Приспособяване към новото нормално
По света кризата с COVID-19 катализира огромни промени в личния и професионалния ни живот. За много хора последните няколко месеца бяха интензивни и повечето от нас все още се адаптират към тази „нова нормалност“.
В рамките на фондация Europeana работната ни среда се промени, тъй като персоналът започна да работи от дома. Някои биха могли да приемат, че като работим за организация с акцент върху цифровите технологии, това означава, че просто сме преместили нашето „бюро“ от офиса си в собствените си домове. Това беше вярно за някои, но представляваше предизвикателство за други, включително и за мен като мениджър на събития.
До тази година фокусът ни беше върху организирането на физически събития като годишната ни конференция. Това беше и е моята страст. Но 2020 г. вече се оказа много по-различна. В началото на март осъзнахме - подобно на много институции по света - че трябва да преминем от физически към виртуални срещи. Тъй като работихме за организирането им, обменът на информация с нашите колеги в нашата мрежа и сектор беше изключително ценен. По-долу споделям някои от собствените знания на Europeana за този процес.
Първи стъпки: изпробване на Форума на европейските агрегатори (Europeana Aggregators Forum)
В Europeana решихме да преминем изцяло от присъствени прояви към онлайн прояви до края на тази година. Това, разбира се, беше по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Трябваше да преосмислим начина си на работа и да действаме бързо, за да можем в рамките на няколко седмици да организираме онлайн среща на Форума на европейските агрегатори и последващ семинар по въпросите на авторското право.
Като екип работихме интензивно за създаването на програма, която да е „онлайн защитена“. Проведохме тестове, запознахме се с нови инструменти и създадохме ясни роли и отговорности за екипа. Също така разработихме онлайн програма и работна книга, така че хората да могат да намерят всичко необходимо на едно място и преди събитията. Вече бяхме научили, че дори няколко онлайн срещи в един ден могат да бъдат изтощителни, затова искахме да направим това възможно най-лесно и достъпно.
По време на самите разговори и семинари решихме да „преобърнем класната стая“. Вместо да правим онлайн презентации на живо, помолихме всички оратори да записват презентацията си у дома, за да можем да ги споделим предварително с нашите участници, за да гледат в удобно за тях време. В програмата беше запазен специален времеви интервал, свързан с тези видеоклипове, за обсъждане и някои въпроси и отговори.
Добавихме възможно най-подробна информация в работната книга, така че хората да знаят предварително какво да очакват и да могат да се подготвят. Също така споделихме предварително документ на Google, така че хората да могат да добавят коментари, мисли или въпроси преди срещата.
70 души присъстваха на Форума на агрегаторите на Europeana и на семинара за авторското право, като повечето от тях се присъединиха и в двата дни от началото до края. Според положителните отзиви, които получихме от участниците в дните след това, това беше истински успех!
Разбира се, не всичко мина гладко и научихме много по време на тези сесии. Например осъзнахме, че трябва да създадем диаграма с ключови правила и насоки за провеждане на цифрови събития - не само за да улесним живота си, но и да се възползваме от нашата мрежа. Тази диаграма се проектира в момента и скоро ще бъде достъпна с някои полезни съвети и трикове.
Включете се и научете повече
След Форума на агрегаторите организирахме различни онлайн прояви и непрекъснато надграждаме наученото. През следващите месеци планирахме по-вълнуващи уебинари и семинари, които са изброени в Europeana Pro. Ще публикуваме и още публикации за споделяне на знания и обучение във връзка с онлайн прояви, така че проверете новините на Europeana Pro за повече информация!
Освен това на 7 юли, вторник, общността на комуникаторите на Europeana, заедно с фондация Europeana, ще проведе уебинар на тема „Текущи уебинари: какво научихме досега“, за да споделяме знания и да улесняваме дискусиите относно провеждането на прояви онлайн — можете да се регистрирате за уебинара днес.
И разбира се, ние се надяваме да ви посрещнем на нашата онлайн годишна конференция през ноември. Работим по програма за това, но моля, запазете датата 11-13 ноември и регистрирайте интереса си, за да получавате новини от първа ръка.