Pielāgošanās jaunajai normai
Visā pasaulē Covid-19 krīze ir veicinājusi milzīgas pārmaiņas mūsu personīgajā un darba dzīvē. Daudziem cilvēkiem pēdējie mēneši ir bijuši intensīvi, un lielākā daļa no mums joprojām pielāgojas šai “jaunajai normai”.
Europeana fondā mainījās mūsu darba vide, kad darbinieki sāka strādāt no mājām. Daži varētu pieņemt, ka, strādājot organizācijā, kas koncentrējas uz digitālo jomu, tas nozīmēja, ka mēs vienkārši pārvietojām savu “galdu” no sava biroja uz savām mājām. Tas bija taisnība dažiem, bet radīja izaicinājumu citiem, tostarp man kā Events Manager.
Līdz šim mēs koncentrējāmies uz fizisku pasākumu, piemēram, mūsu ikgadējās konferences, organizēšanu. Personīgi tā bija un ir mana kaislība. Bet 2020. gads jau ir izrādījies ļoti atšķirīgs. Marta sākumā mēs sapratām - tāpat kā daudzas iestādes visā pasaulē -, ka mums ir jāpāriet no klātienes sanāksmēm uz virtuālām sanāksmēm. Tā kā mēs strādājām, lai tos organizētu, informācijas apmaiņa ar kolēģiem mūsu tīklā un nozarē bija ļoti vērtīga. Turpinājumā es dalos ar dažām Europeana mācībām par šo procesu.
Pirmie soļi: Europeana agregatoru foruma izmēģināšana
Europeana mēs nolēmām šā gada atlikušajā daļā pilnībā pāriet no klātienes pasākumiem uz tiešsaistes pasākumiem. Tas, protams, bija vieglāk pateikt nekā izdarīt. Mums bija jāpārdomā darba veids un ātri jāvirzās uz priekšu, lai dažu nedēļu laikā tiešsaistē sarīkotu Europeana agregatoru foruma sanāksmi un tai sekojošu darbsemināru par autortiesībām.
Kā komanda mēs intensīvi strādājām, lai izveidotu “tiešsaistes drošu” programmu. Mēs veicām testus, iepazināmies ar jauniem rīkiem un izveidojām skaidras komandas lomas un pienākumus. Mēs izstrādājām arī tiešsaistes programmu un darbgrāmatu, lai cilvēki varētu atrast visu nepieciešamo vienuviet un pirms pasākumiem. Mēs jau bijām uzzinājuši, ka pat dažas tiešsaistes sanāksmes vienā dienā var būt nogurdinošas, tāpēc mēs vēlējāmies to padarīt pēc iespējas vienkāršāku un pieejamāku.
Pašās sarunās un darbsemināros mēs nolēmām “apgriezt klasi”. Tā vietā, lai nodrošinātu tiešsaistes prezentācijas tiešraidē, mēs aicinājām visus runātājus ierakstīt savu prezentāciju mājās, lai mēs varētu tos iepriekš kopīgot ar mūsu dalībniekiem, lai viņi varētu tos noskatīties pēc saviem ieskatiem. Programmā diskusijai un dažiem jautājumiem un atbildēm tika rezervēts īpašs laiks, kas saistīts ar šiem videomateriāliem.
Mēs pievienojām darbgrāmatai pēc iespējas vairāk detalizētas informācijas, lai cilvēki jau iepriekš zinātu, ko gaidīt, un varētu sagatavoties. Mēs arī iepriekš kopīgojām Google dokumentu, lai lietotāji pirms sapulces varētu pievienot komentārus, domas vai jautājumus.
Europeana agregatoru forumā un darbseminārā par autortiesībām piedalījās 70 cilvēku, no kuriem lielākā daļa pievienojās abām dienām no sākuma līdz beigām. Saskaņā ar pozitīvajām atsauksmēm, ko saņēmām no dalībniekiem nākamajās dienās, tas bija patiess panākums!
Protams, ne viss gāja gludi, un mēs daudz uzzinājām šo sesiju laikā. Piemēram, mēs sapratām, ka mums ir jāizveido blokshēma ar galvenajiem noteikumiem un vadlīnijām, lai vadītu digitālos pasākumus - ne tikai lai atvieglotu mūsu dzīvi, bet arī lai sniegtu labumu mūsu tīklam. Šī diagramma tiek izstrādāta, kā mēs runājam, un drīz būs pieejama ar dažiem noderīgiem padomiem un trikiem.
Iesaistieties un uzziniet vairāk
Kopš Agregatoru foruma esam organizējuši dažādus tiešsaistes pasākumus un pastāvīgi balstāmies uz mūsu mācībām. Tuvākajos mēnešos esam ieplānojuši aizraujošākus tīmekļseminārus un darbseminārus, kas visi ir uzskaitīti Europeana Pro. Mēs arī publicēsim vairāk ziņu, daloties zināšanās un mācoties par tiešsaistes pasākumiem, tāpēc pārbaudiet Europeana Pro ziņas, lai uzzinātu vairāk!
Turklāt Europeana Komunikatoru kopiena kopā ar Europeana fondu otrdien, 7. jūlijā, rīko tīmekļsemināru “Running webinars: ko mēs līdz šim esam iemācījušies”, lai dalītos mācībās un veicinātu diskusijas par pasākumu rīkošanu tiešsaistē — šodien varat pieteikties tīmekļsemināram.
Un, protams, mēs ceram jūs sveikt mūsu tiešsaistes ikgadējā konferencē novembrī. Mēs strādājam pie programmas šim nolūkam, bet, lūdzu, saglabājiet datumu, 11.-13. novembri un reģistrējiet savu interesi, lai jūs uzreiz saņemtu jaunumus.