Προσαρμογή στη νέα κανονικότητα
Σε ολόκληρο τον κόσμο, η κρίση COVID-19 έχει προκαλέσει τεράστιες αλλαγές στην προσωπική και επαγγελματική μας ζωή. Για πολλούς ανθρώπους, οι τελευταίοι μήνες ήταν έντονοι και οι περισσότεροι από εμάς εξακολουθούμε να προσαρμοζόμαστε σε αυτή τη «νέα κανονικότητα».
Στο Ίδρυμα Europeana, το εργασιακό μας περιβάλλον άλλαξε καθώς το προσωπικό άρχισε να εργάζεται από το σπίτι. Ορισμένοι θα μπορούσαν να υποθέσουν ότι, δουλεύοντας για έναν οργανισμό με έμφαση στην ψηφιακή τεχνολογία, αυτό σήμαινε απλώς ότι μεταφέραμε το «γραφείο» μας από το γραφείο μας στα σπίτια μας. Αυτό ήταν αλήθεια για μερικούς, αλλά αποτέλεσε πρόκληση για άλλους, συμπεριλαμβανομένου και εμού ως Διευθυντής Εκδηλώσεων.
Μέχρι φέτος, η εστίασή μας ήταν στη διοργάνωση εκδηλώσεων με φυσική παρουσία, όπως το ετήσιο συνέδριό μας. Αυτό ήταν και είναι το πάθος μου. Αλλά το 2020 έχει ήδη αποδειχθεί πολύ διαφορετικό. Στις αρχές Μαρτίου συνειδητοποιήσαμε -όπως και πολλά θεσμικά όργανα σε όλο τον κόσμο- ότι έπρεπε να μεταβούμε από τις συνεδριάσεις με φυσική παρουσία στις εικονικές συνεδριάσεις. Καθώς εργαζόμασταν για την οργάνωσή τους, η ανταλλαγή πληροφοριών με τους συνομηλίκους μας σε ολόκληρο το δίκτυο και τον τομέα μας ήταν εξαιρετικά πολύτιμη. Παρακάτω, συμμερίζομαι ορισμένα από τα διδάγματα της ίδιας της Europeana σχετικά με τη διαδικασία αυτή.
Πρώτα βήματα: δοκιμή του Europeana Aggregators’ Forum
Στην Europeana αποφασίσαμε να μεταβούμε εξ ολοκλήρου από εκδηλώσεις με φυσική παρουσία σε διαδικτυακές εκδηλώσεις για το υπόλοιπο του τρέχοντος έτους. Αυτό φυσικά ήταν πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει. Έπρεπε να επανεξετάσουμε τον τρόπο εργασίας μας και να κινηθούμε γρήγορα για να φέρουμε τη συνεδρίαση του φόρουμ συναθροιστών της Europeana και ένα επόμενο εργαστήριο για τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας στο διαδίκτυο εντός λίγων εβδομάδων.
Ως ομάδα εργαστήκαμε εντατικά για τη δημιουργία ενός «διαδικτυακού» προγράμματος. Κάναμε δοκιμές, εξοικειωθήκαμε με νέα εργαλεία και δημιουργήσαμε σαφείς ρόλους και ευθύνες για την ομάδα. Σχεδιάσαμε επίσης ένα διαδικτυακό πρόγραμμα και ένα βιβλίο εργασίας, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να βρουν όλα όσα χρειάζονται σε ένα μέρος και πριν από τα γεγονότα. Είχαμε ήδη μάθει ότι ακόμη και μερικές διαδικτυακές συναντήσεις σε μια μέρα μπορεί να είναι εξαντλητικές, οπότε θέλαμε να το κάνουμε όσο το δυνατόν πιο εύκολο και προσβάσιμο.
Στις ίδιες τις ομιλίες και τα εργαστήρια, αποφασίσαμε να «στρίψουμε την τάξη». Αντί να έχουμε ζωντανές διαδικτυακές παρουσιάσεις, ζητήσαμε από όλους τους ομιλητές να καταγράψουν την παρουσίασή τους στο σπίτι, ώστε να μπορέσουμε να τις μοιραστούμε εκ των προτέρων με τους συμμετέχοντες μας για να τις παρακολουθήσουν με τη δική τους ευκολία. Στο πρόγραμμα, μια ειδική χρονοθυρίδα που σχετίζεται με αυτά τα βίντεο προοριζόταν για συζήτηση και ορισμένες ερωτήσεις και απαντήσεις.
Προσθέσαμε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομερείς πληροφορίες στο βιβλίο εργασίας, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν εκ των προτέρων τι να περιμένουν και να μπορούν να προετοιμαστούν. Μοιραστήκαμε επίσης ένα έγγραφο της Google εκ των προτέρων, ώστε οι χρήστες να μπορούν να προσθέσουν σχόλια, σκέψεις ή ερωτήσεις πριν από τη συνάντηση.
70 άτομα συμμετείχαν στο φόρουμ συναθροιστών της Europeana και στο εργαστήριο για τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, τα περισσότερα από τα οποία συμμετείχαν και τις δύο ημέρες από την αρχή έως το τέλος. Σύμφωνα με τα θετικά σχόλια που λάβαμε από τους συμμετέχοντες τις επόμενες ημέρες, ήταν μια πραγματική επιτυχία!
Φυσικά δεν πήγαν όλα ομαλά και μάθαμε πολλά κατά τη διάρκεια αυτών των συνεδριών. Για παράδειγμα, συνειδητοποιήσαμε ότι έπρεπε να δημιουργήσουμε ένα διάγραμμα ροής με βασικούς κανόνες και κατευθυντήριες γραμμές για τη διεξαγωγή ψηφιακών εκδηλώσεων - όχι μόνο για να διευκολύνουμε τη ζωή μας, αλλά και για να ωφελήσουμε το δίκτυό μας. Αυτό το διάγραμμα σχεδιάζεται καθώς μιλάμε και θα είναι σύντομα διαθέσιμο με μερικές χρήσιμες συμβουλές και κόλπα.
Συμμετέχετε και μάθετε περισσότερα
Έχουμε διοργανώσει διάφορες διαδικτυακές εκδηλώσεις από το φόρουμ των φορέων συγκέντρωσης και συνεχίζουμε να αξιοποιούμε τη μάθησή μας. Τους επόμενους μήνες έχουμε προγραμματίσει πιο συναρπαστικά διαδικτυακά σεμινάρια και εργαστήρια, τα οποία είναι όλα καταχωρισμένα στην Europeana Pro. Θα δημοσιεύσουμε επίσης περισσότερες αναρτήσεις που μοιράζονται γνώσεις και μαθαίνουν γύρω από διαδικτυακές εκδηλώσεις, οπότε ελέγξτε τα νέα της Europeana Pro για περισσότερα!
Επιπλέον, η κοινότητα των υπευθύνων επικοινωνίας της Europeana, σε συνεργασία με το Ίδρυμα Europeana, διοργανώνει διαδικτυακό σεμινάριο την Τρίτη 7 Ιουλίου με θέμα «Τρέχοντα διαδικτυακά σεμινάρια: τι έχουμε μάθει μέχρι στιγμής» για την ανταλλαγή γνώσεων και τη διευκόλυνση της συζήτησης σχετικά με τη διοργάνωση εκδηλώσεων στο διαδίκτυο — μπορείτε να εγγραφείτε στο διαδικτυακό σεμινάριο σήμερα.
Και φυσικά ελπίζουμε να σας καλωσορίσουμε στο ετήσιο διαδικτυακό μας συνέδριο τον Νοέμβριο. Εργαζόμαστε πάνω σε ένα πρόγραμμα για αυτό, αλλά παρακαλούμε να αποθηκεύσετε την ημερομηνία, 11-13 Νοεμβρίου και να δηλώσετε το ενδιαφέρον σας, ώστε να λαμβάνετε τα νέα από πρώτο χέρι.