Sopeutuminen uuteen normaaliin
Covid-19-kriisi on aiheuttanut kaikkialla maailmassa valtavia muutoksia henkilökohtaisessa elämässämme ja työelämässämme. Monille ihmisille viime kuukaudet ovat olleet intensiivisiä, ja useimmat meistä sopeutuvat edelleen tähän ”uuteen normaaliin”.
Europeana-säätiössä työympäristömme muuttui, kun työntekijät alkoivat työskennellä kotoa käsin. Jotkut saattavat olettaa, että työskennellessämme organisaatiossa, joka keskittyy digitaalialaan, tämä tarkoitti sitä, että yksinkertaisesti siirsimme ”työpöytämme” toimistostamme omiin koteihimme. Tämä oli totta joillekin, mutta aiheutti haasteen muille, mukaan lukien minulle tapahtumapäällikkönä.
Tähän vuoteen asti olimme keskittyneet fyysisten tapahtumien, kuten vuosittaisen konferenssimme, järjestämiseen. Henkilökohtaisesti tämä oli ja on intohimoni. Vuosi 2020 on kuitenkin osoittautunut hyvin erilaiseksi. Maaliskuun alussa huomasimme - kuten monet instituutiot ympäri maailmaa - että meidän oli siirryttävä fyysisistä kokouksista virtuaalisiin kokouksiin. Työskennellessämme niiden järjestämiseksi tietojen vaihtaminen muiden verkostomme ja toimialamme jäsenten kanssa oli erittäin arvokasta. Seuraavassa jaan joitakin Europeanan omia kokemuksia tästä prosessista.
Ensimmäiset vaiheet: Europeanan aggregaattoreiden foorumin kokeilu
Europeanassa päätimme siirtyä kokonaan lähitapahtumista verkkotapahtumiin loppuvuodeksi. Se oli tietysti helpommin sanottu kuin tehty. Meidän oli pohdittava työskentelytapaamme uudelleen ja siirryttävä nopeasti Europeana Aggregators -foorumin kokouksen ja sitä seuraavan tekijänoikeustyöpajan saattamiseksi verkkoon muutamassa viikossa.
Tiiminä työskentelimme intensiivisesti verkkoturvallisen ohjelman luomiseksi. Teimme testejä, tutustuimme uusiin työkaluihin ja loimme tiimille selkeät roolit ja vastuut. Suunnittelimme myös online-ohjelman ja työkirjan, jotta ihmiset voisivat löytää kaiken tarvitsemansa yhdestä paikasta ja ennen tapahtumia. Olimme jo oppineet, että muutaman online-kokouksen pitäminen yhdessä päivässä voi olla uuvuttavaa, joten halusimme tehdä tämän mahdollisimman helpoksi ja saavutettavaksi.
Itse keskusteluissa ja työpajoissa päätimme ”kääntää luokkahuoneen”. Sen sijaan, että olisimme pitäneet suoria verkkoesityksiä, pyysimme kaikkia puhujia tallentamaan esityksensä kotona, jotta voisimme jakaa ne etukäteen osallistujillemme, jotta he voivat katsella niitä oman mielensä mukaan. Ohjelmassa näihin videoihin liittyvä erityinen aikaväli varattiin keskustelulle ja joillekin Q&A: lle.
Lisäsimme työkirjaan mahdollisimman paljon yksityiskohtaista tietoa, jotta ihmiset tietäisivät etukäteen, mitä odottaa ja voisivat valmistautua. Jaoimme myös Google-dokumentin etukäteen, jotta ihmiset voisivat lisätä kommentteja, ajatuksia tai kysymyksiä ennen kokousta.
Europeanan aggregaattoreiden foorumiin ja tekijänoikeustyöpajaan osallistui 70 henkilöä, joista useimmat osallistuivat molempiin päiviin alusta loppuun. Myönteisen palautteen mukaan, jonka saimme osallistujilta seuraavina päivinä, se oli todellinen menestys!
Kaikki ei tietenkään sujunut hyvin, ja opimme paljon näiden istuntojen aikana. Ymmärsimme esimerkiksi, että meidän on luotava vuokaavio, jossa on keskeiset säännöt ja ohjeet digitaalisten tapahtumien järjestämiseksi - ei vain elämämme helpottamiseksi, vaan myös verkostomme hyödyksi. Tämä kaavio on suunniteltu tällä hetkellä ja on pian saatavilla joitakin hyödyllisiä vinkkejä ja temppuja.
Osallistu ja opi lisää
Olemme järjestäneet Aggregators’ Forumin jälkeen erilaisia verkkotapahtumia ja hyödynnämme jatkuvasti oppimistamme. Tulevina kuukausina olemme suunnitelleet lisää jännittäviä verkkoseminaareja ja työpajoja, jotka kaikki on listattu Europeana Prossa. Julkaisemme myös lisää julkaisuja, joissa jaetaan tietoa ja opitaan verkkotapahtumista, joten tutustu Europeana Pro -uutisiin!
Lisäksi Europeana Communicators Community järjestää yhdessä Europeana-säätiön kanssa tiistaina 7. heinäkuuta verkkoseminaarin aiheesta ”Verkkoseminaarien järjestäminen: mitä olemme oppineet tähän mennessä” jakaaksemme oppimista ja helpottaaksemme keskustelua tapahtumien järjestämisestä verkossa – voit ilmoittautua verkkoseminaariin tänään.
Toivotamme teidät tietenkin tervetulleiksi vuosittaiseen verkkokonferenssiimme marraskuussa. Teemme ohjelmaa tätä varten, mutta tallenna päivämäärä 11.-13. marraskuuta ja rekisteröi kiinnostuksesi, jotta saat uutiset ensikäden.