Tilpasning til det nye normale
Over hele verden har covid-19-krisen katalyseret enorme ændringer i vores privatliv og arbejdsliv. For mange mennesker har de seneste måneder været intense, og de fleste af os tilpasser os stadig til denne "nye normal".
I Europeana Foundation ændrede vores arbejdsmiljø sig, da medarbejderne begyndte at arbejde hjemmefra. Nogle kunne antage, at det at arbejde for en organisation med fokus på det digitale betød, at vi simpelthen flyttede vores "skrivebord" fra vores kontor til vores eget hjem. Dette var sandt for nogle, men udgjorde en udfordring for andre, herunder mig som Events Manager.
Indtil i år havde vores fokus været på at organisere fysiske arrangementer som f.eks. vores årlige konference. Det var og er min passion. Men 2020 har allerede vist sig at være meget anderledes. I begyndelsen af marts indså vi - som mange andre institutioner rundt om i verden - at vi var nødt til at skifte fra fysiske til virtuelle møder. Da vi arbejdede på at organisere disse, var det meget værdifuldt at udveksle oplysninger med vores jævnaldrende på tværs af vores netværk og sektor. Nedenfor deler jeg nogle af Europeanas egne erfaringer med denne proces.
De første skridt: afprøvning af Europeana Aggregators' Forum
På Europeana besluttede vi at gå helt fra fysiske arrangementer til onlinearrangementer resten af året. Det var selvfølgelig lettere sagt end gjort. Vi var nødt til at genoverveje vores måde at arbejde på og handle hurtigt for at bringe vores møde i Europeana Aggregators' Forum og en efterfølgende workshop om ophavsret online inden for få uger.
Som et team arbejdede vi intensivt på at skabe et "onlinesikkert" program. Vi kørte tests, blev bekendt med nye værktøjer og skabte klare roller og ansvar for holdet. Vi designede også et onlineprogram og en projektmappe, så folk kunne finde alt, hvad de havde brug for, på ét sted og forud for begivenhederne. Vi havde allerede lært, at selv et par onlinemøder på en dag kan være udmattende, så vi ønskede at gøre det så nemt og tilgængeligt som muligt.
I selve foredragene og workshopperne besluttede vi at "flippe klasseværelset". I stedet for at have live onlinepræsentationer bad vi alle talere om at optage deres præsentation derhjemme, så vi på forhånd kunne dele dem med vores deltagere for at se dem, når det passer dem. I programmet blev der reserveret et særligt tidsrum i forbindelse med disse videoer til drøftelse og nogle spørgsmål og svar.
Vi tilføjede så mange detaljerede oplysninger til projektmappen som muligt, så folk på forhånd vidste, hvad de kunne forvente og kunne forberede sig. Vi delte også et Google-dokument på forhånd, så folk kunne tilføje kommentarer, tanker eller spørgsmål før mødet.
70 personer deltog i Europeana Aggregators' Forum og Copyright Workshop, hvoraf de fleste deltog begge dage fra start til slut. Ifølge de positive tilbagemeldinger, vi fik fra deltagerne i dagene bagefter, var det en reel succes!
Selvfølgelig gik alt ikke glat, og vi lærte meget i løbet af disse sessioner. For eksempel indså vi, at vi var nødt til at skabe et flowdiagram med centrale regler og retningslinjer for at køre digitale begivenheder - ikke kun for at gøre vores liv lettere, men også for at gavne vores netværk. Dette diagram er ved at blive designet som vi taler og vil snart være tilgængelig med nogle nyttige tips og tricks.
Bliv involveret og lær mere
Vi har organiseret en række onlinearrangementer siden Aggregators' Forum og bygger løbende på vores læring. I de kommende måneder har vi planlagt flere spændende webinarer og workshops, som alle er opført på Europeana Pro. Vi vil også offentliggøre flere indlæg, der deler viden og lærer om onlinearrangementer, så tjek Europeana Pro nyheder for mere!
Derudover afholder Europeana Communicators Community sammen med Europeana Foundation et webinar tirsdag den 7. juli om "Running webinars: hvad vi hidtil har lært" for at dele læring og lette diskussionen om at afholde arrangementer online – du kan tilmelde dig webinaret i dag.
Og selvfølgelig håber vi at byde dig velkommen til vores online årlige konference i november. Vi arbejder på et program til dette, men gem venligst datoen 11.-13. november og registrer din interesse, så du vil modtage nyheder på første hånd.