A rendezvényekkel foglalkozó szakemberek összefogása a világjárvány kezdetén
Az azóta eltelt két és fél évben, hogy a Covid19 belépett az életünkbe, a világ igyekszik kezelni és alkalmazkodni. Rengeteg kutatás, cikk és blogbejegyzés jelent meg arról, hogyan tapasztaltuk meg a világjárványt, és milyen változások történtek abban, ahogyan alapvetően létezünk, találkozunk és üzletelünk egymással.
A világjárvány kitörésekor a rendezvényszervező szakembereket egy következő lehetetlen feladattal bízták meg egyik napról a másikra; Töröljön mindent, és hozzon létre virtuális alternatívákat. E változások figyelembevétele érdekében megsokszorozódtak az online rendezvényprogram-eszközök, és új megközelítéseket kellett kidolgozni. Az e változásokkal kapcsolatos néhány gondolatunkat egy korábbi Pro hírlevélben olvashatja.
Amikor világossá vált, hogy a dolgok egy ideig nem fognak visszatérni a „normális” állapotba, az Europeana Events csapata elkezdett kapcsolatba lépni a kulturális örökség ágazatában dolgozó más rendezvényszakemberekkel, hogy rendszeres informális virtuális kávékat szervezzenek. Ezzel megszületett egy kis közösség. A csoporton belül könnyű volt beszélgetni egymással, megosztani az aggodalmakat, és ami a legfontosabb, a tapasztalatokat! A legkülönfélébb új eszközök és programok kutatása és kipróbálása csoportként könnyebb feladat volt.
Tanulságaink felhasználása - elmozdulás a hibrid események felé
Két év múlva közösségeink már hozzászoktak ahhoz, hogy ne utazzanak, és sokféle online eszközön keresztül online kommunikálnak egymással. Mégis, azzal a lehetőséggel, hogy az események ismét személyesen megtörténhetnek, a rendezvény szakemberei egy új kihívás felé tartanak, hogy professzionális, helyszíni rendezvényeket szervezzenek egy ugyanolyan vonzó virtuális alternatívával, amely egyidejűleg fut!
Ismétlem, ez a változás nem könnyű. Attól függően, hogy milyen minőséget szeretne elérni, és hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindkét közönség ugyanazt az élményt kapja, a hibrid események sokkal több erőfeszítést és jelentősen nagyobb költségvetést igényelnek.
Visszatekintve a korábbi csak helyszíni eseményekre, a legnagyobb különbség valószínűleg az, hogy a legtöbb szerep és felelősség megkettőződött. Tehát kezdje korán a kollégák segítségével, hogy a hibrid eseményt a lehető legzökkenőmentesebben vezesse. Nem csak olyan emberekre van szüksége, akik gondoskodnak a helyszíni vendégekről, hanem olyan emberekre is, akik minden egyes ülésen gondoskodnak az online vendégekről. A két csoport közötti egyértelmű kommunikáció kulcsfontosságú a sikeres esemény létrehozásához.
Ez nemcsak a plenáris vagy párhuzamos ülésekre vonatkozik, hanem a kávészünetekre és az ebédre is. Gondoljon arra, hogy egy szép videót futtat az online vendégei számára, miközben a helyszíni vendégei kávét vagy ebédet fogyasztanak, és hosszabbítsa meg ezeket a szüneteket, hogy az emberek elegendő időt kapjanak a hálózathoz, vagy távolodhassanak a számítógépeiktől. Ami a helyszínen nyújtott technikai támogatást illeti, javasoljuk, hogy dolgozzon együtt egy olyan céggel, amely tapasztalattal rendelkezik a két közönség egy platformon történő szép összehozásában.
Tudjon meg többet
A közelmúltban az Europeana rendezvényeszköztárát kiegészítettük a hibrid rendezvények lebonyolítására vonatkozó iránymutatással, ezért ha Ön hibrid rendezvény szervezéséhez keres iránymutatást, látogasson el a weboldalra!
Tanulságainkra építve örömünkre szolgál, hogy az idei Europeana 2022 konferencia – a digitális kultúra számít – hibrid jellegű, és a helyszínen vagy online is részt vehet rajta. Regisztráljon most, hogy részt vegyen.
És végül, az elmúlt két évben az Eseménymenedzserek támogató csoportja a társaik nagyszerű közösségévé nőtte ki magát, ahol találkozhatnak, tanulhatnak és megoszthatnak. Jelenleg a csoport a kulturális örökséggel foglalkozó szervezetek széles körét képviseli, és örömmel fogadja az új tagokat. Ha ez felkeltette érdeklődését, és többet szeretne megtudni, kérjük, küldjön e-mailt a [email protected] címre.