Prispôsobenie sa novému normálu
Kríza spôsobená ochorením COVID-19 spôsobila na celom svete obrovské zmeny v našom osobnom a pracovnom živote. Pre mnohých ľudí boli posledné mesiace intenzívne a väčšina z nás sa stále prispôsobuje tomuto „novému normálnemu stavu“.
V nadácii Europeana sa zmenilo naše pracovné prostredie, keď zamestnanci začali pracovať z domu. Niektorí by mohli predpokladať, že práca pre organizáciu so zameraním na digitálne technológie znamenala, že sme jednoducho presunuli náš „desk“ z našej kancelárie do našich vlastných domovov. To platilo pre niektorých, ale predstavovalo výzvu pre ostatných, vrátane mňa ako Events Manager.
Do tohto roku sme sa sústredili na organizovanie fyzických podujatí, ako je naša výročná konferencia. Osobne to bola a je moja vášeň. Rok 2020 sa však už ukázal ako úplne iný. Začiatkom marca sme si uvedomili - podobne ako mnohé inštitúcie na celom svete - že musíme prejsť z fyzických na virtuálne stretnutia. Keďže sme pracovali na ich organizácii, výmena informácií s našimi kolegami v rámci našej siete a odvetvia bola mimoriadne cenná. Nižšie uvádzam niekoľko vlastných poznatkov Europeany o tomto procese.
Prvé kroky: testovanie fóra agregátorov Europeany
V Europeane sme sa rozhodli prejsť do konca tohto roka výlučne z podujatí s osobnou účasťou na online podujatia. To bolo samozrejme ľahšie povedané ako urobené. Museli sme prehodnotiť náš spôsob práce a rýchlo pristúpiť k tomu, aby sme v priebehu niekoľkých týždňov zorganizovali online stretnutie fóra agregátorov Europeany a nasledujúci seminár o autorských právach.
Ako tím sme intenzívne pracovali na vytvorení „online odolného“ programu. Uskutočnili sme testy, oboznámili sme sa s novými nástrojmi a vytvorili sme jasné úlohy a zodpovednosti pre tím. Navrhli sme tiež online program a zošit, aby ľudia mohli nájsť všetko, čo potrebujú, na jednom mieste a pred udalosťami. Už sme sa dozvedeli, že aj niekoľko online stretnutí v jeden deň môže byť vyčerpávajúce, preto sme chceli, aby to bolo čo najjednoduchšie a najdostupnejšie.
Na samotných rozhovoroch a seminároch sme sa rozhodli „prevrátiť učebnu“. Namiesto živých online prezentácií sme požiadali všetkých rečníkov, aby si svoju prezentáciu nahrali doma, aby sme ich mohli vopred zdieľať s našimi účastníkmi a sledovať ich podľa vlastného uváženia. V programe bol vyhradený časový úsek súvisiaci s týmito videami vyhradený na diskusiu a niektoré otázky a odpovede.
Do zošita sme pridali čo najviac podrobných informácií, aby ľudia vopred vedeli, čo očakávať a mohli sa pripraviť. Pred stretnutím sme tiež zdieľali dokument Google, aby ľudia mohli pridávať akékoľvek komentáre, myšlienky alebo otázky.
Na fóre agregátorov Europeany a seminári o autorských právach sa zúčastnilo 70 ľudí, pričom väčšina z nich sa zúčastnila v oba dni od začiatku do konca. Podľa pozitívnej spätnej väzby, ktorú sme dostali od účastníkov v nasledujúcich dňoch, to bol skutočný úspech!
Samozrejme, nie všetko prebehlo hladko a počas týchto stretnutí sme sa veľa naučili. Napríklad sme si uvedomili, že potrebujeme vytvoriť vývojový diagram s kľúčovými pravidlami a usmerneniami na organizovanie digitálnych podujatí - nielen na uľahčenie nášho života, ale aj v prospech našej siete. Tento graf je navrhnutý tak, ako hovoríme, a čoskoro bude k dispozícii s niekoľkými užitočnými tipmi a trikmi.
Zapojte sa a zistite viac
Od fóra agregátorov sme zorganizovali rôzne online podujatia a neustále staviame na našom vzdelávaní. V nadchádzajúcich mesiacoch sme naplánovali viac vzrušujúcich webinárov a workshopov, ktoré sú všetky uvedené na Europeane Pro. Zverejníme aj ďalšie príspevky na výmenu poznatkov a učenie sa o online podujatiach, preto si pozrite novinky z Europeany Pro.
Komunita komunikátorov Europeany okrem toho spolu s nadáciou Europeana organizuje v utorok 7. júla webinár na tému „Spustenie webinárov: čo sme sa doteraz naučili“, aby sme sa podelili o vzdelávanie a uľahčili diskusiu o organizovaní podujatí online – na webinár sa môžete prihlásiť už dnes.
A samozrejme dúfame, že vás privítame na našej online výročnej konferencii v novembri. Pracujeme na programe na to, ale prosím uložiť dátum, 11-13 November a zaregistrovať svoj záujem, takže budete dostávať novinky z prvej ruky.