambio di informazioni con i nostri colleghi attraverso la nostra rete e il nostro settore è stato estremamente prezioso. Di seguito, condivido alcune delle conoscenze apprese da Europeana in merito a questo processo.
Primi passi: sperimentazione del Forum degli aggregatori di Europeana
In Europeana abbiamo deciso di passare interamente da eventi di persona a eventi online per il resto di quest'anno. Ovviamente è stato più facile a dirsi che a farsi. Avevamo bisogno di ripensare il nostro modo di lavorare e muoverci rapidamente per portare online entro poche settimane la nostra riunione del Forum degli aggregatori di Europeana e un successivo seminario sul diritto d'autore.
Come team abbiamo lavorato intensamente per creare un programma "online-proof". Abbiamo eseguito test, acquisito familiarità con nuovi strumenti e creato ruoli e responsabilità chiari per il team. Abbiamo anche progettato un programma online e una cartella di lavoro in modo che le persone potessero trovare tutto ciò di cui avevano bisogno in un unico posto e prima degli eventi. Avevamo già imparato che avere anche solo pochi incontri online in un giorno può essere estenuante, quindi volevamo renderlo il più semplice e accessibile possibile.
Nei colloqui e nei seminari stessi, abbiamo deciso di "girare l'aula". Invece di tenere presentazioni online dal vivo, abbiamo chiesto a tutti gli oratori di registrare la loro presentazione a casa in modo da poterla condividere in anticipo con i nostri partecipanti per guardarla a loro piacimento. Nel programma, una fascia oraria dedicata a questi video è stata riservata alla discussione e ad alcuni Q&A.
Abbiamo aggiunto il maggior numero possibile di informazioni dettagliate alla cartella di lavoro in modo che le persone sapessero in anticipo cosa aspettarsi e potessero prepararsi. Abbiamo anche condiviso un documento di Google in anticipo in modo che le persone potessero aggiungere commenti, pensieri o domande prima della riunione.
70 persone hanno partecipato al Forum degli aggregatori di Europeana e al seminario sul diritto d'autore, la maggior parte dei quali ha partecipato a entrambi i giorni dall'inizio alla fine. Secondo il feedback positivo che abbiamo ricevuto dai partecipanti nei giorni successivi, è stato un vero successo!
Naturalmente non tutto è andato liscio, e abbiamo imparato molto durante quelle sessioni. Ad esempio, ci siamo resi conto che avevamo bisogno di creare un diagramma di flusso con regole e linee guida chiave per gestire eventi digitali, non solo per rendere la nostra vita più facile, ma anche per beneficiare la nostra rete. Questo grafico è stato progettato mentre parliamo e sarà presto disponibile con alcuni consigli e trucchi utili.
Partecipa e scopri di più
Dopo il forum degli aggregatori abbiamo organizzato una serie di eventi online e continuiamo a basarci sul nostro apprendimento. Nei prossimi mesi abbiamo pianificato webinar e workshop più entusiasmanti, tutti elencati su Europeana Pro. Pubblicheremo anche altri post che condividono conoscenze e apprendono sugli eventi online, quindi controlla le notizie di Europeana Pro per saperne di più!
Inoltre, martedì 7 luglio la Comunità dei comunicatori di Europeana , insieme alla Fondazione Europeana, terrà un webinar sul tema "I webinar in corso: cosa abbiamo imparato finora" per condividere l'apprendimento e facilitare la discussione sullo svolgimento di eventi online: puoi iscriverti al webinar oggi stesso.
E naturalmente speriamo di darvi il benvenuto alla nostra conferenza annuale online a novembre. Stiamo lavorando a un programma per questo, ma si prega di salvare la data, 11-13 novembre e registrare il vostro interesse in modo da ricevere notizie di prima mano.