Aanpassen aan het nieuwe normaal
Over de hele wereld heeft de COVID-19-crisis enorme veranderingen teweeggebracht in ons persoonlijke en beroepsleven. Voor veel mensen zijn de afgelopen maanden intens geweest en de meesten van ons passen zich nog steeds aan dit “nieuwe normaal” aan.
Bij de Europeana Foundation veranderde onze werkomgeving toen het personeel thuis begon te werken. Sommigen gaan er misschien van uit dat we door te werken voor een organisatie met een focus op digitaal, onze “desk” gewoon van ons kantoor naar ons eigen huis hebben verplaatst. Dit gold voor sommigen, maar vormde een uitdaging voor anderen, waaronder ik als Events Manager.
Tot dit jaar lag onze focus op het organiseren van fysieke evenementen zoals onze jaarlijkse conferentie. Dat was en is mijn passie. Maar 2020 is al heel anders gebleken. Begin maart realiseerden we ons - zoals veel instellingen over de hele wereld - dat we moesten overschakelen van fysieke naar virtuele vergaderingen. Terwijl we eraan werkten om deze te organiseren, was het uitwisselen van informatie met onze collega's in ons netwerk en onze sector enorm waardevol. Hieronder deel ik enkele van de eigen lessen van Europeana over dit proces.
Eerste stappen: het Europeana Aggregators’ Forum uitproberen
Bij Europeana hebben we besloten om de rest van dit jaar volledig over te stappen van persoonlijke evenementen naar online evenementen. Dat was natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. We moesten onze manier van werken heroverwegen en snel handelen om onze bijeenkomst van het Europeana Aggregators’ Forum en een volgende workshop over auteursrechten binnen een paar weken online te brengen.
Als team hebben we intensief gewerkt aan een 'online-proof' programma. We voerden tests uit, raakten vertrouwd met nieuwe tools en creëerden duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor het team. We hebben ook een online programma en een werkboek ontworpen, zodat mensen alles wat ze nodig hadden op één plek konden vinden, en voorafgaand aan de evenementen. We hadden al geleerd dat zelfs een paar online vergaderingen op één dag vermoeiend kunnen zijn, dus we wilden dit zo gemakkelijk en toegankelijk mogelijk maken.
In de lezingen en workshops zelf hebben we besloten om “het klaslokaal om te draaien”. In plaats van live online presentaties te houden, hebben we alle sprekers gevraagd hun presentatie thuis op te nemen, zodat we die vooraf konden delen met onze deelnemers om op hun gemak te kijken. In het programma werd een specifiek tijdslot met betrekking tot deze video's gereserveerd voor discussie en een aantal Q&A.
We hebben zoveel mogelijk gedetailleerde informatie aan de werkmap toegevoegd, zodat mensen van tevoren weten wat ze kunnen verwachten en zich kunnen voorbereiden. We hebben ook vooraf een Google-document gedeeld, zodat mensen voorafgaand aan de vergadering opmerkingen, gedachten of vragen kunnen toevoegen.
70 mensen woonden het Europeana Aggregators’ Forum en de Copyright Workshop bij, waarvan de meesten zich van begin tot eind bij beide dagen aansloten. Volgens de positieve feedback die we in de dagen daarna van de deelnemers ontvingen, was het een echt succes!
Natuurlijk verliep niet alles vlekkeloos en hebben we veel geleerd tijdens die sessies. We realiseerden ons bijvoorbeeld dat we een stroomschema moesten maken met belangrijke regels en richtlijnen om digitale evenementen uit te voeren - niet alleen om ons leven gemakkelijker te maken, maar ook om ons netwerk ten goede te komen. Deze grafiek wordt momenteel ontworpen en zal binnenkort beschikbaar zijn met enkele nuttige tips en trucs.
Doe mee en leer meer
Sinds het Aggregators’ Forum hebben we verschillende online-evenementen georganiseerd en we bouwen voortdurend voort op ons leren. In de komende maanden hebben we meer spannende webinars en workshops gepland, die allemaal op Europeana Pro staan. We zullen ook meer berichten publiceren die kennis delen en leren over online evenementen, dus kijk op Europeana Pro nieuws voor meer!
Daarnaast organiseert de Europeana Communicators Community samen met de Europeana Foundation op dinsdag 7 juli een webinar over “Running webinars: wat we tot nu toe hebben geleerd” om kennis te delen en de discussie over het online houden van evenementen te vergemakkelijken – u kunt zich vandaag nog aanmelden voor het webinar.
En natuurlijk hopen we u te mogen verwelkomen op onze online jaarlijkse conferentie in november. We werken aan een programma hiervoor, maar bewaar de datum, 11-13 november en registreer uw interesse zodat u uit de eerste hand nieuws ontvangt.