Prilagajanje na novo normalno stanje
Kriza zaradi COVID-19 je po vsem svetu sprožila velike spremembe v našem osebnem in poklicnem življenju. Za mnoge ljudi je bilo zadnjih nekaj mesecev intenzivnih in večina nas se še vedno prilagaja tej „novi normalnosti“.
V fundaciji Europeana se je naše delovno okolje spremenilo, saj so zaposleni začeli delati od doma. Nekateri bi lahko domnevali, da je delo za organizacijo, ki se osredotoča na digitalno področje, pomenilo, da smo preprosto preselili svojo „pisarno“ iz pisarne v svoje domove. To je veljalo za nekatere, vendar je predstavljalo izziv za druge, vključno z mano kot upraviteljem dogodkov.
Do letošnjega leta smo se osredotočali na organizacijo fizičnih dogodkov, kot je naša letna konferenca. To je bila in je tudi moja strast. Toda leto 2020 se je že izkazalo za zelo drugačno. V začetku marca smo tako kot številne institucije po svetu spoznali, da moramo s fizičnih srečanj preiti na virtualna. Ko smo si prizadevali za njihovo organizacijo, je bila izmenjava informacij z našimi kolegi v naši mreži in sektorju izjemno dragocena. V nadaljevanju delim nekaj lastnih spoznanj Europeane o tem procesu.
Prvi koraki: preskušanje foruma združevalcev Europeane
V Europeani smo se odločili, da bomo do konca tega leta v celoti prešli z dogodkov v živo na spletne dogodke. To je bilo seveda lažje reči kot narediti. Ponovno smo morali razmisliti o svojem načinu dela in hitro ukrepati, da bi v nekaj tednih organizirali srečanje foruma združevalcev Europeane in naslednjo spletno delavnico o avtorskih pravicah.
Kot ekipa smo si intenzivno prizadevali za vzpostavitev programa „online-proof“. Izvedli smo teste, se seznanili z novimi orodji in ustvarili jasne vloge in odgovornosti za ekipo. Oblikovali smo tudi spletni program in delovni zvezek, da bi ljudje lahko našli vse, kar potrebujejo, na enem mestu in pred dogodki. Naučili smo se že, da je lahko celo nekaj spletnih srečanj v enem dnevu naporno, zato smo želeli, da bi bilo to čim bolj enostavno in dostopno.
Na samih pogovorih in delavnicah smo se odločili „preklopiti v učilnico“. Namesto da bi imeli spletne predstavitve v živo, smo vse govornike prosili, naj svojo predstavitev posnamejo doma, da bi jih lahko vnaprej delili z našimi udeleženci in udeleženkami, ki bi si jih lahko ogledali po svojih željah. V programu je bil za razpravo in nekaj vprašanj in odgovorov rezerviran poseben termin, povezan s temi videoposnetki.
V delovni zvezek smo dodali čim več podrobnih informacij, da bi ljudje vnaprej vedeli, kaj lahko pričakujejo, in bi se lahko pripravili. Pred srečanjem smo delili tudi Googlov dokument, tako da so lahko ljudje pred srečanjem dodali kakršne koli komentarje, misli ali vprašanja.
70 ljudi se je udeležilo foruma združevalcev Europeane in delavnice o avtorskih pravicah, pri čemer se jih je večina pridružila obema dnevoma od začetka do konca. Glede na pozitivne povratne informacije, ki smo jih prejeli od udeležencev v naslednjih dneh, je bil to pravi uspeh!
Seveda ni šlo vse gladko in med temi sejami smo se veliko naučili. Spoznali smo na primer, da moramo ustvariti diagram poteka s ključnimi pravili in smernicami za izvajanje digitalnih dogodkov - ne le, da bi olajšali naše življenje, temveč tudi koristili našemu omrežju. Ta grafikon je zasnovan kot govorimo in bo kmalu na voljo z nekaj koristnih nasvetov in trikov.
Sodelujte in izvedite več
Od foruma združevalcev smo organizirali različne spletne dogodke in nenehno nadgrajujemo naše učenje. V prihodnjih mesecih smo načrtovali zanimivejše spletne seminarje in delavnice, ki so vsi navedeni na Europeani Pro. Objavili bomo tudi več objav, v katerih bomo delili znanje in se učili o spletnih dogodkih, zato si oglejte novice Europeana Pro!
Poleg tega skupnost komunikatorjev Europeane skupaj s fundacijo Europeana v torek, 7. julija, organizira spletni seminar z naslovom „Tekoči spletni seminarji: kaj smo se do zdaj naučili, da bi delili učenje in olajšali razpravo o organizaciji dogodkov na spletu – danes se lahko prijavite na spletni seminar.
In seveda upamo, da vas bomo pozdravili na naši spletni letni konferenci v novembru. V ta namen pripravljamo program, vendar vas prosimo, da shranite datum od 11. do 13. novembra in prijavite svoje zanimanje, da boste iz prve roke prejeli novice.