Sammanförande av evenemangspersonal i början av pandemin
Under de två och ett halvt år som gått sedan covid-19 kom in i våra liv har världen försökt hantera och anpassa sig. Det har varit en uppsjö av forskning, artiklar och blogginlägg om hur vi upplevde pandemin, och de förändringar som gjorts i hur vi i grunden existerar, träffas och gör affärer med varandra.
När pandemin bröt ut fick evenemangspersonalen i uppdrag att utföra en näst intill omöjlig uppgift över en natt. Avbryt allt och ställ in virtuella alternativ. För att ta hänsyn till dessa förändringar spred sig verktygen för evenemangsprogram online och nya metoder måste utvecklas. Du kan läsa några av våra reflektioner om dessa förändringar i ett tidigare Pro-nyhetspost.
När det stod klart att saker och ting inte skulle återgå till det ”normala” på ett tag började Europeana Events-teamet kontakta andra evenemangspersonal som arbetar inom kulturarvssektorn för att anordna regelbundna informella virtuella kaffen. Med detta föddes ett litet samhälle. Inom gruppen var det lätt att prata med varandra, dela bekymmer, och viktigast av allt, erfarenheter! Att undersöka och prova alla typer av nya verktyg och program var en lättare uppgift som grupp.
Använda våra lärdomar - övergången till hybridevenemang
Snabbspola framåt två år, våra samhällen är nu vana vid att inte resa, och interagera med varandra på nätet, via en mängd olika online-verktyg. Men med möjligheten att evenemang händer personligen igen, är evenemangspersonal på väg mot en ny utmaning att organisera professionella, engagerande evenemang på plats med ett lika engagerande virtuellt alternativ som körs samtidigt!
Återigen är denna förändring inte lätt. Beroende på vilken kvalitet du siktar på och för att se till att båda dina målgrupper får samma upplevelse, tar hybridevenemang mycket mer ansträngning och en betydligt större budget.
När man ser tillbaka på tidigare evenemang på plats är den största skillnaden förmodligen att de flesta roller och ansvarsområden har duplicerats. Så börja tidigt genom att rekrytera hjälp av kollegor för att köra ditt hybridevenemang på smidigast möjliga sätt. Inte bara behöver du människor som tar hand om dina gäster på plats, men också människor som tar hand om dina online-gäster vid varje enskild session behövs. Tydlig kommunikation mellan dessa två grupper är nyckeln till att skapa en lyckad händelse.
Detta gäller inte bara plenarsammanträden eller parallella sessioner utan även kaffepauser och luncher. Tänk på att köra en fin video för dina onlinegäster medan dina gäster på plats tar en kaffe eller lunch och gör dessa pauser längre så att människor får tillräckligt med tid att nätverka eller kan komma bort från sina datorer. När det gäller den tekniska supporten på din plats rekommenderar vi att du arbetar med ett företag som har erfarenhet av att föra båda publikerna snyggt tillsammans på en plattform.
Läs mer
Vi har nyligen lagt till vägledning för att anordna hybridevenemang i Europeanas verktygslåda för evenemang, så om du letar efter vägledning för att anordna ett hybridevenemang, se till att du kollar in webbplatsen!
Med utgångspunkt i våra lärdomar är vi glada över att årets konferens Europeana 2022 – Making digital culture count – är hybrid och tillgänglig för deltagande på plats eller online. Registrera dig nu för att delta.
Och slutligen, under de senaste två åren, har vår Event Managers supportgrupp vuxit till en stor gemenskap av kamrater, en plats att träffas, lära och dela. Just nu representerar gruppen ett brett spektrum av kulturarvsorganisationer och är mer än glada att välkomna några nya medlemmar. Om detta fångade din uppmärksamhet och du är intresserad av att lära dig mer, skicka ett mail till [email protected] Vi ser fram emot att träffa dig!