Spájanie odborníkov na podujatia na začiatku pandémie
Za dva a pol roka od vstupu ochorenia COVID-19 do našich životov sa svet snaží riadiť a prispôsobovať. Uskutočnilo sa množstvo výskumov, článkov a blogových príspevkov o tom, ako sme zažili pandémiu, a o zmenách v spôsobe, akým zásadne existujeme, stretávame sa a obchodujeme.
Keď vypukla pandémia, odborníci na podujatia boli zo dňa na deň poverení úlohou, ktorá bude najbližšia k nemožnosti; Zrušte všetko a nastavte virtuálne alternatívy. S cieľom prispôsobiť sa týmto zmenám sa rozšírili nástroje online programu podujatí a museli sa vyvinúť nové prístupy. Niektoré z našich úvah o týchto zmenách si môžete prečítať v predchádzajúcom novinovom príspevku Pro.
Keď sa ukázalo, že veci sa na chvíľu nevrátia do normálu, tím Europeana Events začal oslovovať iných odborníkov na podujatia pracujúcich v sektore kultúrneho dedičstva, aby organizovali pravidelné neformálne virtuálne kávy. Z tohto dôvodu sa zrodila malá komunita. V rámci skupiny bolo ľahké hovoriť medzi sebou, zdieľať obavy a čo je najdôležitejšie, skúsenosti! Výskum a skúšanie všetkých druhov nových nástrojov a programov bola jednoduchšia úloha ako skupina.
Využitie našich poznatkov - prechod na hybridné podujatia
Naše komunity sú už dva roky zvyknuté na to, že necestujú a navzájom komunikujú online prostredníctvom rôznych online nástrojov. Napriek tomu s možnosťou, že sa podujatia opäť uskutočnia osobne, sa odborníci na podujatia chystajú na novú výzvu, ktorou je organizovanie profesionálnych, pútavých podujatí na mieste s rovnako pútavou virtuálnou alternatívou, ktorá prebieha súčasne!
Opäť platí, že táto zmena nie je jednoduchá. V závislosti od kvality, o ktorú sa usilujete, a aby ste sa uistili, že obe vaše publikum majú rovnaký zážitok, hybridné podujatia si vyžadujú oveľa viac úsilia a výrazne väčší rozpočet.
Pri spätnom pohľade na predchádzajúce udalosti len na mieste je najväčším rozdielom pravdepodobne to, že väčšina úloh a zodpovedností bola zdvojená. Takže začnite skoro tým, že prijmete pomoc kolegov, aby ste svoje hybridné podujatie spustili čo najplynulejším spôsobom. Potrebujete nielen ľudí, ktorí sa starajú o vašich hostí na mieste, ale aj ľudí, ktorí sa starajú o vašich online hostí pri každej jednej relácii. Jasná komunikácia medzi týmito dvoma skupinami je kľúčom k vytvoreniu úspešnej udalosti.
Netýka sa to len plenárnych alebo paralelných zasadnutí, ale aj prestávok na kávu a obedov. Premýšľajte o spustení pekného videa pre vašich online hostí, zatiaľ čo vaši hostia na mieste majú kávu alebo obed a urobte tieto prestávky dlhšie, aby ľudia mali dostatok času na pripojenie k sieti alebo sa mohli dostať preč od svojich počítačov. Pokiaľ ide o technickú podporu na vašom mieste, odporúčame spolupracovať so spoločnosťou, ktorá má skúsenosti s pekným spojením oboch divákov na jednej platforme.
Ďalšie informácie
Nedávno sme do súboru nástrojov podujatia Europeana pridali usmernenia týkajúce sa organizovania hybridných podujatí, takže ak hľadáte usmernenia týkajúce sa organizovania hybridného podujatia, pozrite si webovú stránku!
Na základe našich poznatkov sme radi, že tohtoročná konferencia Europeana 2022, na ktorej sa počíta s digitálnou kultúrou, je hybridná a je k dispozícii na účasť na mieste alebo online. Zaregistrujte sa teraz, aby ste sa mohli zúčastniť.
A nakoniec, za posledné dva roky sa podporná skupina našich manažérov udalostí rozrástla na veľkú komunitu rovesníkov, miesto na stretnutie, učenie a zdieľanie. V súčasnosti skupina zastupuje širokú škálu organizácií pôsobiacich v oblasti kultúrneho dedičstva a s radosťou víta všetkých nových členov. Ak vás to zaujalo a máte záujem dozvedieť sa viac, pošlite e-mail na adresu [email protected] Tešíme sa na stretnutie s vami!