Přizpůsobení se novému normálu
Krize COVID-19 způsobila po celém světě obrovské změny v našem osobním i pracovním životě. Pro mnoho lidí byly poslední měsíce intenzivní a většina z nás se tomuto „novému normálu“ stále přizpůsobuje.
V nadaci Europeana se naše pracovní prostředí změnilo poté, co zaměstnanci začali pracovat z domova. Někteří by mohli předpokládat, že když pracujeme pro organizaci se zaměřením na digitální oblast, znamená to, že jsme jednoduše přesunuli své „desk“ z naší kanceláře do našich vlastních domovů. To platilo pro některé, ale představovalo to výzvu pro ostatní, včetně mě jako manažera událostí.
Až do letošního roku jsme se zaměřovali na pořádání fyzických akcí, jako je naše výroční konference. To byla a je moje vášeň. Rok 2020 se však ukázal jako velmi odlišný. Začátkem března jsme si uvědomili - stejně jako mnoho institucí po celém světě - že musíme přejít z fyzických setkání na virtuální. Jak jsme pracovali na jejich organizaci, výměna informací s našimi kolegy napříč naší sítí a odvětvím byla nesmírně cenná. Níže uvádím některé vlastní poznatky Europeany o tomto procesu.
První kroky: testování Fóra agregátorů Europeany
V Europeaně jsme se rozhodli po zbytek tohoto roku přejít zcela od prezenčních akcí k on-line akcím. To bylo samozřejmě snadněji řečeno než uděláno. Museli jsme přehodnotit náš způsob práce a rychle pokročit, abychom během několika týdnů zpřístupnili on-line naše zasedání fóra agregátorů Europeany a následný seminář o autorském právu.
Jako tým jsme intenzivně pracovali na vytvoření programu „onlineproof“. Provedli jsme testy, seznámili se s novými nástroji a vytvořili jasné role a odpovědnosti pro tým. Navrhli jsme také on-line program a pracovní sešit, aby lidé mohli najít vše, co potřebují, na jednom místě a před událostmi. Již jsme se dozvěděli, že i několik online schůzek v jednom dni může být vyčerpávající, a proto jsme chtěli, aby to bylo co nejjednodušší a co nejdostupnější.
Během samotných přednášek a workshopů jsme se rozhodli „převrátit učebnu“. Místo živých on-line prezentací jsme požádali všechny řečníky, aby svou prezentaci nahráli doma, abychom ji mohli předem sdílet s našimi účastníky a sledovat je podle vlastního uvážení. V programu byl vyhrazen vyhrazen vyhrazený časový úsek související s těmito videi pro diskusi a některé otázky a odpovědi.
Do sešitu jsme přidali co nejvíce podrobných informací, aby lidé předem věděli, co mohou očekávat, a mohli se připravit. Také jsme předem sdíleli dokument Google, aby lidé mohli před schůzkou přidávat komentáře, myšlenky nebo otázky.
Fórum Europeana Aggregators’ Forum a workshop o autorském právu se zúčastnilo 70 osob, přičemž většina z nich se připojila k oběma dnům od začátku do konce. Podle pozitivní zpětné vazby, kterou jsme obdrželi od účastníků v následujících dnech, to byl skutečný úspěch!
Samozřejmě ne všechno šlo hladce a během těchto sezení jsme se hodně naučili. Uvědomili jsme si například, že potřebujeme vytvořit vývojový diagram s klíčovými pravidly a pokyny pro pořádání digitálních akcí - a to nejen proto, abychom si usnadnili život, ale také abychom prospěli naší síti. Tento graf je navržen tak, jak mluvíme, a bude brzy k dispozici s některými užitečnými tipy a triky.
Zapojte se a dozvíte se více
Od Fóra agregátorů jsme uspořádali řadu on-line akcí a neustále navazujeme na naše učení. V nadcházejících měsících jsme naplánovali více zajímavých webinářů a workshopů, které jsou všechny uvedeny na Europeaně Pro. Budeme také zveřejňovat další příspěvky, které budou sdílet znalosti a učit se o on-line akcích, takže se podívejte na novinky Europeany Pro!
Kromě toho pořádá komunita komunikátorů Europeany spolu s nadací Europeana v úterý 7. července webinář na téma „Běh webinářů: co jsme se dosud naučili“ sdílet poznatky a usnadnit diskusi o pořádání akcí on-line – na webinář se můžete přihlásit ještě dnes.
A samozřejmě doufáme, že vás přivítáme na naší on-line výroční konferenci v listopadu. Pracujeme na programu pro toto, ale prosím uložte datum 11.-13. listopadu a zaregistrujte svůj zájem, abyste obdrželi zprávy z první ruky.